Si administra el calendario de otra persona en el Outlook clásico y necesita entender cómo cambia el acceso de delegado cuando usted o el administrador pasan al nuevo Outlook para Windows, este artículo explica el comportamiento. Microsoft está reemplazando gradualmente el Outlook clásico por el nuevo Outlook, y los permisos de delegado funcionan de forma diferente en las dos versiones. Este artículo describe cómo funciona el acceso al calendario de delegado cuando un usuario está en el nuevo Outlook y el otro permanece en el Outlook clásico, qué permisos se conservan y qué deja de funcionar.
Puntos clave: acceso al calendario de delegado en entornos mixtos de Outlook
- Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado: En el Outlook clásico, los permisos de delegado se configuran por buzón. El nuevo Outlook usa un modelo de permisos diferente basado en la configuración de grupos de Microsoft 365.
- Permisos de calendario frente a permisos de delegado: El Outlook clásico distingue entre el acceso de delegado (enviar en nombre de, solicitudes de reunión) y los permisos de carpeta. El nuevo Outlook combina ambos en un único modelo de uso compartido del calendario.
- Comportamiento en entornos mixtos: Cuando un administrador usa el Outlook clásico y un delegado usa el nuevo Outlook, el delegado puede ver el calendario del administrador, pero no puede enviar solicitudes de reunión en nombre del administrador.
Diferencias en el modelo de acceso de delegado entre el Outlook clásico y el nuevo Outlook
El acceso de delegado en el Outlook clásico es una característica que permite a un usuario administrar el buzón de otro usuario, incluido el envío de correos electrónicos en nombre del administrador, la respuesta a solicitudes de reunión y la edición del calendario del administrador. El Outlook clásico almacena los permisos de delegado en el buzón del administrador mediante Exchange Web Services. El administrador asigna niveles de permiso específicos: Revisor, Autor o Editor para el calendario, y opciones adicionales para enviar en nombre de.
El nuevo Outlook para Windows no usa el sistema tradicional de acceso de delegado. En su lugar, se basa en el uso compartido basado en grupos de Microsoft 365 y en los permisos de calendario. Cuando un usuario cambia al nuevo Outlook, los permisos de delegado clásicos siguen presentes en el servidor, pero el nuevo Outlook no expone la misma interfaz de administración de delegados. El modelo de uso compartido del calendario del nuevo Outlook permite al administrador compartir su calendario con usuarios específicos y asignar niveles de permiso: Puede ver cuándo estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones o Puede ver todos los detalles. Sin embargo, el nuevo Outlook no admite la capacidad de que un delegado envíe solicitudes de reunión en nombre del administrador ni responda automáticamente a las solicitudes de reunión.
Qué ocurre con los permisos de delegado existentes
Si un administrador ha configurado el acceso de delegado en el Outlook clásico y luego cambia al nuevo Outlook, los permisos de delegado existentes siguen activos en el servidor. El delegado que usa el Outlook clásico puede seguir accediendo al calendario del administrador con los mismos permisos. Sin embargo, el administrador ya no puede modificar los permisos de delegado desde el nuevo Outlook. Para cambiar los permisos de delegado, el administrador debe volver al Outlook clásico o usar Outlook en la web, que todavía admite la interfaz clásica de administración de delegados.
Acceso de delegado cuando un usuario está en el nuevo Outlook
El escenario más común es un administrador que usa el Outlook clásico y un delegado que usa el nuevo Outlook. En este caso, el delegado puede ver el calendario del administrador si este lo ha compartido con el delegado mediante permisos de calendario. Sin embargo, el delegado no puede realizar acciones específicas de delegado, como crear solicitudes de reunión en nombre del administrador o responder a solicitudes de reunión. El delegado tampoco puede enviar correos electrónicos en nombre del administrador. La experiencia de delegado en el nuevo Outlook se limita únicamente a ver los detalles del calendario.
Cómo configurar el acceso al calendario de delegado para usuarios mixtos
Para permitir que un delegado que usa el nuevo Outlook vea el calendario de un administrador, el administrador debe compartir el calendario mediante el método de uso compartido del nuevo Outlook o de Outlook en la web. La configuración clásica del acceso de delegado no concede automáticamente la visibilidad del calendario en el nuevo Outlook. Siga estos pasos para compartir un calendario desde la cuenta del administrador.
- Abrir los permisos de calendario en el Outlook clásico
En el Outlook clásico, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. Haga clic en Agregar para seleccionar al delegado y asignar el nivel de permiso. Aunque el delegado esté en el nuevo Outlook, este paso garantiza que los permisos del lado del servidor estén configurados. - Compartir el calendario mediante el nuevo Outlook o Outlook en la web
Abra el calendario del administrador en Outlook en la web. Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione Uso compartido y permisos. Agregue la dirección de correo electrónico del delegado y elija Puede ver todos los detalles. Este paso es necesario para que el delegado vea el calendario en el nuevo Outlook. - El delegado abre el calendario compartido en el nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, el delegado va a Calendario, hace clic con el botón derecho en Otros calendarios y selecciona Agregar calendario > Desde el directorio. El delegado busca el nombre del administrador y agrega el calendario. El calendario aparece con los permisos establecidos por el administrador. - Probar las capacidades de solicitud de reunión
El delegado intenta crear una nueva reunión en el calendario del administrador. Si el delegado usa el nuevo Outlook, la solicitud de reunión se enviará desde su propio buzón, no en nombre del administrador. El delegado no puede enviar en nombre del administrador en el nuevo Outlook.
Limitaciones y soluciones alternativas para las acciones de delegado en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook no admite las siguientes acciones de delegado que están disponibles en el Outlook clásico. Comprender estas limitaciones ayuda a los administradores a decidir si mantener el Outlook clásico o cambiar al nuevo Outlook.
El delegado no puede enviar solicitudes de reunión en nombre del administrador
En el Outlook clásico, un delegado con permisos de Editor puede crear reuniones en el calendario del administrador y enviarlas en nombre del administrador. El destinatario ve al administrador como organizador. En el nuevo Outlook, el delegado crea la reunión desde su propio calendario y debe invitar manualmente al administrador. El administrador aparece entonces como asistente, no como organizador. Solución alternativa: el delegado crea la reunión en el Outlook clásico o en Outlook en la web, que todavía admiten el envío en nombre de.
El delegado no puede responder automáticamente a las solicitudes de reunión
El Outlook clásico permite a los delegados responder a las solicitudes de reunión en nombre del administrador, y el delegado puede elegir enviar una respuesta automáticamente. El nuevo Outlook no ofrece esta opción. El delegado debe reenviar la solicitud de reunión al administrador, quien responde manualmente. Solución alternativa: el administrador puede configurar una regla en Outlook en la web para reenviar las solicitudes de reunión al delegado, pero el delegado sigue sin poder responder en nombre del administrador.
El delegado no puede enviar correos electrónicos en nombre del administrador
Los delegados del Outlook clásico con el permiso Enviar en nombre de pueden redactar correos electrónicos desde el buzón del administrador. El nuevo Outlook no admite esta característica. El delegado debe usar Outlook en la web o el Outlook clásico para enviar en nombre de. Solución alternativa: el administrador puede conceder al delegado acceso completo al buzón en el Centro de administración de Exchange, lo que permite al delegado enviar como el administrador, pero este es un nivel de permiso diferente con un acceso más amplio.
Características de delegado del Outlook clásico frente al nuevo Outlook
| Característica | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Ver el calendario del administrador | Sí | Sí, con uso compartido del calendario |
| Enviar solicitudes de reunión en nombre de | Sí | No |
| Responder automáticamente a las solicitudes de reunión | Sí | No |
| Enviar correos electrónicos en nombre de | Sí | No |
| Modificar los permisos de delegado | Sí | No, use Outlook en la web |
| Crear elementos de calendario en el calendario del administrador | Sí, con permisos de Editor | Sí, pero se envían desde el buzón del delegado |
Si los delegados no pueden ver el calendario del administrador en el nuevo Outlook
Si un delegado que usa el nuevo Outlook no puede ver el calendario del administrador después de que este lo haya compartido, revise estas causas comunes.
El administrador compartió el calendario con un nivel de permiso incorrecto
Se debe conceder al delegado al menos el permiso Puede ver todos los detalles para ver el calendario en el nuevo Outlook. La opción de uso compartido predeterminada Puede ver cuándo estoy ocupado no muestra los detalles del evento. El administrador debe ir a Outlook en la web, hacer clic con el botón derecho en el calendario, seleccionar Uso compartido y permisos y cambiar el permiso a Puede ver todos los detalles.
El delegado agregó el calendario de forma incorrecta
En el nuevo Outlook, el delegado debe agregar el calendario desde el directorio, no importando un archivo ICS. El delegado va a Calendario, hace clic con el botón derecho en Otros calendarios, selecciona Agregar calendario > Desde el directorio y escribe el nombre del administrador. Si el delegado usa la opción Agregar desde Internet, el calendario no se sincronizará correctamente.
La configuración del modo en caché de Exchange interfiere
Si el delegado usa el Outlook clásico en modo en caché, es posible que el uso compartido del calendario no se actualice de inmediato. El delegado puede presionar F9 para forzar un ciclo de envío y recepción. En el nuevo Outlook, el modo en caché está habilitado de forma predeterminada, pero el calendario debería actualizarse en unos minutos. Si no es así, el delegado puede reiniciar Outlook.
El acceso al calendario de delegado entre el Outlook clásico y el nuevo Outlook requiere una administración cuidadosa de los permisos. La diferencia clave es que el nuevo Outlook no admite el envío en nombre de ni la respuesta automática a reuniones. Los administradores que dependen de las características de delegado deben mantener el Outlook clásico o usar Outlook en la web para la administración de delegados. Para probar la funcionalidad de delegado antes de cambiar, use los pasos anteriores para compartir el calendario y verificar qué acciones funcionan en el nuevo Outlook.