Los documentos legales como escritos y memorandos suelen requerir una tabla de autoridades que enumere todos los casos, estatutos y otras fuentes citadas. Compilar esta lista manualmente consume mucho tiempo y es propenso a errores. Word ofrece una función integrada de tabla de autoridades que recopila automáticamente las citas y las formatea en una tabla estructurada. Este artículo explica cómo marcar citas en su documento y generar una tabla de autoridades profesional.
Puntos clave: Cómo crear una tabla de autoridades en Word
- Cuadro de diálogo Marcar cita (Alt+Shift+I): Etiqueta cada cita con su categoría y texto completo para que Word pueda recopilarla automáticamente.
- Insertar tabla de autoridades (Referencias > Tabla de autoridades > Insertar tabla de autoridades): Genera la lista final formateada según todas las citas marcadas en el documento.
- Gestión de categorías (cuadro de diálogo Marcar cita > botón Categoría): Permite asignar citas a grupos como Casos, Estatutos o Reglas para obtener un resultado organizado.
Descripción general de la función de tabla de autoridades
La función de tabla de autoridades funciona escaneando un documento en busca de entradas de citas marcadas especialmente. Cada cita se etiqueta con una categoría y el texto completo de la cita. Después de marcar todas las citas, se inserta la tabla en la ubicación deseada. Word recopila entonces todas las citas marcadas, las ordena por categoría y alfabéticamente dentro de cada categoría, y las formatea según el estilo elegido. La función admite hasta 16 categorías personalizadas, aunque Word proporciona categorías predeterminadas como Casos, Estatutos y Reglas. No se requiere software ni complementos adicionales.
Pasos para marcar citas e insertar una tabla de autoridades
Siga estos pasos para marcar cada cita en su documento y luego generar la tabla. Recorra todo el documento antes de insertar la tabla.
- Seleccione la primera cita en su documento
Resalte el texto completo de la cita, incluido el nombre del caso, el volumen, el repertorio y el número de página. Por ejemplo, seleccione Smith v. Jones, 123 F.3d 456 (9th Cir. 2020). - Abra el cuadro de diálogo Marcar cita
Presione Alt+Shift+I. Como alternativa, vaya a la pestaña Referencias y haga clic en Marcar cita en el grupo Tabla de autoridades. Aparece el cuadro de diálogo Marcar cita. - Establezca la categoría de la cita
En el cuadro de diálogo Marcar cita, haga clic en el botón Categoría. Seleccione la categoría adecuada, como Casos, Estatutos o Reglas. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Categoría. - Edite la forma abreviada de la cita
En el campo Cita corta, escriba una versión concisa de la cita que aparecerá en la tabla. Por ejemplo, escriba Smith v. Jones, 123 F.3d 456. Esta forma corta se utiliza para ordenar y para marcas posteriores. - Marque la cita
Haga clic en Marcar para etiquetar solo esta instancia. Haga clic en Marcar todo para etiquetar todas las apariciones idénticas en el documento. Word agrega códigos de campo ocultos alrededor de cada cita marcada. - Repita el proceso para cada cita del documento
Recorra todo el documento. Seleccione cada cita y presione Alt+Shift+I. Use la misma forma abreviada de cita para citas idénticas para que Word las agrupe correctamente. - Coloque el cursor donde aparecerá la tabla
Vaya al inicio del documento o a la página de la tabla de autoridades. Presione Ctrl+Enter para insertar un salto de página si es necesario. - Inserte la tabla de autoridades
Vaya a la pestaña Referencias. En el grupo Tabla de autoridades, haga clic en Insertar tabla de autoridades. Se abre el cuadro de diálogo Tabla de autoridades. - Elija las opciones de formato
En el cuadro de diálogo, seleccione un formato de la lista Formatos: Clásico, Formal, Sencillo o Desde plantilla. Marque Usar passim si desea reemplazar cinco o más referencias de página con la palabra passim. Marque Mantener formato original para conservar la negrita o la cursiva en las citas. Haga clic en Aceptar. - Actualice la tabla después de editar citas
Si agrega o cambia citas más adelante, haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione Actualizar campo. Elija Actualizar toda la tabla para reconstruir la lista.
Errores comunes y limitaciones
Las citas no aparecen en la tabla
La causa más común es no marcar las citas con el cuadro de diálogo Marcar cita. Simplemente escribir el texto de la cita no la agrega a la tabla. Use Alt+Shift+I en cada cita. Verifique también que la categoría de la cita marcada coincida con la categoría seleccionada en el cuadro de diálogo Insertar tabla de autoridades. Si inserta la tabla solo para Casos, las citas marcadas como Estatutos no aparecerán.
La tabla muestra entradas duplicadas para la misma cita
Esto ocurre cuando la forma abreviada de la cita difiere entre marcas. Por ejemplo, marcar una instancia como Smith v. Jones, 123 F.3d 456 y otra como Smith v. Jones crea dos entradas separadas. Use exactamente la misma forma abreviada de cita para cada marca de la misma fuente. Para corregir duplicados, elimine la tabla, corrija las formas cortas en el cuadro de diálogo Marcar cita y vuelva a insertar la tabla.
Faltan números de página o son incorrectos
Word usa el número de página donde se encuentra el campo de cita, no donde aparece el texto de la cita. Si marca una cita que abarca un salto de página, el código de campo puede hacer referencia a la página incorrecta. Para resolverlo, marque la cita en la página donde comienza. También puede editar manualmente el código de campo, pero esto es propenso a errores. El enfoque más seguro es marcar cada cita en su inicio.
La tabla no se actualiza después de agregar nuevas citas
La tabla es un código de campo, no una lista estática. Haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione Actualizar campo, o presione F9 mientras la tabla está seleccionada. Elija Actualizar toda la tabla para incluir todas las citas recién marcadas. Si la tabla aún no se actualiza, verifique que las nuevas citas se hayan marcado con el cuadro de diálogo Marcar cita y que la forma corta coincida con las entradas existentes.
Tabla de autoridades vs. lista manual de citas
| Característica | Tabla de autoridades | Lista manual |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | Moderado: requiere marcar cada cita | Rápido al principio, pero lento de mantener |
| Exactitud | Alta: recopila automáticamente todas las citas marcadas | Baja: es fácil omitir o duplicar entradas |
| Esfuerzo de actualización | Un clic: Actualizar campo | Revisión y reordenación manual completas |
| Ordenación | Automática por categoría y alfabéticamente | Requiere ordenación manual |
| Compatibilidad con categorías | Hasta 16 categorías | Ninguna: usted crea las categorías manualmente |
La función de tabla de autoridades ahorra mucho tiempo en documentos legales extensos. Al marcar las citas de forma coherente y usar el sistema de categorías integrado, puede generar una tabla precisa que se actualiza automáticamente. Para optimizar aún más su flujo de trabajo, considere crear una plantilla personalizada con estilos de cita predefinidos. En documentos complejos, use la opción Marcar todo para etiquetar citas repetidas en un solo paso.