Etiquetas de confidencialidad en eventos de Outlook clásico en el nuevo Outlook: qué cambió

Los usuarios que aplican etiquetas de confidencialidad a eventos del calendario en Outlook clásico pueden descubrir que esas etiquetas faltan o se comportan de forma distinta tras cambiar al nuevo Outlook para Windows. Esto ocurre porque el nuevo Outlook usa un mecanismo de almacenamiento de etiquetas y un motor de representación diferentes que no siempre muestran las etiquetas aplicadas por el cliente clásico. Este artículo explica exactamente qué cambió, cómo se almacenan las etiquetas de forma distinta y qué puede hacer para garantizar un etiquetado coherente en ambas versiones.

Por qué las etiquetas de confidencialidad en eventos se comportan de forma distinta en el nuevo Outlook

Outlook clásico para Windows almacena las etiquetas de confidencialidad en los eventos del calendario mediante la propiedad MAPI PR_SENSITIVITY. Esta propiedad es un campo heredado que se asigna a las marcas Normal, Personal, Privado y Confidencial. Las etiquetas de Microsoft Purview Information Protection aplicadas a través del cliente clásico también se escriben en esta propiedad, pero el nuevo Outlook para Windows no lee PR_SENSITIVITY para los eventos. En su lugar, el nuevo cliente lee la información de la etiqueta del atributo ExtendedProperties del objeto de evento en la API de Microsoft Graph.

Cuando un usuario aplica una etiqueta de confidencialidad a un evento en Outlook clásico, la etiqueta se escribe tanto en PR_SENSITIVITY como, si la etiqueta se configuró a través de Purview, en el ExtendedProperties de Graph. Sin embargo, si la etiqueta se aplicó con el botón de confidencialidad integrado del cliente clásico (sin una directiva de Purview), solo se rellena la propiedad MAPI. El nuevo Outlook, que depende de Graph, no ve la etiqueta y muestra el evento como no etiquetado. Esta es la causa raíz de las etiquetas que faltan.

Cómo lee el nuevo Outlook las etiquetas de confidencialidad

El nuevo Outlook para Windows usa la API de Microsoft Graph para administrar los eventos del calendario. Cuando lee un evento, comprueba la colección ExtendedProperties en busca de una propiedad personalizada denominada MSIP_Label_ seguida del GUID de la etiqueta. Si esta propiedad no está presente, el nuevo cliente trata el evento como si no tuviera etiqueta de confidencialidad. Outlook clásico, en cambio, lee la propiedad MAPI directamente del almacén de Exchange y muestra la etiqueta independientemente de si hay una directiva de Purview en vigor.

Qué ocurre con las etiquetas existentes tras la migración

Si migra de Outlook clásico al nuevo Outlook, los eventos que tenían etiquetas aplicadas mediante la propiedad MAPI de Outlook clásico no mostrarán esa etiqueta en el nuevo cliente. Los datos de la etiqueta siguen presentes en el buzón, pero el nuevo Outlook no los busca. Volver a aplicar la etiqueta con el botón de confidencialidad del nuevo Outlook escribirá la entrada correcta en Graph ExtendedProperties, pero esto debe hacerse manualmente para cada evento.

Pasos para garantizar que las etiquetas de confidencialidad se muestren de forma coherente en ambos clientes

Para que las etiquetas de confidencialidad aparezcan en los eventos del calendario tanto en Outlook clásico como en el nuevo Outlook, debe aplicar las etiquetas a través del Portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Las etiquetas aplicadas a través de Purview escriben datos tanto en la propiedad MAPI como en Graph ExtendedProperties, lo que garantiza la compatibilidad entre clientes.

Aplicar una etiqueta de confidencialidad a través del Portal de cumplimiento de Purview

1. Abra el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Administrador de protección de la información.
2. Vaya a Etiquetas de confidencialidad
   Seleccione Clasificación > Etiquetas de confidencialidad en el menú de navegación izquierdo.
3. Cree o edite una etiqueta
   Haga clic en Agregar una etiqueta o seleccione una etiqueta existente para editarla. Asegúrese de que la etiqueta esté configurada para aplicarse a elementos de Exchange, incluidos los eventos del calendario.
4. Publique la etiqueta para sus usuarios
   En Configuración de la etiqueta, elija Publicar y seleccione los grupos de usuarios que deben ver esta etiqueta. Complete el asistente y espere la replicación (hasta 24 horas).
5. Aplique la etiqueta a un evento en el nuevo Outlook
   Abra un evento del calendario en el nuevo Outlook. Haga clic en el botón Confidencialidad de la cinta de opciones o la barra de herramientas. Seleccione la etiqueta publicada. La etiqueta ahora se escribe tanto en MAPI como en Graph ExtendedProperties.

Volver a aplicar etiquetas a eventos existentes mediante PowerShell

Si tiene muchos eventos existentes con etiquetas que no se muestran en el nuevo Outlook, use el módulo de PowerShell de Exchange Online para volver a aplicar la etiqueta. Este método escribe la entrada de Graph ExtendedProperties sin abrir cada evento manualmente.

1. Instale el módulo de PowerShell de Exchange Online
   Ejecute Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement en una ventana de PowerShell con privilegios elevados.
2. Conéctese a Exchange Online
   Ejecute Connect-ExchangeOnline e inicie sesión con una cuenta de administrador global o de administrador de Exchange.
3. Obtenga los eventos que necesitan volver a etiquetarse
   Use Get-CalendarNotification o Get-MailboxFolderStatistics para enumerar eventos. Para un enfoque específico, use la API de Graph con un script para consultar eventos por intervalo de fechas.
4. Vuelva a aplicar la etiqueta
   Use el cmdlet Set-CalendarProcessing o la API de Graph para actualizar el campo ExtendedProperties con el GUID de la etiqueta. Esto requiere un script personalizado. Microsoft proporciona scripts de ejemplo en la documentación de Purview.

Problemas comunes al cambiar entre Outlook clásico y el nuevo Outlook

Las etiquetas aplicadas en Outlook clásico desaparecen en el nuevo Outlook

Este es el problema notificado con más frecuencia. Como se explicó anteriormente, el nuevo Outlook no lee la propiedad MAPI PR_SENSITIVITY. Para solucionarlo, vuelva a aplicar la etiqueta con el botón Confidencialidad del nuevo Outlook o use el método de PowerShell para escribir la entrada de ExtendedProperties.

El nuevo Outlook muestra una etiqueta como no etiquetada aunque aparezca etiquetada en Outlook clásico

Esto ocurre cuando la etiqueta se aplicó con un complemento de terceros o con una versión anterior del cliente de Microsoft Information Protection que solo escribía en la propiedad MAPI. La única forma de resolverlo es volver a aplicar la etiqueta con un método que escriba en Graph ExtendedProperties.

Las opciones de etiqueta aparecen atenuadas en el nuevo Outlook para ciertos eventos

Si una etiqueta aparece atenuada, es posible que el evento sea una serie periódica o una reunión organizada por otra persona. Las etiquetas de confidencialidad en los eventos solo puede cambiarlas el organizador. En el caso de los eventos periódicos, debe abrir la serie y aplicar la etiqueta a toda la serie, no a una repetición individual.

Outlook clásico frente al nuevo Outlook: comparación del almacenamiento de etiquetas de confidencialidad

Elemento	Outlook clásico	Nuevo Outlook
Ubicación de almacenamiento de la etiqueta	Propiedad MAPI PR_SENSITIVITY	Graph ExtendedProperties (MSIP_Label_ GUID)
Origen de la etiqueta	Botón de confidencialidad clásico o directiva de Purview	Solo directiva de Purview
Comportamiento de visualización	Muestra la etiqueta de la propiedad MAPI	Muestra la etiqueta solo si ExtendedProperties está presente
Compatibilidad con complementos de terceros	Funciona con complementos basados en MAPI	Funciona con complementos basados en Graph
Persistencia de la etiqueta tras la migración	Los datos de la etiqueta permanecen, pero no son visibles en el nuevo cliente	Debe volver a aplicarse con Purview o PowerShell

La conclusión clave es que las etiquetas aplicadas en Outlook clásico con el botón de confidencialidad integrado (sin Purview) son invisibles en el nuevo Outlook. Las etiquetas aplicadas a través del Portal de cumplimiento de Purview son visibles en ambos clientes. Para mantener la coherencia, use siempre etiquetas publicadas en Purview para los eventos del calendario.