Cuando actualiza de Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, la forma en que crea y administra eventos presenciales cambia significativamente. El nuevo Outlook introduce un tipo de reunión dedicado llamado Evento presencial (In-person event) que reemplaza el método anterior de agregar una ubicación física a una solicitud de reunión estándar. Este artículo explica las diferencias principales entre los enfoques del Outlook clásico y el nuevo Outlook para reuniones presenciales. Abarca cómo configurar correctamente un evento presencial en el nuevo Outlook, qué sucede con sus reuniones existentes y los errores comunes que debe evitar.
Puntos clave: Uso de eventos presenciales en el nuevo Outlook
- Alternar Evento presencial en el nuevo Outlook: Cambia una reunión de solo en línea a una reunión física con una ubicación especificada.
- Campo Ubicación en el nuevo Outlook: Acepta nombres de salas, direcciones o texto personalizado; activa el buscador de salas y las indicaciones para los asistentes.
- Campo Ubicación del Outlook clásico: Almacena la ubicación solo como texto libre; no tiene una opción integrada para alternar entre en línea y presencial.
Eventos presenciales: Outlook clásico frente al nuevo Outlook
En el Outlook clásico, cada solicitud de reunión incluye un campo Ubicación donde escribe el nombre de una sala, una dirección o cualquier texto. No hay distinción entre una reunión en línea y una reunión presencial. La ubicación es simplemente una propiedad de texto. Cuando envía la invitación, los asistentes ven la línea de ubicación y deben decidir si viajar hasta allí.
En el nuevo Outlook, el formulario de reunión tiene una opción que le permite elegir Reunión en línea u Evento presencial. Cuando selecciona Evento presencial, el formulario cambia. El botón Unirse en línea desaparece y el campo Ubicación pasa a ser prominente. El nuevo Outlook también se integra con el buscador de salas y con mapas, lo que ofrece a los asistentes una experiencia más completa. Este cambio afecta la forma en que configura las reuniones y en que los destinatarios interactúan con la invitación.
Qué sucede con las reuniones existentes del Outlook clásico
Cuando abre una reunión del Outlook clásico en el nuevo Outlook, la reunión conserva el texto de su ubicación. El nuevo Outlook no la convierte automáticamente en un evento presencial. La reunión permanece en un estado híbrido: no tiene la opción de alternar en línea, pero el campo Ubicación muestra el texto original. Para usar todas las características de los eventos presenciales, debe editar la reunión y cambiar explícitamente el tipo de reunión a Evento presencial.
Pasos para crear un evento presencial en el nuevo Outlook
Siga estos pasos para configurar correctamente una reunión física en el nuevo Outlook.
- Abra el Calendario y haga clic en Nuevo evento
En el calendario del nuevo Outlook, seleccione el botón Nuevo evento en la esquina superior izquierda. Como alternativa, presione Ctrl+Shift+Q para crear una nueva solicitud de reunión. - Establezca el tipo de reunión en Evento presencial
En el formulario de reunión, localice la opción en la parte superior: Reunión en línea u Evento presencial. Haga clic en Evento presencial. El formulario se actualiza, se eliminan las opciones de reunión en línea y se muestra el campo Ubicación con un icono de mapa. - Escriba la ubicación física
Escriba el nombre de la sala, la dirección del edificio o una ubicación personalizada en el campo Ubicación. A medida que escribe, el nuevo Outlook sugiere salas de su organización si el buscador de salas está habilitado. También puede hacer clic en el icono de mapa para buscar una ubicación con Bing Maps. - Agregue los asistentes obligatorios y los asistentes opcionales
En el campo Para, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar. Use el campo Opcional para las personas que no necesitan asistir, pero que deben recibir la invitación. - Establezca la hora de inicio y la hora de finalización
Use los selectores de fecha y hora para definir cuándo comienza y termina el evento. El nuevo Outlook comprueba la disponibilidad de la sala si seleccionó una sala del buscador de salas. - Agregue los detalles de la reunión y los datos adjuntos
Escriba una agenda, instrucciones o notas en el área grande del cuerpo del mensaje. Adjunte archivos haciendo clic en el icono del clip o arrastrando archivos al cuerpo. - Haga clic en Enviar
Revise la invitación y haga clic en Enviar. Los asistentes reciben un correo electrónico con la ubicación, la hora y los datos adjuntos. El elemento del calendario muestra la ubicación y un vínculo al mapa.
Conversión de una reunión existente del Outlook clásico en un evento presencial
Si tiene una reunión del Outlook clásico con una ubicación ya escrita, puede actualizarla al nuevo tipo Evento presencial.
- Abra la reunión existente desde su calendario
Haga doble clic en la reunión para abrirla. Aparece el formulario de reunión con el texto de la ubicación original. - Haga clic en la opción para cambiar a Evento presencial
Si la reunión está configurada actualmente como Reunión en línea, haga clic en Evento presencial. Si la reunión no tiene la opción (formato clásico), la opción aparece después de hacer clic en Editar. El campo Ubicación sigue conteniendo el texto original. - Actualice la ubicación si es necesario
Puede conservar la ubicación existente o escribir una nueva. Las características del buscador de salas y del mapa se activan. - Envíe la actualización
Haga clic en Enviar actualización. Los asistentes reciben una invitación actualizada que ahora usa el formato de evento presencial del nuevo Outlook.
Errores comunes y limitaciones al usar eventos presenciales
Los asistentes no ven la ubicación como un mapa en el que se puede hacer clic
Si escribió la ubicación como texto libre en lugar de usar el campo Ubicación, es posible que el nuevo Outlook no genere un vínculo al mapa. Escriba siempre la ubicación en el campo Ubicación designado, no en el cuerpo del mensaje. El vínculo al mapa solo aparece cuando el campo Ubicación contiene información.
La opción Evento presencial está atenuada
Esto sucede cuando su organización ha deshabilitado los eventos presenciales mediante una directiva. Póngase en contacto con el administrador de TI para habilitar la característica. Como alternativa, todavía puede escribir una ubicación en el campo Ubicación, pero la reunión no mostrará la insignia de Evento presencial.
El buscador de salas no muestra salas disponibles
El buscador de salas del nuevo Outlook requiere que las salas estén configuradas en Exchange Online como buzones de sala. Si no aparece ninguna sala, pida a su equipo de TI que agregue buzones de sala. Mientras tanto, escriba el nombre de la sala manualmente.
Los asistentes que usan el Outlook clásico ven la ubicación como texto sin formato
Cuando envía un evento presencial desde el nuevo Outlook a alguien que todavía usa el Outlook clásico, el destinatario ve la ubicación en el campo Ubicación de la solicitud de reunión. El vínculo al mapa y la insignia de Evento presencial no aparecen en el Outlook clásico. La reunión sigue funcionando correctamente, pero la experiencia visual es diferente.
Evento presencial frente a reunión en línea: diferencias clave
| Elemento | Evento presencial | Reunión en línea |
|---|---|---|
| Opción de tipo de reunión | Evento presencial | Reunión en línea |
| Campo Ubicación | Obligatorio; muestra el buscador de salas y el vínculo al mapa | Opcional; se usa solo como referencia |
| Botón Unirse | Ninguno | Botón Unirse en línea o Teams |
| Buscador de salas | Activo al escribir la ubicación | No disponible |
| Visualización en el calendario del asistente | Muestra la ubicación y el vínculo al mapa | Muestra el vínculo a la reunión en línea y los números de acceso telefónico |
| Ideal para | Reuniones físicas, conferencias, reuniones en el sitio | Equipos remotos, seminarios web, llamadas virtuales |
Ahora puede configurar correctamente un evento presencial en el nuevo Outlook y comprender en qué se diferencia del Outlook clásico. Pruebe a usar el buscador de salas para su próxima reunión de equipo y descubra las características de mapa y disponibilidad. Para los eventos presenciales recurrentes, establezca el tipo de reunión una vez y el nuevo Outlook conservará la configuración en todas las repeticiones.