Necesita demostrar quién accedió a un documento de Word compartido y cuándo para una auditoría de cumplimiento. Word registra la actividad de coautoría a través de la auditoría de Microsoft 365, pero no muestra un registro simple en la aplicación. Este artículo explica cómo habilitar y usar Microsoft Purview Audit para revisar el acceso a documentos y los eventos de coautoría. Aprenderá los pasos exactos para generar un informe de auditoría para cualquier archivo de Word almacenado en OneDrive o SharePoint.
Puntos clave: Auditoría del acceso de coautoría en Word en Microsoft 365
- Microsoft Purview Audit (Estándar): Captura eventos de acceso a archivos, unión de coautor y edición para todos los documentos de Word en OneDrive o SharePoint.
- Búsqueda en el registro de auditoría en Microsoft 365 Defender: La única forma de recuperar el historial de coautoría: Word no tiene un registro de acceso a documentos integrado.
- Audit (Premium) con IP de usuario y actividad detallada: Necesario si su política de cumplimiento exige registrar marcas de tiempo exactas y direcciones IP de usuario para cada acceso.
Cómo registra Microsoft 365 el acceso de coautoría para documentos de Word
Cuando un usuario abre, edita o coautoriza un documento de Word almacenado en OneDrive o SharePoint, Microsoft 365 genera un evento de auditoría. Estos eventos se almacenan en el registro de auditoría de Microsoft Purview durante un máximo de 180 días con la licencia Estándar o hasta 10 años con Audit (Premium). El registro de auditoría registra el usuario que realizó la acción, la hora exacta en UTC, el nombre y la ubicación del archivo, la dirección IP y el tipo de actividad. Los eventos de coautoría aparecen como “Co-author: Document modified” o “Co-author: User joined document”. No puede ver este historial dentro de Word: debe usar el portal de Microsoft 365 Defender o el portal de cumplimiento de Purview para buscar y exportar el registro.
Requisitos previos para auditar el acceso a documentos de Word
Antes de poder recuperar cualquier dato de auditoría, su organización debe cumplir los siguientes requisitos:
- Una suscripción a Microsoft 365 E3, E5 o equivalente que incluya Microsoft Purview Audit (Estándar).
- El archivo debe almacenarse en OneDrive for Business o SharePoint Online. Los archivos locales o compartidos en red no generan eventos de auditoría.
- La característica de auditoría debe estar habilitada en el portal de Microsoft 365 Defender. Está activada de forma predeterminada para la mayoría de los inquilinos, pero verifíquela en Audit > Audit settings.
- Necesita el rol View-Only Audit Logs o el rol Audit Logs asignado en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
Pasos para auditar el historial de acceso a documentos de coautoría en Word
Siga estos pasos para generar un informe de cumplimiento para un documento de Word específico.
- Abra el portal de Microsoft 365 Defender
Vaya ahttps://security.microsoft.come inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de registro de auditoría. En la navegación izquierda, expanda Audit y seleccione Audit log search. - Establezca el intervalo de fechas para la consulta de auditoría
En el campo Date range, seleccione un intervalo personalizado que cubra el período que necesita auditar. Para auditorías de cumplimiento, elija las fechas de inicio y fin que coincidan con el período de revisión. Haga clic en Apply. - Configure los criterios de búsqueda para el acceso a documentos de Word
En Activities, escriba o seleccione las siguientes actividades:Accessed file,Co-author: Document modified,Co-author: User joined document,File syncedyFile downloaded. Deje el campo Users en blanco para capturar todos los usuarios, o introduzca direcciones de correo electrónico de usuarios específicos. - Agregue la URL del documento de Word como filtro de archivo
En File, folder, or site, pegue la URL completa del documento de Word. Puede obtener esta URL abriendo el documento en Word Online, haciendo clic en Share y copiando el vínculo. Este filtro garantiza que los resultados de la auditoría muestren solo eventos de ese archivo específico. - Ejecute la búsqueda y revise los resultados
Haga clic en Search. El portal mostrará todos los eventos de auditoría coincidentes. Cada fila muestra la fecha y la hora en UTC, el usuario, la actividad y el nombre del archivo. Haga clic en cualquier fila para ver los detalles completos, incluida la dirección IP y la cadena de agente de usuario. - Exporte el registro de auditoría a un archivo CSV
En la página de resultados de búsqueda, haga clic en Export all results. El portal descarga un archivo CSV que incluye todas las columnas del registro de auditoría. Abra el CSV en Excel para filtrar, ordenar e imprimir el informe para su documentación de cumplimiento.
Si el registro de auditoría no muestra resultados para un documento de Word
La auditoría no está habilitada
En el portal de Microsoft 365 Defender, vaya a Audit > Audit settings y confirme que la auditoría está activada. Si está desactivada, actívela y espere hasta 30 minutos para que la configuración surta efecto. Solo aparecerán los eventos generados después de la fecha de habilitación.
El documento está almacenado en una ubicación que no admite auditoría
Los archivos de Word almacenados en una unidad local, un recurso compartido de red o un servicio en la nube de terceros como Dropbox no generan eventos de auditoría. El archivo debe residir en OneDrive for Business o SharePoint Online. Mueva el documento a una ubicación compatible y vuelva a intentar la búsqueda de auditoría.
El usuario no tiene permiso para ver los registros de auditoría
Su cuenta debe tener el rol View-Only Audit Logs o el rol Audit Logs. Si no puede ver ningún resultado, pida a su administrador global de Microsoft 365 que asigne el rol adecuado en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en Roles.
Microsoft Purview Audit Estándar vs Premium para la auditoría de documentos de Word
| Elemento | Audit (Estándar) | Audit (Premium) |
|---|---|---|
| Licencia requerida | Microsoft 365 E3, Business Premium o equivalente | Microsoft 365 E5, E5 Compliance o complemento |
| Período de retención | 180 días | 1 año (hasta 10 años con política personalizada) |
| Dirección IP del usuario | Incluida | Incluida |
| Eventos de unión de coautor | Sí, actividad básica | Sí, con información detallada de la sesión |
| Exportación mediante API | Sí, limitada a 50.000 registros | Sí, sin límite con la API de actividad de administración de Office 365 |
Audit (Estándar) es suficiente para la mayoría de las revisiones de cumplimiento del acceso de coautoría en Word. Actualice a Audit (Premium) si necesita una retención más prolongada o datos de sesión más granulares para descubrimiento legal.
Ahora puede generar un informe de auditoría completo para cualquier documento de Word almacenado en OneDrive o SharePoint usando el portal de Microsoft 365 Defender. Ejecute la búsqueda de auditoría con la URL del archivo específico para aislar los eventos de un solo documento. Para comprobaciones de cumplimiento recurrentes, guarde la consulta de búsqueda como plantilla en el portal para evitar volver a introducir los criterios cada vez.