Muchos propietarios de sitios de SharePoint desean restringir la sincronización de archivos a una sola biblioteca de departamento en lugar de toda la biblioteca de documentos. Cuando los usuarios sincronizan la biblioteca de Documentos predeterminada, a menudo descargan miles de archivos que no necesitan. Esto ralentiza la sincronización de OneDrive y consume espacio en disco local innecesariamente. La causa principal es que los permisos de sincronización de SharePoint se aplican a nivel de biblioteca de forma predeterminada, y no hay una opción integrada para limitar la sincronización a una subcarpeta o una vista específica. Este artículo explica cómo configurar SharePoint y OneDrive para que los usuarios puedan sincronizar solo una biblioteca de departamento mientras se bloquea la sincronización para el resto del sitio.
Puntos clave: Limitar la sincronización a una biblioteca de departamento
- Centro de administración de SharePoint > Configuración de sincronización: Deshabilite la sincronización para la biblioteca de Documentos predeterminada para forzar a los usuarios a sincronizar solo la biblioteca de departamento que cree.
- Permisos de biblioteca > Dejar de heredar permisos: Elimine el acceso de sincronización de la biblioteca predeterminada y concédalo a la biblioteca de departamento.
- Centro de administración de OneDrive > Restricciones de sincronización: Aplique una directiva que bloquee la sincronización para todas las bibliotecas excepto la biblioteca de departamento aprobada.
Por qué la sincronización de SharePoint se aplica a toda la biblioteca
La sincronización de SharePoint funciona a nivel de biblioteca. Cuando un usuario hace clic en el botón Sincronizar en una biblioteca, OneDrive para la Empresa crea una relación de sincronización con toda la biblioteca. No hay una opción nativa para sincronizar solo una carpeta o una vista filtrada desde la interfaz de usuario. El cliente de sincronización de OneDrive descarga todos los archivos y carpetas que el usuario tiene permiso para ver en esa biblioteca. Si la biblioteca contiene varias carpetas de departamentos, cada usuario que sincronice la biblioteca descargará todo lo que pueda acceder.
El centro de administración de Microsoft 365 y el centro de administración de SharePoint proporcionan controles para gestionar el comportamiento de sincronización. Estos controles incluyen deshabilitar la sincronización para una biblioteca, bloquear la sincronización en dispositivos específicos y usar directivas de acceso condicional. Sin embargo, ninguna de estas configuraciones permite a un propietario del sitio decir “sincronizar solo la carpeta de Finanzas”. La solución alternativa es crear una biblioteca de documentos dedicada para el departamento y restringir la sincronización en la biblioteca principal.
Requisitos previos para limitar la sincronización
Antes de comenzar, verifique que tiene los siguientes permisos y acceso:
- Rol de propietario del sitio de SharePoint o administrador de la colección de sitios.
- Rol de administrador global o administrador de SharePoint en el centro de administración de Microsoft 365 para cambiar la configuración de sincronización a nivel de inquilino.
- Cliente de sincronización de OneDrive versión 22.022 o posterior instalado en los dispositivos de los usuarios.
- Los usuarios deben iniciar sesión en OneDrive con su cuenta profesional o educativa.
Pasos para crear una biblioteca de departamento dedicada y bloquear la sincronización en la biblioteca predeterminada
El objetivo es crear una nueva biblioteca de documentos con el nombre del departamento y, a continuación, deshabilitar la sincronización en la biblioteca de Documentos existente para que los usuarios solo puedan sincronizar la nueva.
- Crear la biblioteca de departamento
Vaya a su sitio de SharePoint. Haga clic en Configuración (icono de engranaje) y seleccione Agregar una aplicación. Elija Biblioteca de documentos. Asigne a la biblioteca exactamente el nombre del departamento, por ejemplo “Biblioteca de Finanzas”. Haga clic en Crear. - Establecer permisos de biblioteca para romper la herencia
Abra la nueva biblioteca. Haga clic en el icono de engranaje y elija Configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Haga clic en Dejar de heredar permisos. Confirme la acción. Ahora puede conceder permisos únicos a esta biblioteca. - Conceder acceso de sincronización a la biblioteca de departamento
En la página Permisos de la biblioteca de departamento, haga clic en Conceder permisos. Agregue los usuarios o el grupo de Microsoft 365 que deben sincronizar esta biblioteca. Asigne al menos permisos de Editar o Colaborar. Los usuarios necesitan permiso de Lectura para sincronizar archivos. - Eliminar permisos de sincronización de la biblioteca predeterminada
Vaya a la biblioteca de Documentos predeterminada. Haga clic en Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Haga clic en Dejar de heredar permisos. Elimine todos los usuarios que no deban tener acceso a la biblioteca principal. Conserve solo a los administradores de la colección de sitios o a un pequeño conjunto de propietarios. Los usuarios sin permisos no pueden sincronizar la biblioteca predeterminada. - Deshabilitar el botón Sincronizar en la biblioteca predeterminada
En el centro de administración de SharePoint, expanda Directivas y haga clic en Compartir. En Vínculos de archivos y carpetas, seleccione Personas específicas (solo las personas que especifique el usuario). Este cambio no deshabilita la sincronización directamente. Para quitar el botón Sincronizar, use PowerShell o el Shell de administración de SharePoint Online. Ejecute el comandoSet-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite -DisableSync $true. Esto bloquea la sincronización para todo el sitio. Para permitir la sincronización solo en la biblioteca de departamento, debe usar el siguiente método en su lugar. - Usar una directiva de sincronización de OneDrive para incluir en la lista blanca la biblioteca de departamento
En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Salud > Sincronización (Vista previa). En Directivas, seleccione Bloquear la sincronización en bibliotecas específicas. Agregue la URL de la biblioteca predeterminada a la lista de bloqueados. Agregue la URL de la biblioteca de departamento a la lista de permitidos. Los usuarios verán el botón Sincronizar solo en la biblioteca permitida.
Si los usuarios aún ven el botón Sincronizar en la biblioteca incorrecta
El botón Sincronizar aparece en ambas bibliotecas
Si el botón Sincronizar sigue visible en la biblioteca predeterminada después de aplicar la directiva, es posible que la directiva no se haya propagado. Espere hasta 24 horas para que los cambios surtan efecto. Como alternativa, borre la caché del navegador y cierre la sesión de Office 365, luego vuelva a iniciarla. Si el problema persiste, ejecute el comando de PowerShell Set-SPOSite -Identity para deshabilitar la sincronización en todo el sitio, luego habilite la sincronización solo en la biblioteca de departamento concediendo permisos únicos y usando la lista blanca de la directiva de sincronización de OneDrive.
El cliente de sincronización de OneDrive muestra un error para la biblioteca bloqueada
Los usuarios que sincronizaron previamente la biblioteca predeterminada verán un error de sincronización o un icono de círculo rojo. Esto es esperado. Indique a los usuarios que dejen de sincronizar la biblioteca predeterminada haciendo clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema, seleccionando Configuración, haciendo clic en Cuenta y eligiendo Detener sincronización junto al sitio. Luego pueden sincronizar la biblioteca de departamento haciendo clic en Sincronizar en esa biblioteca.
Los usuarios no pueden encontrar la biblioteca de departamento en OneDrive
Si la biblioteca de departamento no aparece en la vista web de OneDrive o en el cliente de sincronización, verifique que el usuario tenga al menos permisos de Lectura en esa biblioteca. También verifique que la biblioteca no esté oculta. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada. En Documentos habilitados para el explorador, asegúrese de que la biblioteca no esté configurada como oculta.
Biblioteca predeterminada vs biblioteca de departamento: Comparación del comportamiento de sincronización
| Elemento | Biblioteca de documentos predeterminada | Biblioteca de departamento |
|---|---|---|
| Visibilidad del botón Sincronizar | Visible de forma predeterminada para todos los miembros del sitio | Visible solo si los permisos lo permiten y la directiva la incluye en la lista blanca |
| Archivos sincronizados | Todos los archivos que el usuario tiene permiso para ver | Solo los archivos de la biblioteca de departamento |
| Herencia de permisos | Hereda los permisos del sitio | Permisos únicos, separados del elemento principal |
| Control de directiva de sincronización | Bloqueada mediante el administrador de SharePoint o PowerShell | Permitida mediante la lista blanca de la directiva de sincronización de OneDrive |
| Experiencia del usuario | Puede sincronizar cientos de archivos no relacionados | Sincroniza solo los archivos relevantes del departamento |
Esta lista de verificación ofrece a los propietarios de sitios un método práctico para limitar la sincronización a una biblioteca de departamento. Primero, cree una biblioteca dedicada y rompa la herencia de permisos. Luego, bloquee la sincronización en la biblioteca predeterminada mediante una directiva de sincronización de OneDrive. Finalmente, guíe a los usuarios para detener la sincronización antigua y comenzar a sincronizar la nueva biblioteca. Para escenarios avanzados, considere usar sitios conectados a grupos de Microsoft 365 donde puede administrar permisos a nivel de grupo en lugar de a nivel de biblioteca. Esto reduce la sobrecarga administrativa mientras mantiene la sincronización restringida al contenido correcto.