La sincronización de bibliotecas de documentos de SharePoint permite a los usuarios acceder a los archivos desde el Explorador de archivos sin cambiar al navegador. Pero si habilita la sincronización sin preparación, los usuarios suelen ver errores de sincronización, accesos directos rotos o archivos faltantes. La causa principal es la estructura de la biblioteca y la longitud de las rutas de archivo que superan los límites de Windows. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para preparar su biblioteca antes de activar la sincronización, de modo que el proceso funcione para todos.
Puntos clave: Lista de verificación para la preparación de la sincronización de bibliotecas
- Limite la profundidad de las carpetas a 5 niveles: Evita errores de longitud de ruta de archivo que impiden que la sincronización se complete.
- Mantenga los nombres de archivo con menos de 100 caracteres: Evita fallos de sincronización causados por los límites de longitud de ruta de Windows.
- Elimine los caracteres no admitidos de los nombres de archivo: Caracteres como : ” ? < > | hacen que la sincronización falle silenciosamente.
- Mantenga el tamaño de la biblioteca por debajo de 300.000 elementos: Las bibliotecas grandes ralentizan la sincronización y pueden superar el umbral de la aplicación de sincronización de OneDrive.
- Verifique los permisos de los usuarios: Los usuarios necesitan al menos acceso de Lectura para sincronizar; se requiere Colaborar para cargar archivos.
Por qué la estructura de la biblioteca causa problemas de sincronización
La sincronización de SharePoint utiliza la aplicación de sincronización de OneDrive en Windows y Mac. La aplicación descarga archivos en la unidad local del usuario y mantiene los cambios sincronizados. Pero la aplicación de sincronización tiene límites técnicos que la biblioteca debe respetar.
La principal restricción es el límite de ruta de archivo de Windows de 400 caracteres. Cuando se sincroniza un archivo, su ruta completa incluye la ruta de la carpeta de sincronización local más la estructura de carpetas de SharePoint y el nombre del archivo. Si esta ruta combinada supera los 400 caracteres, el archivo no se sincroniza. Los usuarios ven un error de círculo rojo en el Explorador de archivos.
Otra restricción es el número total de elementos en la biblioteca. La aplicación de sincronización de OneDrive puede manejar hasta 300.000 archivos en todas las bibliotecas sincronizadas. Si una sola biblioteca tiene más de 300.000 elementos, la aplicación de sincronización puede dejar de procesar nuevos cambios o mostrar “Procesando cambios” indefinidamente.
Los caracteres del nombre de archivo también importan. Windows prohíbe estos caracteres en los nombres de archivo: : ” ? < > |. SharePoint los permite en la vista del navegador, pero la aplicación de sincronización no puede crear archivos con esos caracteres localmente. La aplicación de sincronización omite esos archivos sin avisar al usuario.
Finalmente, los permisos de usuario afectan la sincronización. La sincronización funciona solo si el usuario tiene al menos acceso de Lectura a la biblioteca. Si los permisos cambian después de habilitar la sincronización, el usuario puede ver archivos obsoletos o recibir errores de acceso denegado.
Lista de verificación para preparar su biblioteca de SharePoint para la sincronización
Siga estos pasos en orden antes de habilitar la sincronización para cualquier biblioteca de documentos. Cada paso aborda uno de los puntos de fallo comunes descritos anteriormente.
- Verifique la profundidad de las carpetas y la longitud de la ruta de archivo
Abra la biblioteca en SharePoint. Navegue hasta la subcarpeta más profunda. Anote la estructura de carpetas. La ruta total desde la raíz de la biblioteca hasta el archivo más profundo no debe superar los 5 niveles. Si lo hace, reestructure las carpetas para reducir la profundidad. Use el centro de administración de SharePoint > Sitios activos > seleccione su sitio > Bibliotecas de documentos para ver la longitud de la ruta de la biblioteca para todos los elementos. - Cambie el nombre de los archivos con nombres largos
Use SharePoint > Configuración de la biblioteca > Más configuraciones de biblioteca > Configuración de vista por ubicación para ordenar los archivos por longitud de nombre. Alternativamente, exporte el contenido de la biblioteca a Excel y verifique la función LEN en los nombres de archivo. Cambie el nombre de cualquier archivo que supere los 100 caracteres. Un máximo seguro es de 80 caracteres para dejar espacio para el prefijo de la carpeta de sincronización local. - Elimine los caracteres no admitidos de los nombres de archivo y carpetas
Use SharePoint > Configuración de la biblioteca > Más configuraciones de biblioteca > Administrar archivos que no tienen versión insertada para localizar archivos con caracteres no válidos. Los caracteres que debe eliminar son : ” ? < > |. Use la función de cambio de nombre del navegador para reemplazar o eliminar estos caracteres. Hágalo también para los nombres de carpetas. - Reduzca el recuento de elementos de la biblioteca por debajo de 300.000
Verifique el recuento de elementos en SharePoint > Configuración de la biblioteca > Más configuraciones de biblioteca > Número total de elementos. Si el recuento supera los 200.000, planifique archivar archivos antiguos. Cree una biblioteca separada llamada “Archive” y mueva allí los archivos con más de 12 meses de antigüedad. Use SharePoint > Configuración de la biblioteca > Configuración de directivas de administración de información para automatizar el archivado de archivos. - Verifique los permisos de usuario para la biblioteca
En SharePoint, seleccione la biblioteca > Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Asegúrese de que todos los usuarios que necesitan sincronizar tengan al menos permiso de Lectura. Para los usuarios que necesitan cargar archivos, asigne permiso de Colaborar. Use el centro de administración de SharePoint > Sitios activos > seleccione su sitio > Permisos del sitio para verificar las pertenencias a grupos. - Habilite el control de versiones y establezca una directiva de retención
En SharePoint > Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones, habilite el control de versiones principales con un límite de 100 versiones. Esto evita el aumento de almacenamiento que ralentiza la sincronización. También establezca una directiva de retención a través del portal de cumplimiento de Microsoft Purview > Directivas > Retención para eliminar automáticamente los archivos después de un período establecido. - Pruebe la sincronización con un grupo pequeño de usuarios
Cree una biblioteca de prueba con 50 archivos. Pida a 2 o 3 usuarios que la sincronicen usando la aplicación de sincronización de OneDrive. Supervise si hay errores en el icono de sincronización de OneDrive > Ver problemas de sincronización. Corrija cualquier problema antes de habilitar la sincronización para la biblioteca completa.
Qué hacer si la sincronización aún tiene problemas después de la preparación
La aplicación de sincronización de OneDrive muestra “Procesando cambios” durante más de 24 horas
Esto generalmente significa que la biblioteca tiene más de 300.000 elementos o que hay conflictos de nombres de archivo. Abra la configuración de OneDrive > Cuenta > Elegir carpetas y detenga la sincronización de la biblioteca. Luego vuelva a sincronizar solo las carpetas de nivel superior que los usuarios necesitan. Alternativamente, cree varias bibliotecas más pequeñas y sincronice cada una por separado.
Los usuarios ven el error “Acceso denegado” al intentar sincronizar
El usuario ha perdido el permiso de Lectura en la biblioteca. Verifique SharePoint > Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Si el usuario se elimina del grupo de miembros del sitio, vuelva a agregarlo. También verifique si la biblioteca tiene permisos únicos que anulan los permisos del sitio.
Los archivos sincronizados muestran un círculo rojo con una X blanca
Este error ocurre cuando un nombre de archivo contiene caracteres no admitidos o la ruta es demasiado larga. Use el icono de sincronización de OneDrive > Ver problemas de sincronización para ver la ruta exacta del archivo. Cambie el nombre del archivo en SharePoint para eliminar caracteres o acortar la ruta. La aplicación de sincronización volverá a intentarlo automáticamente en 15 minutos.
La sincronización se detiene después de mover una carpeta a una nueva ubicación
Mover carpetas en SharePoint puede romper la relación de sincronización. Los usuarios deben detener la sincronización de la biblioteca y volver a sincronizarla. En la configuración de OneDrive > Cuenta, seleccione la biblioteca y haga clic en Detener sincronización. Luego vaya a la biblioteca en SharePoint y haga clic en Sincronizar de nuevo. Todos los archivos se volverán a descargar.
| Elemento | Antes de la preparación | Después de la preparación |
|---|---|---|
| Profundidad de carpetas | Hasta 10 niveles | Máximo 5 niveles |
| Longitud del nombre de archivo | Más de 200 caracteres | Máximo 100 caracteres |
| Caracteres no admitidos | Presentes en nombres de archivo | Eliminados de todos los nombres |
| Recuento de elementos de la biblioteca | Más de 500.000 elementos | Menos de 300.000 elementos |
| Permisos de usuario | Mixtos o desconocidos | Lectura o Colaborar asignados |
Después de completar la lista de verificación, su biblioteca está lista para la sincronización. Los usuarios pueden sincronizar archivos desde el Explorador de archivos sin errores. La aplicación de sincronización de OneDrive manejará los cambios de manera confiable. Para un control avanzado, use el centro de administración de SharePoint > Configuración de sincronización para limitar la sincronización a bibliotecas o grupos específicos.