Usar la prevención de pérdida de datos en el nuevo Outlook después de cambiar desde el Outlook clásico

Después de cambiar del Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, es posible que observe que las políticas de Prevención de pérdida de datos (DLP) de su organización ya no bloquean los correos electrónicos ni los datos adjuntos confidenciales. Esto ocurre porque el nuevo Outlook usa una plataforma subyacente diferente para la aplicación de políticas, y los administradores deben volver a configurar ciertas opciones. En este artículo se explica por qué cambia el comportamiento de DLP, cómo verificar que DLP esté activo y qué pasos puede seguir para asegurarse de que sus datos permanezcan protegidos en el nuevo Outlook.

Por qué cambia el comportamiento de DLP después de cambiar desde el Outlook clásico

El Outlook clásico se conecta a su buzón mediante MAPI sobre HTTP y procesa las políticas de DLP localmente a través del cliente de Outlook. El nuevo Outlook es una aplicación basada en web que se conecta a Exchange Online mediante API REST. Las políticas de DLP en el nuevo Outlook se aplican del lado del servidor mediante Exchange Online Protection y el Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Este cambio implica que las reglas de DLP que antes aplicaba el cliente de Outlook clásico pueden no transferirse automáticamente. Debe verificar que sus políticas de DLP estén configuradas para aplicarse a los buzones de Exchange Online en el Centro de cumplimiento.

Cómo maneja DLP el nuevo Outlook

En el nuevo Outlook, el examen de DLP se realiza cuando un usuario envía un correo electrónico. La canalización de transporte de Exchange Online inspecciona el cuerpo del mensaje, el asunto y los datos adjuntos en busca de patrones de datos confidenciales definidos en las políticas de DLP de su organización. Si se encuentra una coincidencia con una política, el correo electrónico se bloquea o se muestra un aviso de directiva. Esta aplicación del lado del servidor es independiente de la versión del cliente de Outlook. Sin embargo, el nuevo Outlook no admite todas las características de DLP del Outlook clásico, como los avisos de directiva personalizados que aparecen en la ventana de redacción. Los administradores deben actualizar las reglas de DLP para usar reglas de flujo de correo de Exchange o etiquetas de confidencialidad y obtener una protección equivalente.

Pasos para verificar y habilitar DLP en el nuevo Outlook

Siga estos pasos para asegurarse de que las políticas de DLP estén activas después de cambiar al nuevo Outlook. Necesita permisos de Administrador global o Administrador de cumplimiento en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365.

1. Abra el Centro de cumplimiento de Microsoft 365
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador. En la navegación izquierda, seleccione Prevención de pérdida de datos.
2. Compruebe las políticas de DLP existentes
   Haga clic en Políticas para ver todas las políticas de DLP. Seleccione una política que deba aplicarse al correo electrónico. En los detalles de la política, verifique que Exchange aparezca en Ubicaciones. Si Exchange no aparece, haga clic en Editar y agregue Exchange como ubicación.
3. Configure la política para Exchange Online
   En la sección Ubicaciones de la política, asegúrese de que Correo electrónico de Exchange esté establecido en Activado. Si tiene grupos de distribución o usuarios específicos, establezca el ámbito en Todos los usuarios o seleccione los grupos adecuados. Haga clic en Guardar.
4. Habilite los avisos de directiva para el nuevo Outlook
   En la misma política, vaya a Notificaciones al usuario y establezca Notificar a los usuarios con sugerencias y un aviso de directiva en Activado. Esto muestra una advertencia en la ventana de redacción del nuevo Outlook cuando se activa una política.
5. Pruebe DLP en el nuevo Outlook
   Abra el nuevo Outlook y redacte un correo electrónico de prueba que contenga datos confidenciales, como un número de tarjeta de crédito o un número de Seguro Social. Envíe el correo electrónico a un usuario que no sea administrador. Si DLP está activo, el correo electrónico se bloquea o aparece un aviso de directiva antes del envío.

Si no aparecen los avisos de directiva de DLP

Si no se muestra ningún aviso de directiva en la ventana de redacción del nuevo Outlook, compruebe lo siguiente: Asegúrese de que la política de DLP incluya la ubicación Exchange. Verifique que el buzón del usuario esté alojado en Exchange Online, no en el entorno local. Confirme que el nuevo Outlook esté conectado al mismo inquilino de Microsoft 365 donde se define la política de DLP. Por último, espere hasta 24 horas para que los cambios de política se propaguen.

Problemas comunes después de cambiar al nuevo Outlook

A continuación se presentan problemas frecuentes que los usuarios encuentran con DLP en el nuevo Outlook y cómo resolverlos.

La política de DLP bloquea correos electrónicos que se permitían en el Outlook clásico

Es posible que el Outlook clásico haya aplicado las reglas de DLP de forma diferente debido al examen local del lado del cliente. En el nuevo Outlook, todo el examen se realiza del lado del servidor. Si una política es demasiado amplia, puede bloquear correos electrónicos legítimos. Para solucionarlo, revise las condiciones de la política de DLP en el Centro de cumplimiento. Restrinja las condiciones agregando excepciones para destinatarios o dominios específicos. Pruebe con un correo electrónico de ejemplo antes de aplicar los cambios de forma generalizada.

Faltan los avisos de directiva en la ventana de redacción

El nuevo Outlook admite avisos de directiva solo cuando la política de DLP está configurada con Notificar a los usuarios con sugerencias habilitado. Si los avisos siguen sin aparecer, asegúrese de que el correo electrónico se redacte en formato HTML, no en texto sin formato. Vaya a Nuevo Outlook > Archivo > Opciones > Correo > Formato del mensaje y seleccione HTML. Compruebe también que el usuario tenga la versión más reciente del nuevo Outlook; para ello, vaya a Configuración > General > Acerca de Outlook y haga clic en Actualizar ahora.

Las políticas de DLP para datos adjuntos no funcionan

DLP del lado del servidor examina los datos adjuntos en busca de contenido confidencial. Si no se examinan los datos adjuntos, verifique que la política de DLP incluya Datos adjuntos en Condiciones. En el editor de políticas, agregue una condición para El contenido contiene y seleccione Todo el contenido de los datos adjuntos. Guarde la política y pruebe con un archivo que contenga datos confidenciales.

Outlook clásico frente al nuevo Outlook: comparación de características de DLP

Elemento	Outlook clásico	Nuevo Outlook
Ubicación de aplicación de la política	Del lado del cliente mediante el complemento de Outlook	Del lado del servidor mediante Exchange Online Protection
Avisos de directiva en la ventana de redacción	Compatible con el complemento de DLP	Compatible mediante los avisos de directiva del Centro de cumplimiento
Texto personalizado de los avisos de directiva	Personalización completa en el complemento	Limitado a plantillas predefinidas o reglas de flujo de correo
Examen de datos adjuntos	Examen del contenido de los archivos del lado del cliente	Examen del lado del servidor de todos los tipos de datos adjuntos
Aplicación de DLP sin conexión	Funciona cuando Outlook está en caché	Requiere conexión a Internet para la comprobación del lado del servidor

Después de cambiar al nuevo Outlook, puede seguir usando DLP verificando sus políticas en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Asegúrese de que Exchange Online esté incluido como ubicación y de que los avisos de directiva estén habilitados. Para una protección avanzada, considere la posibilidad de configurar etiquetas de confidencialidad que complementen las reglas de DLP. Como sugerencia avanzada, use el portal de Microsoft 365 Defender para crear políticas de DLP que se apliquen tanto a los mensajes de correo electrónico como a los de Microsoft Teams en el nuevo Outlook.