Cuando necesita colaborar con clientes, proveedores o socios fuera de su organización, compartir un documento de Word directamente desde Microsoft 365 es el método más seguro. Enviar un archivo como adjunto de correo electrónico crea confusión de versiones y expone su contenido a reenvíos no autorizados. Microsoft 365 proporciona controles de uso compartido integrados que le permiten establecer permisos, fechas de expiración y protección con contraseña para destinatarios externos. Este artículo explica cómo compartir un documento de Word con usuarios externos usando el botón Compartir, la configuración de vínculos y el centro de administración de Microsoft 365 cuando sea necesario.
Puntos clave: Compartir documentos de Word con usuarios externos en M365
- Botón Compartir en la esquina superior derecha de Word: Genera un vínculo que puede personalizar con permisos de edición o visualización y una fecha de expiración.
- Configuración de vínculos > Personas específicas: Restringe el acceso solo a direcciones de correo electrónico externas designadas, evitando que el vínculo se comparta más allá de los destinatarios previstos.
- Archivo > Información > Proteger documento > Abrir siempre como solo lectura: Evita que los usuarios externos realicen cambios permanentes en el archivo original cuando abren un vínculo compartido.
Cómo funciona el uso compartido externo en Microsoft 365
Microsoft 365 le permite compartir documentos almacenados en OneDrive o SharePoint con personas que tienen una cuenta de Microsoft o una cuenta de invitado en su inquilino. Cuando comparte un documento de Word, el sistema crea un vínculo seguro que apunta al archivo en la nube en lugar de enviar el archivo en sí. Los destinatarios externos hacen clic en el vínculo y se autentican con su propia cuenta de Microsoft o con un código de acceso de un solo uso enviado a su dirección de correo electrónico. El vínculo incluye los permisos que usted establezca, como solo visualización, edición o comentario. El administrador de su organización debe habilitar el uso compartido externo en el centro de administración de SharePoint antes de que pueda compartir con personas fuera de su empresa. Si el uso compartido externo está deshabilitado, verá un mensaje de error cuando intente crear un vínculo para compartir.
Pasos para compartir un documento de Word con usuarios externos
Los siguientes pasos suponen que su documento está guardado en OneDrive o SharePoint. Si el documento está almacenado solo en su unidad local, primero debe guardarlo en la nube usando Archivo > Guardar como > OneDrive o SharePoint.
- Abra el documento y haga clic en Compartir
Abra el documento de Word que desea compartir. En la esquina superior derecha de la cinta de opciones, haga clic en el botón Compartir. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Enviar vínculo. - Cambie la configuración del vínculo para controlar el acceso
En el cuadro de diálogo Enviar vínculo, haga clic en el icono de engranaje de configuración del vínculo o en la lista desplegable de tipo de vínculo. De forma predeterminada, el vínculo puede estar configurado como Cualquier persona con el vínculo. Cambie esto a Personas específicas para restringir el acceso a usuarios externos designados. - Establezca permisos: Puede editar o Puede ver
Debajo de la lista desplegable de tipo de vínculo, seleccione Puede editar o Puede ver. Elija Puede editar si el usuario externo necesita hacer cambios. Elija Puede ver si solo necesita leer el documento. También puede habilitar Bloquear descarga para evitar que el destinatario guarde una copia local. - Agregue direcciones de correo electrónico externas
En el campo Escriba un nombre o una dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico completa del usuario externo. Separe varias direcciones con punto y coma. Haga clic en el botón Agregar o presione Entrar después de cada dirección. - Incluya un mensaje opcional y envíe
Si lo desea, escriba un mensaje breve en el campo Incluir un mensaje. Haga clic en Enviar. Word envía una invitación por correo electrónico que contiene el vínculo seguro. El destinatario hace clic en el vínculo e inicia sesión con su cuenta de Microsoft o recibe un código de acceso de un solo uso.
Compartir con una fecha de expiración
Para establecer una fecha de expiración para el vínculo, siga los pasos 1 a 3 anteriores. En el cuadro de diálogo de configuración del vínculo, expanda la sección Configuración avanzada. En Expiración, elija una fecha y hora. Después de esa fecha, el vínculo deja de funcionar y los usuarios externos ya no pueden acceder al documento. Esta configuración solo está disponible cuando el tipo de vínculo se establece en Personas específicas o Personas de su organización.
Compartir con una contraseña
Word no ofrece una opción de contraseña en el cuadro de diálogo Compartir. Para proteger con contraseña un vínculo compartido, el administrador de Microsoft 365 debe habilitar la característica en el centro de administración de SharePoint, en Uso compartido > Configuración de expiración y contraseña. Una vez habilitada, el cuadro de diálogo de configuración del vínculo muestra una casilla Establecer contraseña. Luego ingresa una contraseña que el destinatario debe escribir antes de abrir el documento.
Lo que ven los usuarios externos cuando abren el vínculo compartido
Cuando un destinatario externo hace clic en el vínculo, su navegador abre una página que le pide verificar su identidad. Si tiene una cuenta de Microsoft (por ejemplo, una cuenta personal de Outlook.com o una cuenta de trabajo de otra empresa), inicia sesión con esa cuenta. Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede solicitar un código de acceso de un solo uso enviado a la dirección de correo electrónico que utilizó al compartir. Después de la autenticación, el documento se abre en Word para la web. Si otorgó permisos de edición, el usuario puede hacer cambios que se guardan automáticamente en su OneDrive o SharePoint. Si estableció permisos de solo visualización, el documento aparece en modo de solo lectura y las herramientas de edición están ocultas.
Problemas comunes al compartir con usuarios externos
El uso compartido externo está deshabilitado por el administrador
Si ve el mensaje de error “El uso compartido externo está desactivado para su organización”, su administrador de Microsoft 365 ha deshabilitado el uso compartido externo a nivel de inquilino o para el sitio específico. Comuníquese con su administrador y pídale que habilite el uso compartido externo en el centro de administración de SharePoint, en Directivas > Uso compartido. Puede configurarlo como Permitir compartir con usuarios externos autenticados o Permitir que cualquier persona con el vínculo.
El destinatario no puede abrir el vínculo
Si el destinatario hace clic en el vínculo y ve una página en blanco o un mensaje de acceso denegado, verifique que la dirección de correo electrónico que ingresó coincida con la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft del destinatario. Si el destinatario usa un correo electrónico diferente para su cuenta de Microsoft, pídale que inicie sesión con esa cuenta. Como alternativa, vuelva a enviar el vínculo con la dirección de correo electrónico correcta.
El documento no guarda los cambios realizados por el usuario externo
Cuando un usuario externo edita el documento en Word para la web, los cambios se guardan automáticamente en la nube. Si el usuario descarga una copia y la edita sin conexión, esos cambios no se sincronizan con el archivo original. Aconseje a los usuarios externos que siempre editen en el navegador.
Word Online vs escritorio: Diferencias en el comportamiento de uso compartido
| Elemento | Word para la web (navegador) | Aplicación de escritorio de Word |
|---|---|---|
| Ubicación del botón Compartir | Esquina superior derecha de la cinta de opciones | Esquina superior derecha de la cinta de opciones |
| Fechas de expiración del vínculo | Disponible en la configuración del vínculo | Disponible en la configuración del vínculo |
| Protección con contraseña | Requiere que el administrador lo habilite | Requiere que el administrador lo habilite |
| Opción Bloquear descarga | Disponible en la configuración del vínculo | Disponible en la configuración del vínculo |
| Editar en el navegador vs escritorio | Se abre en el navegador de forma predeterminada | Se abre en la aplicación de escritorio si el usuario la tiene instalada |
| Código de acceso de un solo uso para invitados | Compatible | Compatible |
Ahora puede compartir un documento de Word con usuarios externos usando el botón Compartir y la configuración de vínculos en Microsoft 365. Comience guardando el documento en OneDrive o SharePoint, luego establezca el tipo de vínculo en Personas específicas e ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario. Para mayor seguridad, habilite las fechas de expiración y las opciones de bloqueo de descarga. Si el uso compartido externo de su organización está deshabilitado, comuníquese con su administrador para ajustar la directiva en el centro de administración de SharePoint. Como consejo avanzado, use la configuración Bloquear descarga para evitar que los usuarios externos guarden una copia local mientras aún se les permite ver o editar el documento en el navegador.