Dónde encontrar los asistentes opcionales en el nuevo Outlook después de dejar el Outlook clásico

Cuando cambias del Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, muchas funciones conocidas aparecen en ubicaciones diferentes. Un punto de confusión habitual es el campo Asistentes opcionales, que estaba claramente etiquetado en el formulario de reunión clásico. En el nuevo Outlook, este campo sigue existiendo, pero tiene otra etiqueta y está dentro de una sección contraíble. Este artículo explica exactamente dónde encontrar el campo Asistentes opcionales en el nuevo Outlook y cómo usarlo al programar reuniones.

Por qué se movió el campo Asistentes opcionales en el nuevo Outlook

En el Outlook clásico, el formulario de reunión mostraba dos cuadros de texto separados uno al lado del otro: Asistentes requeridos y Asistentes opcionales. Esta disposición dejaba claro dónde escribir cada categoría. En el nuevo Outlook para Windows, Microsoft rediseñó el formulario de reunión para reducir el desorden visual. Los campos Requerido y Opcional ahora se combinan en una única área de entrada con una alternancia.

El cambio técnico es puramente una simplificación de la interfaz de usuario. No se eliminó ninguna funcionalidad. La invitación a la reunión sigue enviando las mismas propiedades MAPI: las propiedades requiredAttendees y optionalAttendees del objeto IPM.Appointment se rellenan correctamente independientemente del método de interfaz que uses. El nuevo diseño usa un único cuadro de entrada de asistentes con un menú desplegable o un enlace en línea para alternar entre el estado Requerido y Opcional.

El nuevo Outlook también eliminó el botón independiente Asistente de programación de la cinta de opciones. En su lugar, el Asistente de programación ahora es una pestaña dentro del propio formulario de reunión. Este cambio afecta a dónde encuentras el campo Asistentes opcionales, porque el Asistente de programación del nuevo Outlook ofrece un método diferente para añadir asistentes opcionales.

Pasos para añadir asistentes opcionales en el nuevo Outlook

Puedes añadir asistentes opcionales de dos formas: directamente desde el formulario de reunión o mediante el Asistente de programación. Ambos métodos logran el mismo resultado. Usa el método que te resulte más cómodo según tu experiencia con el Outlook clásico.

Método 1: usar el formulario de reunión

1. Abre una nueva invitación a reunión
   Haz clic en Calendario en la barra de navegación izquierda. Luego haz clic en Nuevo evento o haz doble clic en un intervalo de tiempo de la cuadrícula del calendario.
2. Localiza el campo Asistentes requeridos
   En el formulario de reunión que se abre, verás un cuadro de texto etiquetado como “Agregar asistentes requeridos” o simplemente “Asistentes requeridos”. Este es el único campo de entrada de asistentes.
3. Haz clic en el enlace Opcional
   Debajo del cuadro de entrada de Asistentes requeridos, busca la palabra “Opcional” en azul. Haz clic en ella. La etiqueta sobre el cuadro de entrada cambia a “Asistentes opcionales” y el texto de marcador de posición cambia a “Agregar asistentes opcionales”.
4. Escribe los nombres o las direcciones de correo electrónico de los asistentes
   Empieza a escribir un nombre de tu libreta de direcciones o escribe una dirección de correo electrónico completa. El nuevo Outlook sugiere contactos coincidentes mientras escribes. Pulsa Entrar o selecciona una sugerencia para añadir a cada persona.
5. Vuelve a Requerido si es necesario
   Para añadir un asistente requerido después de añadir los opcionales, haz clic en el enlace “Requerido” que ahora aparece debajo del cuadro de entrada. La etiqueta vuelve a cambiar.
6. Envía la invitación
   Haz clic en Enviar en la esquina superior izquierda del formulario de reunión. Todos los asistentes reciben la invitación con el tipo de asistencia correcto.

Método 2: usar el Asistente de programación

1. Abre una nueva invitación a reunión
   Crea un nuevo evento como se describe en el Método 1.
2. Cambia a la pestaña Asistente de programación
   En el formulario de reunión, busca una barra de pestañas cerca de la parte superior. Haz clic en “Asistente de programación”. La vista cambia a una tabla que muestra las programaciones de los asistentes.
3. Añade asistentes en la tabla
   En el panel Asistente de programación, verás una fila etiquetada como “Todos los asistentes”. Debajo, haz clic en el cuadro de texto “Agregar asistentes”. Escribe un nombre o una dirección de correo electrónico y pulsa Entrar.
4. Cambia el tipo de asistente a Opcional
   Después de añadir un asistente, mira la columna a la derecha de su nombre. Muestra un menú desplegable con las opciones Requerido, Opcional y Recurso. Haz clic en el menú desplegable y selecciona Opcional.
5. Vuelve a la pestaña de detalles del evento
   Haz clic en la pestaña “Detalles del evento” en la parte superior para volver al formulario de reunión principal. Los asistentes que añadiste aparecen en el único cuadro de entrada, pero su tipo se conserva.
6. Envía la invitación
   Haz clic en Enviar para distribuir la solicitud de reunión con los tipos de asistente correctos.

Si no ves el enlace Opcional ni el Asistente de programación

El enlace Opcional no aparece debajo del campo Requerido

Esto ocurre cuando el formulario de reunión es demasiado estrecho. El nuevo Outlook oculta dinámicamente el enlace Opcional si el ancho de la ventana es inferior a aproximadamente 500 píxeles. Cambia el tamaño de la ventana del formulario de reunión arrastrando su borde para hacerla más ancha. El enlace Opcional vuelve a aparecer debajo del cuadro de entrada. Si usas Outlook en una tableta o un teléfono, es posible que el enlace esté siempre oculto. En ese caso, usa el método del Asistente de programación.

Falta la pestaña Asistente de programación

Es posible que la pestaña Asistente de programación no aparezca si estás editando una reunión existente creada en el Outlook clásico y la reunión ya se ha enviado. Para las reuniones nuevas, la pestaña siempre debería estar visible. Si falta, cierra el formulario de reunión y abre un evento completamente nuevo. Si el problema persiste, repara tu perfil de Outlook mediante Archivo > Opciones > Correo > Cuentas > Reparar.

Los asistentes reciben el tipo incorrecto después del envío

Esto ocurre si alternas entre Requerido y Opcional después de escribir nombres pero antes de enviar. El tipo de asistente se captura en el momento en que pulsas Entrar o seleccionas una sugerencia. Si cambias la alternancia después de añadir un nombre, el asistente ya añadido conserva su tipo original. Para solucionarlo, elimina al asistente haciendo clic en la X junto a su nombre, cambia la alternancia al tipo correcto y vuelve a añadirlo.

Elemento	Outlook clásico	Nuevo Outlook
Disposición del campo de asistentes	Dos cuadros de texto separados para Requerido y Opcional	Un único cuadro de texto con enlace de alternancia Requerido/Opcional
Acceso a asistentes opcionales	Visible directamente en el formulario de reunión	Haz clic en el enlace “Opcional” debajo del cuadro de entrada o usa el Asistente de programación
Ubicación del Asistente de programación	Botón en la cinta de opciones	Pestaña dentro del formulario de reunión
Método para cambiar el tipo de asistente	Arrastrar al asistente entre los cuadros de texto	Menú desplegable en el Asistente de programación o enlace de alternancia en el formulario
Efecto del cambio de tamaño de la ventana	Sin efecto en la visibilidad	Una ventana estrecha oculta el enlace Opcional

Ahora puedes encontrar de forma fiable el campo Asistentes opcionales en el nuevo Outlook usando el enlace de alternancia del formulario de reunión o el menú desplegable del Asistente de programación. La próxima vez que programes una reunión, prueba a usar la pestaña Asistente de programación para ver a todos los asistentes en una única vista de tabla. Si alternas con frecuencia entre Requerido y Opcional, recuerda que debes cambiar la alternancia antes de añadir cada nombre, no después.