Si actualmente comparte documentos de Word a través de OneDrive pero necesita moverlos a SharePoint, es probable que busque una forma de mantener intactos los permisos de su equipo, el historial de versiones y las funciones de coautoría. La principal diferencia es que OneDrive está diseñado para el almacenamiento personal de archivos y el uso compartido con personas, mientras que SharePoint está diseñado para la colaboración en equipo con bibliotecas estructuradas, permisos a nivel de sitio e integración de flujos de trabajo. Este artículo explica cómo transferir sus archivos de Word de OneDrive a SharePoint sin perder datos ni romper enlaces compartidos, y cómo ajustar la configuración de uso compartido después de la mudanza.
Puntos clave: Migrar archivos de Word a SharePoint
- SharePoint > Documentos > Cargar > Archivos: Use este método para mover documentos de Word de OneDrive a una biblioteca de documentos de SharePoint.
- Compartir > Administrar acceso > Dejar de compartir: Revise los enlaces de uso compartido antiguos de OneDrive después de la mudanza para evitar confusiones.
- Configuración de la biblioteca > Permisos: Configure los permisos a nivel de sitio de SharePoint para controlar quién puede editar o ver los archivos de Word transferidos.
Entender OneDrive vs SharePoint para compartir archivos de Word
OneDrive almacena archivos en una carpeta personal en la nube vinculada a su cuenta de Microsoft 365. Cuando comparte un documento de Word desde OneDrive, envía un vínculo que otorga acceso a personas específicas. El archivo permanece en su almacenamiento personal y, si abandona la organización, es posible que otros no puedan acceder a esos archivos.
SharePoint, por otro lado, almacena archivos en la biblioteca de documentos de un sitio de equipo. La biblioteca forma parte de un sitio que puede tener sus propios permisos, columnas de metadatos, versiones y flujos de trabajo de aprobación. Compartir un documento de Word desde SharePoint significa que el archivo reside en un repositorio compartido donde varios miembros del equipo pueden coautorizar, desproteger y administrar versiones sin depender del OneDrive de una sola persona.
Antes de mover archivos, confirme que tiene al menos permisos de Edición en la biblioteca de documentos de SharePoint donde irán los archivos. También necesita la URL del sitio de SharePoint, que normalmente se ve así: https://yourcompany.sharepoint.com/sites/TeamSiteName. Si aún no tiene un sitio de SharePoint, pida a su administrador de Microsoft 365 que cree uno o cree un sitio de equipo desde el centro de administración de SharePoint.
Pasos para mover archivos de Word de OneDrive a SharePoint
El siguiente procedimiento transfiere documentos de Word desde su carpeta de OneDrive a una biblioteca de documentos de SharePoint mientras conserva los archivos originales. Después de la mudanza, puede eliminar las copias de OneDrive si ya no son necesarias.
- Abra la biblioteca de documentos de SharePoint en su navegador
Vaya al sitio de SharePoint que alojará los archivos de Word. Haga clic en Documentos en la navegación izquierda o vaya a la biblioteca donde desea los archivos. Si su sitio usa un nombre de biblioteca diferente, haga clic en esa biblioteca en su lugar. - Cargue los archivos de Word desde OneDrive
Haga clic en Cargar en la barra de herramientas y seleccione Archivos. Se abre un selector de archivos. Navegue a su carpeta de OneDrive, seleccione los documentos de Word que desea mover y haga clic en Abrir. Puede seleccionar varios archivos manteniendo presionada la tecla Ctrl o Mayús. SharePoint carga los archivos y los coloca en la biblioteca. - Verifique que los archivos aparezcan en SharePoint
Una vez completada la carga, actualice la página de la biblioteca. Cada documento de Word debe aparecer con su nombre original y un icono de archivo. Abra un archivo para confirmar que se abre correctamente en Word para la web. Si ve algún error, elimine la copia cargada e inténtelo de nuevo con el método Arrastrar y soltar: abra OneDrive y SharePoint en pestañas separadas del navegador y arrastre los archivos desde la pestaña de OneDrive a la biblioteca de SharePoint. - Elimine los enlaces de uso compartido antiguos de OneDrive
Vaya a su carpeta de OneDrive. Haga clic con el botón derecho en cada documento de Word que movió y seleccione Administrar acceso. Haga clic en Dejar de compartir para revocar todos los enlaces de uso compartido existentes. Esto evita que las personas usen enlaces antiguos que apuntan a la ubicación de OneDrive. Si planea conservar las copias de OneDrive como respaldo, déjelas sin compartir pero no las comparta de nuevo. - Comparta los nuevos enlaces de SharePoint con su equipo
En la biblioteca de SharePoint, seleccione los archivos de Word cargados. Haga clic en Compartir en la barra de herramientas. Ingrese las direcciones de correo electrónico o los grupos de personas que necesitan acceso. Elija si pueden editar o ver. Para copiar un vínculo, haga clic en Copiar vínculo y ajuste la configuración del vínculo antes de enviarlo. Use la opción Personas con acceso existente si la biblioteca ya tiene permisos configurados.
Usar el cliente de sincronización para mover archivos
Si tiene muchos archivos de Word, use el cliente de sincronización de OneDrive para copiar archivos desde su carpeta local de OneDrive a una carpeta de SharePoint sincronizada. Instale el cliente de sincronización de OneDrive si aún no está configurado. En su computadora, abra el Explorador de archivos. Debería ver su carpeta de OneDrive en la entrada de OneDrive. Haga clic en el botón de sincronización de SharePoint en la barra de herramientas de la biblioteca para agregar la biblioteca de SharePoint al Explorador de archivos. Luego copie o mueva los archivos de Word de la carpeta de OneDrive a la carpeta de la biblioteca de SharePoint. El cliente de sincronización carga los archivos a SharePoint automáticamente.
Qué hacer después de mover archivos a SharePoint
Una vez que los archivos estén en SharePoint, puede aprovechar las características que no están disponibles en el uso compartido de OneDrive. Configure el control de versiones para mantener un historial de cambios. Configure flujos de trabajo de aprobación para documentos confidenciales. Use columnas de metadatos para etiquetar archivos por proyecto, departamento o estado.
Si su equipo usa Microsoft Teams, agregue la biblioteca de documentos de SharePoint como una pestaña en el canal correspondiente. Esto brinda a los miembros del equipo acceso directo a los archivos de Word sin salir de Teams. Para hacer esto, vaya al canal, haga clic en el icono de más para agregar una pestaña, seleccione Biblioteca de documentos y elija la biblioteca que contiene sus archivos de Word.
Los archivos de Word no se abren después de la mudanza
Si un documento de Word no se abre después de cargarlo a SharePoint, verifique que el archivo no esté dañado. Descargue el archivo de SharePoint e intente abrirlo localmente. Si se abre, el problema puede estar en el navegador o en la vista previa de Word para la web. Borre la caché del navegador o intente abrir el archivo en la aplicación de escritorio de Word haciendo clic en Abrir en la aplicación de escritorio desde la biblioteca de SharePoint.
Los enlaces de uso compartido siguen apuntando a OneDrive
Si no dejó de compartir los enlaces originales de OneDrive, los usuarios aún pueden acceder a las copias antiguas. Para evitarlo, vuelva a OneDrive, haga clic con el botón derecho en cada archivo movido y seleccione Administrar acceso. Haga clic en Configuración avanzada y luego en Dejar de heredar permisos si es necesario. Elimine cualquier uso compartido directo. Como alternativa, elimine el archivo de OneDrive después de confirmar que la copia de SharePoint funciona.
Los permisos no se transfieren
Los permisos de OneDrive no se transfieren a SharePoint. Después de mover archivos, debe configurar los permisos de uso compartido nuevamente usando la configuración de permisos de la biblioteca de SharePoint. Vaya a la biblioteca, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. Haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Agregue las mismas personas o grupos que tenían acceso en OneDrive. Para equipos grandes, considere usar grupos de SharePoint en lugar de usuarios individuales.
Uso compartido de OneDrive vs SharePoint: diferencias clave
| Elemento | Uso compartido de OneDrive | Uso compartido de SharePoint |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Carpeta personal en la nube vinculada a un usuario | Biblioteca de documentos del sitio de equipo |
| Ámbito de permisos | Por archivo o carpeta | Nivel de sitio, biblioteca o carpeta |
| Tipos de vínculos | Cualquier persona, Personas de la organización, Personas específicas | Igual que OneDrive más vínculos para toda la empresa |
| Historial de versiones | Disponible pero limitado a 500 versiones | Configurable hasta 50,000 versiones |
| Coautoría | Compatible | Compatible con opción de desprotección |
| Integración de flujos de trabajo | Ninguna | Power Automate, flujos de aprobación |
| Retención de archivos después de que el usuario se va | Los archivos pueden eliminarse o bloquearse | Los archivos permanecen accesibles para el equipo |
Ahora puede mover archivos de Word de OneDrive a SharePoint y configurar el uso compartido para su equipo. Use los permisos de la biblioteca de SharePoint para controlar el acceso y habilite el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios. Para un flujo de trabajo avanzado, cree un flujo de Power Automate que envíe una notificación por correo electrónico cada vez que se agregue un nuevo archivo de Word a la biblioteca de SharePoint.