Cómo establecer el color de revisión de Word por usuario mediante la anulación de propiedades del documento

Desea que cada colaborador que edite un documento de Word vea sus cambios registrados en un color específico, pero Word asigna colores automáticamente según el nombre del autor. De forma predeterminada, Word utiliza el nombre de usuario almacenado en Opciones de Word para asignar un color único de una paleta fija. Este artículo explica cómo anular ese comportamiento mediante la característica de anulación de propiedades del documento, para que pueda forzar un color de revisión específico para cada usuario.

Cómo asigna Word los colores de revisión de forma predeterminada

Cuando activa Control de cambios en Word, las inserciones y eliminaciones de cada editor aparecen en un color diferente. Word utiliza el nombre del autor almacenado en Archivo > Opciones > General > Personalizar su copia de Microsoft Office. Si dos usuarios tienen el mismo nombre, Word les asigna el mismo color. Word tiene una paleta predefinida de ocho colores. Después del octavo autor único, los colores se repiten. Este comportamiento predeterminado funciona para equipos pequeños, pero se vuelve confuso cuando muchas personas editan el mismo documento.

La característica de anulación de propiedades del documento le permite omitir esta asignación automática de colores. Agrega una propiedad personalizada al documento que asigna un nombre de usuario específico a un color específico. Cuando ese usuario abre el documento y realiza cambios registrados, Word utiliza el color que especificó en lugar del color predeterminado de la paleta. Esta característica está disponible en Word 2016 y versiones posteriores para Windows y Mac.

Requisitos previos para usar la anulación de propiedades del documento

Antes de comenzar, confirme lo siguiente:

• El documento está guardado en formato .docx. La anulación no funciona con archivos .doc o .dotm.
• Tiene el nombre de usuario exacto tal como aparece en el campo de autor del documento. Para verificarlo, vaya a Archivo > Información y busque en Personas relacionadas.
• Conoce el código de color hexadecimal para el color de revisión deseado. Use un valor hexadecimal estándar de seis dígitos como FF0000 para rojo o 00FF00 para verde. No incluya el símbolo de almohadilla.
• Tiene acceso de escritura a las propiedades del documento. En un entorno compartido, es posible que necesite permisos de propietario.

Pasos para establecer un color de revisión personalizado para un usuario específico

Siga estas instrucciones para agregar una anulación de propiedades del documento que fuerce un color de revisión específico para un usuario. Repita el proceso para cada usuario adicional que desee personalizar.

1. Abra el cuadro de diálogo Propiedades del documento
   Haga clic en Archivo > Información. En el panel derecho, haga clic en Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas en el menú desplegable. Se abre el cuadro de diálogo titulado “Propiedades de nombre de documento”.
2. Cambie a la pestaña Personalizar
   En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Personalizar. Verá una lista de propiedades personalizadas existentes si se agregaron anteriormente.
3. Ingrese el nombre de la propiedad
   En el campo Nombre, escriba RevisionColor. La ortografía y el uso de mayúsculas deben coincidir exactamente. Word reconoce este nombre de propiedad específico para aplicar la anulación de color.
4. Seleccione el tipo
   En el menú desplegable Tipo, elija Texto. El valor que ingrese en el siguiente paso debe ser una cadena de texto sin formato.
5. Ingrese el nombre de usuario y el valor de color
   En el campo Valor, escriba el nombre de usuario seguido de dos puntos y el código de color hexadecimal de seis dígitos. Por ejemplo, para asignar rojo al usuario “JohnDoe”, escriba JohnDoe:FF0000. No use espacios alrededor de los dos puntos. El código hexadecimal debe tener seis caracteres: letras A-F y dígitos 0-9.
6. Agregue la propiedad
   Haga clic en el botón Agregar. La propiedad aparece en la lista en la parte inferior del cuadro de diálogo. Verifique que el nombre sea RevisionColor y que el valor muestre el nombre de usuario y el código de color.
7. Guarde y cierre el cuadro de diálogo
   Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades. Luego guarde el documento presionando Ctrl+S o haciendo clic en el icono Guardar.

La próxima vez que el usuario especificado abra el documento y realice cambios registrados, Word utilizará el color que asignó. La anulación se aplica a todas las revisiones nuevas realizadas por ese usuario a partir de ese momento. Los cambios registrados existentes conservan su color original.

Establecer colores para varios usuarios

Para establecer colores para varios usuarios, agregue una propiedad RevisionColor por usuario. Cada propiedad debe tener un nombre único. Word no permite nombres de propiedades duplicados. Use una convención de nomenclatura como RevisionColor1, RevisionColor2, y así sucesivamente. El formato del valor sigue siendo el mismo: UserName:HexColor. Word lee todas las propiedades que comienzan con “RevisionColor” y las aplica en el orden en que aparecen.

Si la anulación del color de revisión no funciona

El color de revisión no cambia después de agregar la propiedad

La causa más común es una discrepancia en el nombre de usuario. El nombre de usuario en las propiedades del documento debe coincidir exactamente con el nombre del autor almacenado en Opciones de Word. Para verificar el nombre del autor actual, vaya a Archivo > Opciones > General y busque el campo Nombre de usuario. También verifique que el documento esté guardado como archivo .docx. Si el archivo está en modo de compatibilidad (.doc), se ignora la anulación.

La propiedad de color de revisión no aparece en la lista de propiedades personalizadas

Esto sucede cuando olvida hacer clic en el botón Agregar después de ingresar el valor. Simplemente ingresar el valor no guarda la propiedad. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. Si la propiedad aún no aparece, cierre el documento y vuelva a abrirlo. Luego verifique las propiedades personalizadas nuevamente.

El color asignado a un usuario cambia después de que otro usuario edita

Esto ocurre cuando dos propiedades RevisionColor tienen el mismo nombre de usuario pero valores de color diferentes. Word utiliza la primera propiedad coincidente que encuentra. Elimine la propiedad duplicada y mantenga solo una entrada por usuario. Para eliminar una propiedad personalizada, abra la pestaña Personalizar, seleccione la propiedad de la lista y haga clic en Eliminar.

Elemento	Asignación de color predeterminada	Anulación de propiedades del documento
Origen del color	Paleta integrada de Word de ocho colores	Código de color hexadecimal definido por el usuario
Identificación del usuario	Nombre del autor de Opciones de Word	Cadena exacta del nombre de usuario en el valor de la propiedad
Persistencia del color	Cambia cuando aparece un nuevo autor con el mismo nombre	Fijo hasta que se edite o elimine la propiedad
Formato de archivo requerido	Cualquier formato de Word	Solo .docx
Esfuerzo de configuración	Ninguno	Una propiedad personalizada por usuario

Ahora puede forzar un color de revisión específico para cada usuario agregando una anulación de propiedades del documento al archivo .docx. Para verificar que la anulación funciona, pida al usuario que realice un cambio registrado y confirme que el color coincide con el código hexadecimal que ingresó. Para un control avanzado, considere usar una macro para automatizar la adición de propiedades RevisionColor para todos los editores a la vez. Este enfoque ahorra tiempo cuando gestiona documentos grandes con muchos colaboradores.