Si ha usado Copilot en Outlook clásico para preparar reuniones, es posible que haya notado que la característica funciona de manera diferente en el nuevo Outlook. En Outlook clásico, Copilot podía generar un resumen de preparación de la reunión con puntos de la agenda, notas de los asistentes e hilos de correo electrónico recientes. En el nuevo Outlook, Microsoft rediseñó la interfaz de Copilot y eliminó o reubicó varias características. Este artículo explica exactamente qué cambió, qué sigue disponible y cómo acceder a las herramientas de preparación de reuniones restantes.
Puntos clave: preparación de reuniones con Copilot en Outlook clásico vs. nuevo
- Cambio de ubicación del botón Copilot: En Outlook clásico, el botón Copilot aparece en la cinta de opciones; en el nuevo Outlook, está en la pestaña Inicio o dentro de la ventana de la reunión.
- Se eliminó el comando “Preparar reunión”: El botón dedicado “Preparar” ya no existe; use el panel de Copilot y escriba “resumir esta reunión”.
- Sin agenda ni notas de asistentes generadas automáticamente: Copilot en el nuevo Outlook no rellena previamente los puntos de la agenda ni el contexto de los asistentes a menos que se lo solicite explícitamente.
Qué hacía la preparación de reuniones con Copilot en Outlook clásico
En Outlook clásico, Copilot ofrecía una característica dedicada de preparación de reuniones. Al abrir una invitación de reunión o un elemento del calendario, un botón de Copilot en la cinta de opciones proporcionaba el comando “Preparar reunión”. Después de hacer clic, Copilot analizaba automáticamente la solicitud de reunión, el organizador, los asistentes y los hilos de correo electrónico recientes. Luego generaba un resumen que incluía:
- Puntos de la agenda extraídos del cuerpo de la reunión
- Conversaciones de correo electrónico recientes con los asistentes
- Documentos compartidos adjuntos a la reunión
- Puntos de conversación sugeridos según el asunto y las respuestas anteriores
El resumen aparecía en un panel lateral y se podía copiar o insertar en un nuevo correo electrónico. Esta característica se basaba en el marco de complementos de Outlook clásico y en el servicio Microsoft 365 Copilot.
Los requisitos previos para usar la preparación de reuniones con Copilot en Outlook clásico incluían una licencia de Microsoft 365 Copilot, Outlook clásico versión 2304 o posterior y un buzón de Exchange Online conectado. La característica funcionaba con cualquier elemento del calendario que tuviera al menos otro asistente.
Qué cambió en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook, también llamado versión preliminar de Outlook para Windows, usa una arquitectura basada en web. Microsoft reescribió la integración de Copilot para alinearla con la nueva interfaz. Los siguientes cambios afectan la preparación de reuniones:
Ubicación del botón Copilot
En Outlook clásico, el botón Copilot estaba en la cinta de opciones en la parte superior de la ventana de la reunión. En el nuevo Outlook, el botón Copilot aparece en la pestaña Inicio de la ventana principal, no dentro del formulario de la reunión. Para acceder a Copilot durante una reunión, debe abrir el elemento de la reunión y luego hacer clic en el botón “Copilot” en la pestaña Inicio. Esto abre un panel flotante de Copilot en el lado derecho de la pantalla.
Sin comando dedicado “Preparar reunión”
La opción “Preparar reunión” ya no existe como botón independiente. En su lugar, debe escribir una indicación en lenguaje natural en el panel de Copilot. Por ejemplo, escriba “resumir esta reunión” o “dame una breve descripción general de los asistentes y la agenda”. Copilot responde con un resumen de texto, pero no extrae automáticamente los puntos de la agenda ni los correos electrónicos recientes a menos que se lo pida específicamente.
Contexto automático reducido
En Outlook clásico, Copilot recopilaba automáticamente el contexto del cuerpo de la reunión, el organizador y los asistentes. En el nuevo Outlook, Copilot solo procesa el elemento de reunión que tiene abierto. No examina automáticamente su buzón en busca de hilos o documentos relacionados. Debe indicarle que busque información adicional, y los resultados pueden ser menos completos.
Experiencia en panel vs. en línea
Outlook clásico mostraba el resumen de preparación en un panel lateral que permanecía abierto mientras trabajaba. El nuevo Outlook abre un panel flotante de Copilot que puede cambiar de tamaño y mover, pero se cierra al cambiar a un elemento diferente. Este cambio afecta la forma en que revisa el contenido de preparación mientras lee los detalles de la reunión.
Pasos para usar la preparación de reuniones con Copilot en el nuevo Outlook
Aunque el botón dedicado ya no está, aún puede obtener un resumen de la reunión siguiendo estos pasos.
- Abra el elemento de la reunión
Haga doble clic en la reunión en su calendario para abrirla en una ventana separada. Un solo clic en el panel de lectura puede no mostrar el botón Copilot. - Haga clic en el botón Copilot en la pestaña Inicio
En la ventana de la reunión, mire la barra de herramientas en la parte superior. Haga clic en la pestaña Inicio si aún no está seleccionada. Haga clic en el icono de Copilot, que parece un diamante morado. El panel de Copilot se abre en el lado derecho. - Escriba una indicación para la preparación de la reunión
En el cuadro de texto de Copilot, escriba una solicitud clara. Para obtener mejores resultados, use indicaciones como “Resume esta reunión y enumera los puntos de la agenda” o “¿Cuáles son los puntos clave de la descripción de la reunión y los correos electrónicos de los asistentes?”. Presione Entrar para enviar la indicación. - Revise y copie la respuesta
Copilot genera una respuesta de texto en el panel. Puede copiar el texto seleccionándolo y presionando Ctrl+C. También puede hacer clic en el icono de copiar en la parte superior del área de respuesta de Copilot. - Cierre el panel de Copilot
Haga clic en el icono X en la esquina superior derecha del panel de Copilot para cerrarlo. El panel no guarda su historial, así que copie cualquier información que necesite antes de cerrarlo.
Problemas comunes y soluciones alternativas
El botón Copilot no aparece en el nuevo Outlook
Si no ve el botón Copilot, verifique que tiene asignada una licencia de Microsoft 365 Copilot. También confirme que está usando la versión más reciente del nuevo Outlook. Vaya a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora. Después de actualizar, reinicie Outlook. Si el botón aún no aparece, es posible que el administrador de su inquilino haya deshabilitado Copilot para ciertos usuarios.
La respuesta de Copilot no incluye el contexto de los asistentes
Copilot en el nuevo Outlook no obtiene automáticamente correos electrónicos de los asistentes ni del organizador. Si necesita información sobre conversaciones recientes, agregue esa solicitud a su indicación. Por ejemplo, escriba “Resume esta reunión e incluye hilos de correo electrónico recientes de los asistentes”. Copilot buscará en su buzón mensajes relacionados, pero los resultados pueden limitarse a los últimos 30 días.
El panel de Copilot se cierra al cambiar de elemento
El panel flotante de Copilot en el nuevo Outlook está vinculado al elemento abierto actualmente. Si cambia a otra reunión o correo electrónico, el panel se cierra y pierde cualquier contenido no guardado. Para conservar el resumen de preparación, cópielo en una nota o en un nuevo correo electrónico antes de cambiar. Como alternativa, use la Herramienta de recortes de Windows para capturar el contenido del panel.
Sin opción para insertar el resumen de preparación en un correo electrónico
En Outlook clásico, podía hacer clic en “Insertar en correo electrónico” para pegar el resumen de preparación en un nuevo mensaje. El nuevo Outlook no tiene este botón. Después de que Copilot genere la respuesta, copie manualmente el texto y péguelo en un nuevo correo electrónico o en un documento de Word.
Preparación de reuniones con Copilot en Outlook clásico vs. nuevo Outlook: diferencias clave
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Ubicación del botón Copilot | Cinta de opciones dentro de la ventana de la reunión | Pestaña Inicio en la ventana de la reunión |
| Botón dedicado “Preparar” | Sí | No — debe escribir una indicación |
| Recopilación automática de contexto | Examina la reunión, los asistentes y el buzón | Solo procesa el elemento de reunión abierto |
| Comportamiento del panel | El panel lateral permanece abierto entre elementos | El panel flotante se cierra al cambiar de elemento |
| Opción Insertar en correo electrónico | Sí | No — se requiere copiar y pegar manualmente |
| Indicación requerida | Opcional para un resumen básico | Requerida para toda salida |
La tabla muestra que el nuevo Outlook ofrece menos automatización para la preparación de reuniones. Debe escribir una indicación para cada resumen y pierde la extracción automática de la agenda que ofrecía Outlook clásico. Sin embargo, el panel de Copilot en el nuevo Outlook admite indicaciones más flexibles, por lo que puede solicitar detalles específicos como “enumera todos los elementos de acción de esta reunión” o “muéstrame la hora y la ubicación”.
Si depende en gran medida de la característica de preparación automática de reuniones, considere volver temporalmente a Outlook clásico. Vaya al conmutador de configuración del nuevo Outlook en la parte superior derecha de la ventana y seleccione “Cambiar a Outlook clásico”. Outlook clásico conservará la funcionalidad original de preparación de reuniones con Copilot hasta que Microsoft actualice el nuevo Outlook con una característica comparable.
Ahora puede usar Copilot en el nuevo Outlook para preparar reuniones escribiendo indicaciones específicas. La característica es menos automatizada que en Outlook clásico, pero aún proporciona resúmenes de reuniones y contexto de los asistentes si lo solicita. Para un flujo de trabajo más rápido, guarde un conjunto de indicaciones comunes en un archivo de texto y cópielas en el panel de Copilot. Esta solución alternativa reduce el tiempo dedicado a escribir solicitudes repetitivas.