Cuando rechaza una invitación a una reunión en Outlook, el comportamiento predeterminado es eliminar la reunión del calendario y moverla a la carpeta Elementos eliminados. Muchos usuarios quieren conservar la reunión rechazada en el calendario como referencia, especialmente al gestionar agendas complejas o hacer seguimiento de compromisos pasados. La opción que controla este comportamiento se llama “Conservar reuniones rechazadas” y existe tanto en el Outlook clásico como en el nuevo Outlook, pero su ubicación difiere notablemente entre ambas versiones. Este artículo explica exactamente dónde encontrar la opción Conservar reuniones rechazadas en cada versión y cómo activarla paso a paso.
Puntos clave: cómo localizar la opción Conservar reuniones rechazadas
- Outlook clásico: Archivo > Opciones > Calendario > Conservar reuniones rechazadas: una casilla que mantiene los eventos rechazados en el calendario con formato de texto tachado
- Nuevo Outlook: Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones > Eventos rechazados: un menú desplegable con tres opciones: Eliminar, Mantener o Mantener con tachado
- Clave del Registro para el Outlook clásico (HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Calendar\PreserveDeclinedMeetings): fuerza la opción cuando una directiva de grupo bloquea el cuadro de diálogo Opciones
Por qué existe la opción Conservar reuniones rechazadas
La opción Conservar reuniones rechazadas controla qué ocurre con un elemento del calendario después de hacer clic en Rechazar en una invitación a una reunión. En el Outlook clásico, el comportamiento predeterminado elimina la reunión del calendario. En el nuevo Outlook, el comportamiento predeterminado también quita el elemento, pero la opción ofrece un control más granular.
El propósito de esta característica es permitirle conservar un registro de las reuniones que rechazó. Esto resulta útil en entornos empresariales donde necesita confirmar a colegas o gerentes que rechazó una reunión específica, o cuando desea ver más adelante la franja horaria original y la información del organizador. Cuando está habilitada, la reunión rechazada aparece en el calendario con texto tachado, lo que la distingue visualmente de las reuniones aceptadas.
La opción no está oculta, pero su ubicación cambió por completo entre el Outlook clásico y el nuevo Outlook. El Outlook clásico usa el cuadro de diálogo Opciones tradicional al que se accede desde el menú Archivo. El nuevo Outlook usa un panel Configuración moderno que sigue el diseño de las aplicaciones web de Microsoft 365. Si alterna entre versiones, no puede confiar en la memoria muscular para encontrar esta opción.
Outlook clásico: pasos para habilitar Conservar reuniones rechazadas
El Outlook clásico se refiere a la aplicación de escritorio Win32 que se incluye con Microsoft 365 u Office 2016, 2019 y 2021. La opción se encuentra en la sección de opciones de Calendario.
- Abra el menú Archivo
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Outlook. Se abre la vista Backstage. - Seleccione Opciones
Haga clic en Opciones en el panel de navegación izquierdo. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. - Vaya a la configuración de Calendario
En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Calendario en la barra lateral izquierda. Se muestran todas las opciones relacionadas con el calendario. - Localice la casilla Conservar reuniones rechazadas
Desplácese hacia abajo hasta la sección Respuestas a reuniones. Verá una casilla etiquetada Conservar reuniones rechazadas. La descripción debajo dice: “Cuando se rechaza una reunión, mantener la reunión en el calendario y mostrarla como rechazada”. - Habilite la opción
Marque la casilla Conservar reuniones rechazadas. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar el cuadro de diálogo.
Después de este cambio, cuando rechace una invitación a una reunión futura, la reunión permanecerá en el calendario. La línea de asunto aparece con formato de texto tachado y el elemento del calendario muestra “Rechazada” en el estado de respuesta. El organizador sigue recibiendo su aviso de rechazo como de costumbre.
Nuevo Outlook: pasos para habilitar Conservar reuniones rechazadas
El nuevo Outlook es el cliente moderno de Outlook que reemplaza a la aplicación clásica Win32. Actualmente está disponible como alternador de versión preliminar en Microsoft 365. La interfaz de configuración es completamente diferente de la del Outlook clásico.
- Abra Configuración
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana de Outlook. Se abre el panel Configuración en el lado derecho. - Vaya a la configuración de Calendario
En la parte inferior del panel Configuración, haga clic en Ver toda la configuración de Outlook. En la ventana Configuración completa, haga clic en Calendario en la columna de navegación izquierda. - Abra Eventos e invitaciones
En la configuración de Calendario, haga clic en Eventos e invitaciones en la barra de subnavegación. - Busque el menú desplegable Eventos rechazados
Desplácese hacia abajo hasta la sección etiquetada Eventos rechazados. Verá un menú desplegable con tres opciones: Eliminar, Mantener y Mantener con tachado. - Seleccione el comportamiento que prefiera
Elija Mantener con tachado para conservar las reuniones rechazadas en el calendario con distinción visual. De forma opcional, elija Mantener para mantener la reunión sin ningún cambio de formato. La configuración se guarda automáticamente.
El nuevo Outlook no tiene una simple casilla. El menú desplegable le ofrece tres comportamientos. El valor predeterminado es Eliminar, que coincide con el valor predeterminado del Outlook clásico. Elegir Mantener con tachado replica exactamente el comportamiento de Conservar reuniones rechazadas del Outlook clásico.
En qué se diferencia la opción entre las dos versiones
La diferencia fundamental es la interfaz de usuario. El Outlook clásico usa una casilla dentro de un cuadro de diálogo modal de Opciones. El nuevo Outlook usa un menú desplegable dentro de un panel Configuración de estilo web. La opción del Outlook clásico es un alternador binario de activado/desactivado. El nuevo Outlook ofrece tres estados: eliminar, mantener o mantener con tachado.
Otra diferencia es cómo afecta la opción a las reuniones rechazadas existentes. En el Outlook clásico, habilitar Conservar reuniones rechazadas solo se aplica a las reuniones rechazadas después de activar la opción. Las reuniones que ya rechazó permanecen eliminadas. En el nuevo Outlook se aplica el mismo comportamiento: la opción no es retroactiva.
Una tercera diferencia es la ubicación de la opción en la jerarquía de menús. El Outlook clásico la oculta en Archivo > Opciones > Calendario > Respuestas a reuniones. El nuevo Outlook la coloca en Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones > Eventos rechazados. Los usuarios que pasan del Outlook clásico al nuevo Outlook suelen pasar tiempo buscando la opción porque las rutas de menú no comparten palabras clave comunes más allá de “Calendario”.
Problemas comunes al habilitar Conservar reuniones rechazadas
La casilla Conservar reuniones rechazadas está atenuada en el Outlook clásico
Si la casilla aparece atenuada y no se puede hacer clic en ella, su organización ha aplicado una directiva de grupo que deshabilita esta opción. No puede cambiarla mediante el cuadro de diálogo Opciones. Póngase en contacto con el administrador de TI para solicitar un cambio de directiva. Como alternativa, si tiene derechos de administrador local en el equipo, puede modificar la clave del Registro directamente: vaya a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Calendar y cree un valor DWORD llamado PreserveDeclinedMeetings con un valor de 1. Reinicie Outlook después de realizar el cambio.
El nuevo Outlook no guarda la opción Eventos rechazados
Si cambia el menú desplegable a Mantener con tachado pero vuelve a Eliminar después de cerrar Configuración, es posible que su perfil esté dañado o que la versión preliminar del nuevo Outlook tenga un error conocido. Intente cerrar sesión en su cuenta de Microsoft 365 y volver a iniciarla. Si el problema persiste, vuelva temporalmente al Outlook clásico y luego desactive y vuelva a activar la versión preliminar del nuevo Outlook.
Las reuniones rechazadas siguen desapareciendo después de habilitar la opción
Esto suele ocurrir cuando rechaza una serie de reuniones periódicas. La opción Conservar reuniones rechazadas se aplica a instancias individuales de una reunión periódica, no a la serie completa. Cuando rechaza una reunión periódica, Outlook le pregunta si desea rechazar solo esta repetición o toda la serie. Si elige “toda la serie”, la opción no conserva ninguna instancia. Debe rechazar cada repetición individualmente para mantenerlas en el calendario.
Outlook clásico vs nuevo Outlook: comparación de Conservar reuniones rechazadas
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Tipo de opción | Casilla (activada/desactivada) | Menú desplegable (3 opciones) |
| Ruta de menú | Archivo > Opciones > Calendario | Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones |
| Comportamiento predeterminado | Eliminar las reuniones rechazadas | Eliminar las reuniones rechazadas |
| Indicador visual | Línea de asunto tachada | Línea de asunto tachada cuando se selecciona Mantener con tachado |
| Aplicación retroactiva | No | No |
| Compatibilidad con directivas de grupo | Sí (clave del Registro) | Aún no documentada |
La tabla muestra que, aunque el resultado final es similar, la ruta de configuración y la granularidad del control difieren. El nuevo Outlook le ofrece una opción intermedia para mantener la reunión sin tachado, que el Outlook clásico no ofrece.
Ahora puede habilitar Conservar reuniones rechazadas en cualquiera de las dos versiones de Outlook sin buscar entre los menús. En el Outlook clásico, use Archivo > Opciones > Calendario y marque la casilla. En el nuevo Outlook, use Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones y elija Mantener con tachado en el menú desplegable Eventos rechazados. Si cambia con frecuencia entre versiones, guarde este artículo en favoritos o memorice las dos rutas distintas. Para las reuniones periódicas, recuerde rechazar cada repetición individualmente para conservarlas en el calendario.