Preparar SharePoint para Microsoft 365 Copilot: lista de verificación de gobernanza

Debe preparar su entorno de SharePoint antes de que Microsoft 365 Copilot pueda funcionar de forma segura y eficaz. Sin preparación, Copilot puede mostrar información obsoleta, demasiado amplia o incorrecta de sitios con permisos débiles. Este artículo proporciona una lista de verificación de gobernanza que abarca el acceso a sitios, la gestión de contenido y la configuración de directivas para que pueda implementar Copilot con confianza.

Qué lee Copilot de SharePoint y por qué es importante la gobernanza

Microsoft 365 Copilot utiliza Microsoft Graph para indexar contenido de sitios de SharePoint, bibliotecas de OneDrive y otros servicios de Microsoft 365. Cuando un usuario hace una pregunta a Copilot, este busca en todo el contenido al que el usuario tiene permiso de acceso. Si su entorno de SharePoint tiene uso compartido permisivo, sitios huérfanos o documentos obsoletos, Copilot puede devolver resultados irrelevantes, confidenciales o incluso perjudiciales para las operaciones comerciales.

La gobernanza en este contexto significa controlar quién puede acceder a qué, cómo se gestiona el contenido y qué directivas se aplican a los datos. La lista de verificación a continuación cubre cinco dominios de gobernanza: acceso a sitios, permisos, ciclo de vida del contenido, uso compartido externo y directivas de cumplimiento. Completar estos pasos reduce el riesgo de exposición de datos y mejora la calidad de las respuestas de Copilot.

Acceso y propiedad del sitio

Cada sitio de SharePoint debe tener al menos dos propietarios activos. Los sitios con un solo propietario se vuelven inmanejables cuando esa persona abandona la organización. Copilot puede mostrar contenido de sitios que no tienen un propietario designado, lo que hace imposible auditar o corregir permisos más adelante.

Ciclo de vida y retención del contenido

Los documentos que ya no son relevantes deben archivarse o eliminarse. Copilot no puede distinguir entre un contrato vigente y un borrador caducado. La aplicación de etiquetas de retención y el establecimiento de directivas de expiración garantizan que solo el contenido actual y aprobado aparezca en los resultados de Copilot.

Lista de verificación de gobernanza paso a paso para la preparación de Copilot

Los siguientes pasos deben completarse en el orden indicado. Cada paso aborda un área de riesgo específica. Realice estas acciones primero en un entorno de prueba para verificar que los cambios no interrumpan los flujos de trabajo existentes.

1. Revise y actualice la configuración de uso compartido externo
   Abra el centro de administración de SharePoint. Vaya a Directivas > Uso compartido. En Uso compartido externo, establezca el valor predeterminado de SharePoint y OneDrive en “Personas de su organización” o “Invitados nuevos y existentes” solo si es necesario. Para los sitios que contienen datos confidenciales, cambie el nivel de uso compartido a “Solo personas de su organización”. Esto evita que Copilot indexe contenido compartido con usuarios externos.
2. Desactive el acceso de invitados para grupos de Microsoft 365
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Configuración > Configuración de la organización > Seguridad y privacidad. Seleccione Azure AD. En Configuración de colaboración externa, establezca el acceso de usuarios invitados en “Los usuarios invitados tienen acceso limitado a las propiedades y la pertenencia de los objetos de directorio”. Luego vaya a Grupos > Configuración y desactive “Permitir que los propietarios del grupo agreguen personas ajenas a la organización a los grupos”. Esto garantiza que no se agreguen nuevas cuentas de invitado a los sitios de SharePoint conectados a grupos.
3. Audite todos los propietarios y miembros del sitio
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos. Exporte la lista de todos los sitios a un archivo CSV. Para cada sitio, revise las columnas Propietarios y Miembros. Elimine cualquier usuario que haya abandonado la organización o que ya no requiera acceso. Agregue al menos dos propietarios activos por sitio. Utilice el centro de administración de SharePoint > Permisos del sitio > Configuración de permisos avanzados para comprobar los permisos únicos en subsitios y bibliotecas.
4. Cambie el tipo de vínculo para compartir predeterminado a Personas específicas
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Directivas > Uso compartido. En Tipo de vínculo predeterminado, seleccione “Personas específicas (solo los usuarios que especifique el usuario)”. Esto evita que los usuarios creen accidentalmente vínculos “Cualquier persona” que otorguen acceso a todos en la organización. Copilot no indexará el contenido compartido con vínculos “Cualquier persona” si el tipo de vínculo está restringido.
5. Aplique etiquetas y directivas de retención
   Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft Purview. En Soluciones > Protección de la información > Etiquetas, cree etiquetas de retención para categorías como “Registros de RR. HH.”, “Documentos financieros” y “Archivos de proyectos”. Publique estas etiquetas en todos los sitios de SharePoint. Utilice directivas de etiquetado automático para aplicar etiquetas según los tipos de información confidencial, como números de tarjetas de crédito o números de pasaporte. Esto garantiza que Copilot respete las reglas de retención al mostrar documentos.
6. Habilite la publicación de tipos de contenido y administre las columnas del sitio
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Servicios de contenido > Publicación de tipos de contenido. Habilite el centro de publicación de tipos de contenido. Cree un tipo de contenido para cada categoría principal de documentos. Publique los tipos de contenido en todos los sitios. Esto estandariza los metadatos en todo el inquilino, lo que facilita que Copilot comprenda y clasifique el contenido.
7. Elimine sitios huérfanos y colecciones de sitios no utilizadas
   Ejecute un informe de uso del sitio desde el centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Identifique los sitios que no han tenido actividad durante 90 días. Póngase en contacto con los propietarios del sitio. Si no hay respuesta, elimine la colección de sitios. Los sitios huérfanos aumentan la superficie de ataque y pueden devolver resultados obsoletos en las consultas de Copilot.
8. Pruebe Copilot en un grupo piloto controlado
   Cree un grupo de seguridad que contenga de 10 a 20 usuarios de diferentes departamentos. Asigne licencias de Copilot a estos usuarios. Pídales que usen Copilot en SharePoint y Teams durante una semana. Recopile comentarios sobre resultados irrelevantes o faltantes. Ajuste los permisos y el etiquetado de contenido según los comentarios antes de implementarlo en toda la organización.

Brechas de gobernanza comunes que afectan el rendimiento de Copilot

Copilot devuelve resultados de un sitio al que no puedo acceder

Esto sucede cuando un sitio tiene permisos únicos que otorgan acceso de lectura a un grupo amplio como “Todos excepto usuarios externos”. La solución es revisar los permisos del sitio en el centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Permisos. Cambie el nivel de permiso del sitio de “Todos excepto usuarios externos” a un grupo de seguridad específico. Luego elimine el grupo global del sitio.

Copilot muestra documentos obsoletos que deberían haberse eliminado

Los documentos sin etiquetas de retención ni fechas de expiración permanecen indexados indefinidamente. Aplique una directiva de retención que elimine los documentos después de un período establecido, como 90 días para documentos de borrador. En el portal de cumplimiento de Purview, vaya a Gobernanza de la información > Directivas de retención. Cree una directiva que se dirija a las bibliotecas de documentos de SharePoint y establezca el período de retención en 90 días.

Copilot no encuentra contenido de un sitio específico

Es posible que el sitio esté excluido de la indexación de búsqueda. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Esquema de búsqueda. Verifique que la colección de sitios no aparezca en “Colecciones de sitios excluidas”. También verifique que la configuración de visibilidad de búsqueda del sitio esté establecida en “Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda”. Esta configuración se encuentra en Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión.

Sitio de equipo vs. sitio de comunicación: diferencias de gobernanza para Copilot

Elemento	Sitio de equipo	Sitio de comunicación
Ámbito de permisos predeterminado	Vinculado a un grupo de Microsoft 365; los miembros se agregan automáticamente	Permisos a nivel de sitio; sin pertenencia a grupos de forma predeterminada
Control de uso compartido externo	La configuración del grupo anula la configuración del sitio	La configuración del sitio controla todo el acceso externo
Publicación de tipos de contenido	Se puede habilitar pero requiere asociación con el centro	Se puede habilitar directamente desde la configuración del sitio
Aplicación de etiquetas de retención	Las etiquetas se aplican al buzón del grupo y al contenido del sitio	Las etiquetas se aplican solo al contenido del sitio
Comportamiento de indexación de Copilot	Indexa conversaciones de grupo, archivos y páginas del sitio	Indexa solo páginas y archivos del sitio

Después de completar esta lista de verificación, su entorno de SharePoint estará configurado para admitir Copilot sin exponer datos innecesarios. Ejecute los pasos de auditoría trimestralmente para mantener el cumplimiento. Como siguiente paso, habilite el panel de Microsoft 365 Copilot en el centro de administración de Microsoft 365 para supervisar el uso y detectar anomalías.