Cuando escribes un nombre o un asunto en la barra de búsqueda del nuevo Outlook, la aplicación muestra correos sugeridos antes de que termines de escribir. Estas sugerencias provienen de un índice local y de un servicio en la nube, y pueden saturar los resultados si administras muchos mensajes. Este artículo explica dónde se encuentran los ajustes de sugerencias de búsqueda en el nuevo Outlook para Windows y qué límites prácticos controlan cuántas sugerencias aparecen. Aprenderás a ajustar el número de sugerencias mostradas, a desactivarlas por completo y a comprender los límites técnicos que afectan su comportamiento.
Puntos clave: configuración de sugerencias de búsqueda del nuevo Outlook
- Archivo > Opciones > Buscar > Sugerencias: Desactiva las sugerencias por completo o establece un máximo de 5, 10 o 20 sugerencias por búsqueda.
- Archivo > Opciones > Buscar > Incluir mensajes de: Limita las sugerencias a la carpeta actual, al buzón actual o a todos los buzones para reducir resultados irrelevantes.
- Límite de sugerencias del lado del servidor: El índice en la nube del nuevo Outlook devuelve un máximo de 25 sugerencias por consulta, y el índice local devuelve hasta 10 sugerencias por consulta.
Cómo funcionan las sugerencias de correo en la búsqueda del nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows usa un índice de búsqueda unificado que combina una caché local con un índice en la nube de Microsoft 365. Cuando empiezas a escribir en la barra de búsqueda, la aplicación envía una consulta a ambas fuentes simultáneamente. El índice local devuelve resultados de la copia en caché de tu buzón, normalmente los últimos 12 meses de datos. El índice en la nube devuelve resultados de todo tu buzón almacenado en Exchange Online o Microsoft 365.
La lista de sugerencias muestra una mezcla de mensajes recientes, nombres de personas y asuntos. El algoritmo clasifica los resultados según la recencia, la frecuencia de interacción y la relevancia respecto a los caracteres escritos. De forma predeterminada, la aplicación muestra hasta 10 sugerencias del índice local y hasta 25 del índice en la nube. La lista combinada se limita después según el valor que elijas en Opciones.
Requisitos previos para usar las sugerencias de búsqueda
Las sugerencias de búsqueda solo están disponibles cuando el nuevo Outlook está conectado a un buzón de Microsoft 365 o Exchange Online. Las cuentas IMAP y POP no admiten sugerencias basadas en la nube. El índice local requiere que el modo en caché esté habilitado. Si usas el nuevo Outlook con una cuenta de Gmail o Yahoo, solo se utiliza el índice local y el límite de sugerencias es de 10 elementos como máximo.
Dónde encontrar y cambiar la configuración de sugerencias de correo en la búsqueda
Los ajustes de las sugerencias de correo en la búsqueda se encuentran en el cuadro de diálogo Opciones. Los pasos siguientes muestran cómo acceder a ellos y ajustar el comportamiento.
- Abrir Opciones de Outlook
Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana del nuevo Outlook. En el panel de navegación izquierdo, haz clic en Opciones. Se abre un cuadro de diálogo denominado Opciones de Outlook. - Ir a la pestaña Buscar
En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Buscar en la barra lateral izquierda. Aparece la página de configuración de Buscar con dos secciones: Sugerencias e Indización. - Ajustar el número de sugerencias
En la sección Sugerencias, localiza la lista desplegable etiquetada Mostrar esta cantidad de sugerencias de búsqueda. Haz clic en la lista desplegable y selecciona uno de los siguientes valores: 5, 10 o 20. Seleccionar un número menor reduce el desorden visual a costa de tener menos coincidencias rápidas. Haz clic en Aceptar para guardar. - Desactivar las sugerencias por completo
En la misma sección Sugerencias, desmarca la casilla etiquetada Mostrar sugerencias de búsqueda mientras escribo. Después de desmarcar esta casilla, Outlook no mostrará ninguna sugerencia mientras escribes. Debes presionar Entrar para ver los resultados completos de la búsqueda. Haz clic en Aceptar para aplicar. - Restringir qué buzones aportan sugerencias
En la sección Sugerencias, haz clic en la lista desplegable etiquetada Incluir mensajes de. Elige una de las siguientes opciones: Carpeta actual (solo la carpeta que estás viendo), Buzón actual (solo tu buzón principal) o Todos los buzones (incluye buzones compartidos y archivos). Este ajuste no afecta al recuento total de sugerencias, pero reduce el conjunto de candidatos. Haz clic en Aceptar para guardar.
Límites prácticos de las sugerencias de correo en la búsqueda
El nuevo Outlook aplica varios límites estrictos que afectan a cuántas sugerencias aparecen y de dónde provienen. Comprender estos límites te ayuda a evitar confusiones cuando las sugerencias parecen incompletas o no aparecen.
Cantidad máxima de sugerencias
La lista desplegable de Opciones solo ofrece tres opciones: 5, 10 o 20. No puedes establecer un número personalizado como 15. Si seleccionas 20, la aplicación intentará mostrar 20 sugerencias, pero el número real puede ser menor si los resultados combinados del índice local y del índice en la nube suman menos de 20 elementos. El índice en la nube nunca devuelve más de 25 sugerencias por consulta, y el índice local nunca devuelve más de 10. Por lo tanto, el máximo efectivo es 20, aunque la nube pueda teóricamente proporcionar 25.
Alcance de carpetas y buzones
El ajuste Incluir mensajes de se aplica solo a la lista de sugerencias. Los resultados completos de la búsqueda tras presionar Entrar no se ven afectados por este ajuste. Si eliges Carpeta actual, las sugerencias solo incluirán mensajes de la carpeta que estás viendo en ese momento. Esto puede ser útil cuando trabajas en una carpeta de proyecto específica y no quieres sugerencias de otras carpetas. Sin embargo, si cambias de carpeta con frecuencia, el conjunto de sugerencias cambia cada vez.
Filtros de recencia y relevancia
El índice local solo almacena en caché los mensajes de los últimos 12 meses. Los mensajes con más de 12 meses no se incluyen en las sugerencias locales a menos que estén fijados o marcados como favoritos. El índice en la nube incluye todo tu buzón, pero aplica una puntuación de relevancia basada en tu historial de interacción. Los mensajes que no has abierto ni respondido en más de 90 días se priorizan menos y rara vez aparecen en las sugerencias, a menos que escribas una línea de asunto muy específica.
Buzones compartidos y archivos
Si tienes permisos sobre un buzón compartido o un archivo en línea, esos buzones se incluyen en las sugerencias solo cuando el ajuste Incluir mensajes de está establecido en Todos los buzones. Cuando está establecido en Buzón actual, solo se consulta tu buzón principal. Los buzones compartidos y los archivos que el servicio en la nube no ha indexado por completo pueden devolver cero sugerencias incluso cuando el ajuste está establecido en Todos los buzones.
Ideas erróneas y limitaciones comunes
¿Por qué a veces desaparecen las sugerencias?
Si recientemente cambiaste la cantidad de sugerencias de 20 a 5, la aplicación puede mostrar aún un breve destello de 20 sugerencias antes de ajustarse a 5. Esto ocurre porque el índice local devuelve resultados más rápido que el índice en la nube. La aplicación muestra los resultados locales de inmediato y luego recorta la lista cuando llegan los resultados de la nube. No es un error; es un efecto secundario de la indización asincrónica.
¿Por qué las sugerencias incluyen personas con las que nunca he intercambiado correos?
El índice en la nube usa datos de la organización de Microsoft 365. Si una persona aparece en el directorio de tu empresa o en una lista de distribución de la que eres miembro, su nombre puede aparecer en las sugerencias aunque nunca hayas intercambiado correos con ella. Para eliminar estas sugerencias, desactiva el índice en la nube desmarcando Mostrar sugerencias de búsqueda mientras escribo o restringiendo el alcance a Carpeta actual y usando solo carpetas que contengan tus propios mensajes.
¿Por qué las sugerencias no incluyen datos adjuntos?
Las sugerencias de búsqueda del nuevo Outlook solo muestran mensajes de correo y nombres de personas. Los datos adjuntos no se incluyen en la lista de sugerencias. Para encontrar un dato adjunto, escribe el nombre del archivo y presiona Entrar para ver los resultados completos de la búsqueda. La página de resultados completos incluye un filtro para datos adjuntos.
| Elemento | Índice local (modo en caché) | Índice en la nube (Microsoft 365) |
|---|---|---|
| Máximo de sugerencias por consulta | 10 | 25 |
| Límite de antigüedad de los datos | 12 meses | Todo el buzón |
| Disponible para cuentas IMAP/POP | Sí | No |
| Incluido en la lista desplegable de Opciones | Siempre | Solo cuando está conectado a Microsoft 365 |
| Admite buzones compartidos | No | Sí, cuando el alcance es Todos los buzones |
Ahora puedes localizar los ajustes de sugerencias de búsqueda en el nuevo Outlook y ajustar la cantidad, el alcance y el estado de activación. Para la mayoría de los usuarios, establecer la cantidad en 10 y el alcance en Buzón actual ofrece una experiencia equilibrada. Si necesitas encontrar un mensaje antiguo rápidamente, desactiva las sugerencias y usa la búsqueda completa con filtros presionando Ctrl+E y escribiendo tu consulta.