Solución rápida: Abra Administración de impresión (printmanagement.msc). Haga clic derecho en la impresora → Propiedades → pestaña Seguridad → quite el permiso Administrar esta impresora del grupo Usuarios. Los usuarios aún pueden imprimir pero no pueden cambiar los valores predeterminados de la impresora. Para valores predeterminados por documento a través de Preferencias de impresión (a nivel del sistema): ajuste como administrador.

Usted establece los valores predeterminados: B&N, doble cara, modo borrador para ahorrar costos. Los usuarios cambian a color, una cara. Establecer permisos restringe lo que los usuarios pueden modificar. Administración de impresión ofrece un control más preciso que Configuración.

Síntoma: Desea bloquear la configuración de la impresora (valores predeterminados, funciones permitidas) en una PC Windows compartida para que los usuarios no puedan cambiarla.
Afecta a: Windows 11 Pro/Enterprise con impresoras compartidas.
Tiempo de solución: ~15 minutos.

Qué causa esto

De forma predeterminada, los usuarios con acceso a la impresora pueden modificar las Preferencias de impresión (por usuario) e incluso los Valores predeterminados de impresión (a nivel del sistema). Para entornos donde desea configuraciones controladas por el administrador (oficinas, escuelas, PC familiar), quite el permiso “Administrar esta impresora” del usuario mientras mantiene el acceso “Imprimir”.

Método 1: Quitar el permiso “Administrar” para los usuarios

La ruta estándar.

Busque en el menú Inicio Administración de impresión. (Función de Pro/Enterprise; Home no la tiene).
Navegue a Servidores de impresión → [local PC] → Impresoras.
Haga clic derecho en la impresora → Propiedades.
Cambie a la pestaña Seguridad.
Para el grupo Todos o Usuarios: desmarque Administrar esta impresora y Administrar documentos. Mantenga Imprimir marcado.
Haga clic en Aplicar.
Ahora los usuarios pueden imprimir pero no pueden modificar la configuración de la impresora a través de Preferencias de impresión. Ven el cuadro de diálogo de configuración atenuado.
Para anulaciones por documento a través del cuadro de diálogo Imprimir de la aplicación: aún es posible (por ejemplo, el usuario puede elegir color/B&N por trabajo). Use Valores predeterminados de impresión para bloquear esos también — consulte el Método 2.

Este es el bloqueo básico.

Método 2: Bloquear funciones específicas mediante Valores predeterminados de impresión

Para evitar funciones específicas incluso por impresión.

Abra Configuración → Bluetooth y dispositivos → Impresoras y escáneres → [printer] → Propiedades de la impresora.
Haga clic en la pestaña Avanzado → Valores predeterminados de impresión.
Establezca: Modo de color — Blanco y negro. Dúplex — Doble cara. Calidad — Borrador. Papel — Normal.
Haga clic en Aplicar → Aceptar.
Estos valores predeterminados se aplican a todos los usuarios de la PC. Los usuarios aún ven la opción de cambiar por trabajo, pero comienzan desde sus valores predeterminados bloqueados.
Para un bloqueo más fuerte: en algunos controladores de impresora (HP, Canon), Valores predeterminados de impresión tiene una opción Restringir uso de color. Use eso.
Para Directiva de grupo en Pro: gpedit.msc → Configuración del equipo → Plantillas administrativas → Impresoras. Varias restricciones disponibles (bloquear funciones específicas, forzar valores predeterminados).

Esto va más allá de solo permisos.

Método 3: Usar Directiva de grupo para bloqueo total

Para entornos empresariales.

Abra Editor de directivas de grupo (gpedit.msc) en Pro/Enterprise.
Navegue a Configuración de usuario → Plantillas administrativas → Panel de control → Impresoras.
Establezca Impedir la adición de impresoras = Habilitado (los usuarios no pueden agregar nuevas impresoras).
Establezca Impedir la eliminación de impresoras = Habilitado.
Navegue a Configuración del equipo → Plantillas administrativas → Impresoras:
- Configurar la implementación automática solo de impresoras aprobadas.
- Ocultar los asistentes de impresora a los usuarios.
- Deshabilitar la instalación de controladores de impresora por parte de no administradores.
Ejecute gpupdate /force.
Para entornos de Active Directory: la Directiva de grupo se aplica a los usuarios del dominio. Configure en el controlador de dominio.
Para administrados por Intune: Perfil de configuración con las mismas directivas de impresora.

Esta es la ruta correcta para entornos corporativos.

Cómo verificar que la solución funcionó

Inicie sesión como usuario no administrador. Abra las Preferencias de impresión de la impresora. El cuadro de diálogo de configuración se abre pero las opciones son de solo lectura o están atenuadas.
Imprima un trabajo de prueba. Usa los valores predeterminados bloqueados (B&N, doble cara, etc.).
El usuario no puede agregar/quitar la impresora sin derechos de administrador.

Si nada de esto funciona

Si los usuarios aún eluden: Imprimir a PDF: los usuarios pueden “imprimir” a Microsoft Print to PDF, guardar como PDF y luego abrirlo en cualquier visor. Salida diferente. Para impresión específica de la aplicación: algunas aplicaciones (Photoshop, software de diseño) tienen sus propias rutas de impresión que omiten el cuadro de diálogo de impresión estándar. Se necesita bloqueo a nivel de aplicación. Para usuarios con derechos de administrador: pueden anular cualquier configuración. Limite el acceso de administrador. Para impresoras de red: bloquee la configuración en el lado del servidor de impresión, no en el cliente. Control centralizado. Último recurso: use software de monitoreo de costos: PaperCut o similar rastrea las impresiones por usuario, alerta/limita el uso excesivo.

En resumen: Administración de impresión → Propiedades de la impresora → pestaña Seguridad → quite el permiso Administrar del grupo Usuarios. Establezca los valores predeterminados a través de Valores predeterminados de impresión. Directiva de grupo para bloqueo empresarial.