Cuando comparte un documento de Word con colegas o socios externos, es posible que desee que vean el contenido sin poder editarlo, copiarlo ni imprimirlo. Word ofrece una función integrada llamada Restringir edición que aplica el acceso de solo lectura cuando se combina con una contraseña o Information Rights Management. Este artículo explica cómo aplicar estas restricciones mediante el panel Restringir edición y cómo usar el comando Marcar como final como una alternativa más flexible. Aprenderá los pasos exactos para bloquear un documento de modo que los destinatarios solo puedan leerlo.
Puntos clave: bloquear un documento de Word para solo lectura
- Revisar > Restringir edición > Restricciones de edición > Solo lectura: Impide cualquier edición, cambio de formato o selección de contenido en el documento.
- Archivo > Información > Proteger documento > Abrir siempre como solo lectura: Solicita al usuario que abra el archivo como solo lectura, pero no lo impone.
- Archivo > Información > Proteger documento > Marcar como final: Establece el documento como solo lectura y deshabilita la escritura, los comandos de edición y las marcas de corrección.
Cómo funciona la función Restringir edición para el acceso de solo lectura
La función Restringir edición de Word forma parte de la pestaña Revisar. Permite limitar lo que otros usuarios pueden hacer con un documento. Cuando establece la restricción de edición en Solo lectura, el documento pasa a ser de solo lectura. Los usuarios pueden desplazarse, leer e imprimir, pero no pueden escribir, eliminar, pegar ni cambiar el formato. La restricción se aplica mediante una contraseña que usted establece. Sin la contraseña, el documento permanece bloqueado.
Existen dos escenarios principales en los que se aplica esta restricción:
Restricción basada en contraseña
Usted asigna una contraseña al iniciar la restricción. Cualquier usuario que abra el documento debe introducir esa contraseña para editarlo. Si no la tiene, el documento se abre en modo de solo lectura. Este método funciona en todas las versiones de escritorio de Word.
Information Rights Management
Para organizaciones con planes Microsoft 365 Enterprise o Education, IRM ofrece un control más granular. Puede establecer permisos para permitir el acceso de solo lectura sin contraseña. IRM utiliza la autenticación de Azure Active Directory. Los usuarios deben tener la cuenta adecuada para abrir el documento. Este método es más seguro que una contraseña porque la restricción está vinculada a la identidad del usuario, no a un secreto compartido.
Antes de comenzar, asegúrese de tener la versión final del documento. Todos los cambios deben estar completos. Cualquier edición que realice después de aplicar la restricción requiere que desactive primero la restricción.
Pasos para establecer un documento de Word como solo lectura
El siguiente método utiliza el panel Restringir edición. Esta es la forma más fiable de imponer el acceso de solo lectura.
- Abra el documento en Word
Inicie Word y abra el archivo que desea proteger. Asegúrese de que todo el contenido sea definitivo. Guarde el documento antes de continuar. - Vaya a la pestaña Revisar
Haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones. Busque el grupo Proteger. La ubicación exacta puede variar ligeramente según el ancho de la pantalla, pero normalmente está en el extremo derecho. - Haga clic en Restringir edición
En el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición. Se abre un panel en el lado derecho de la ventana de Word. - Habilite la restricción de solo lectura
En el panel Restringir edición, en Restricciones de edición, marque la casilla que dice Limitar el formato a una selección de estilos. Luego marque la casilla que dice Permitir solo este tipo de edición en el documento. En la lista desplegable que aparece debajo de esa casilla, seleccione Solo lectura. - Inicie la aplicación
En la parte inferior del panel, haga clic en Sí, aplicar protección. Aparece un cuadro de diálogo. - Establezca una contraseña
En el cuadro de diálogo, escriba una contraseña en el campo Escriba la nueva contraseña (opcional). Vuelva a escribirla en el campo Vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Haga clic en Aceptar.Importante: Si deja los campos de contraseña en blanco, cualquier usuario puede desactivar la restricción desde el panel Restringir edición. Utilice siempre una contraseña para imponer el modo de solo lectura.
- Guarde el documento
Presione Ctrl+S o haga clic en Archivo > Guardar. La restricción ya está activa. Cierre y vuelva a abrir el archivo para verificar que la edición está bloqueada.
Método alternativo: Marcar como final
Marcar como final es una restricción más ligera. No utiliza contraseña. Establece el documento como solo lectura y deshabilita la mayoría de los comandos de edición. Sin embargo, un usuario puede hacer clic en Editar de todos modos en la barra amarilla para eliminar la restricción. Utilice este método solo cuando confíe en que los destinatarios respetarán el estado de solo lectura.
- Haga clic en Archivo > Información
Abra el documento. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Información. - Haga clic en Proteger documento
En el panel Información, haga clic en Proteger documento. Aparece un menú desplegable. - Seleccione Marcar como final
Elija Marcar como final. Un cuadro de diálogo explica que el documento se marcará como final y se guardará. Haga clic en Aceptar. El documento ahora está marcado como final. Aparece un banner amarillo en la parte superior del documento.
Qué hacer si la restricción de solo lectura no funciona
Los usuarios aún pueden editar después de abrir el documento
Si los destinatarios pueden editar el documento a pesar de la restricción de solo lectura, es probable que la contraseña se haya dejado en blanco. Abra el documento, vaya a Revisar > Restringir edición y haga clic en Detener protección. Luego vuelva a aplicar la restricción con una contraseña como se muestra en los pasos anteriores. Verifique que la restricción esté activa probando el archivo en otro equipo.
El panel Restringir edición está atenuado
Esto ocurre cuando el documento ya está protegido o cuando se almacena en una ubicación que no admite restricciones de edición, como una carpeta de red de solo lectura. Guarde una copia local del documento en el escritorio. Luego aplique la restricción desde esa copia local. Si el documento forma parte de una biblioteca de SharePoint con desprotección obligatoria, desproteja el archivo primero.
El banner Marcar como final no aparece
Marcar como final es una marca de metadatos. No cifra el archivo. Si el destinatario abre el documento en Word Online o en una aplicación de terceros, es posible que el banner no aparezca. Para imponer el acceso de solo lectura, utilice siempre el método Restringir edición con una contraseña.
Comparación: Restringir edición vs Marcar como final vs IRM
| Característica | Restringir edición (contraseña) | Marcar como final | Information Rights Management |
|---|---|---|---|
| Edición bloqueada | Sí, impuesta por contraseña | No, el usuario puede hacer clic en Editar de todos modos | Sí, impuesta por cuenta de usuario |
| Copia bloqueada | No, el usuario aún puede copiar texto | No | Sí, puede deshabilitar la copia y la impresión |
| Impresión bloqueada | No | No | Sí, puede deshabilitar la impresión |
| Contraseña requerida | Sí | No | No |
| Funciona en Word Online | Parcialmente, la edición está bloqueada | No | Sí |
| Requiere suscripción a Microsoft 365 | No | No | Sí, planes Enterprise o Education |
Ahora puede restringir un documento de Word al acceso de solo lectura mediante la función Restringir edición con una contraseña. Este método impide que los destinatarios editen, formateen o eliminen contenido. Para una solución más segura que también bloquee la copia y la impresión, considere usar Information Rights Management si su organización lo admite. Pruebe siempre la restricción en una copia del documento antes de distribuirlo a otros. Si necesita revocar el acceso más adelante, debe eliminar la restricción con la contraseña que estableció.