Necesita enviar un archivo grande, pero Outlook bloquea los archivos adjuntos que superan su límite de tamaño. Esto ocurre porque los servidores de correo electrónico restringen el tamaño de los archivos adjuntos para gestionar el almacenamiento y el ancho de banda. Este artículo explica cómo usar enlaces compartidos de OneDrive en Outlook para enviar archivos de cualquier tamaño de forma segura.
Puntos clave: Enviar archivos grandes con OneDrive
- Adjuntar archivo > Examinar ubicaciones web > OneDrive: Inserta un enlace compartido seguro en su correo electrónico en lugar del archivo real.
- Compartir > Cualquier persona con el enlace: Establece el nivel de permiso para que los destinatarios vean o editen el archivo compartido directamente.
- Archivo > Opciones > Correo > Límite de tamaño de los archivos adjuntos: Muestra el tamaño máximo de archivo adjunto permitido por su organización, que los enlaces compartidos omiten.
Cómo funcionan los enlaces compartidos de OneDrive en Outlook
Cuando adjunta un archivo desde OneDrive, Outlook no envía el archivo en sí. Inserta un hipervínculo que apunta al archivo almacenado en su nube. Los destinatarios hacen clic en el enlace para ver o descargar el archivo desde OneDrive. Este método omite todas las restricciones de tamaño del servidor de correo electrónico.
Necesita una cuenta de Microsoft 365 o OneDrive con el archivo ya cargado. El destinatario no necesita una cuenta de Microsoft para ver el archivo a menos que restrinja los permisos. Outlook carga automáticamente los archivos nuevos en su OneDrive si los adjunta desde su computadora.
Entender los permisos de compartir
Usted controla lo que los destinatarios pueden hacer con el enlace. La configuración predeterminada a menudo permite que cualquier persona con el enlace vea el archivo. Puede cambiarla para requerir inicio de sesión o otorgar derechos de edición. Cambiar los permisos después de enviar el correo electrónico actualiza el enlace para todos los destinatarios.
Pasos para adjuntar un archivo grande desde OneDrive
- Cree un nuevo correo electrónico en Outlook
Haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio para abrir una ventana de mensaje. - Vaya al menú Adjuntar archivo
En la cinta de opciones del mensaje, haga clic en el botón Adjuntar archivo en el grupo Incluir. - Seleccione su ubicación de OneDrive
En el menú desplegable, en Examinar ubicaciones web, elija su OneDrive. Se abrirá una ventana del explorador de archivos que muestra sus archivos de OneDrive. - Elija su archivo grande
Navegue hasta el archivo que desea compartir y selecciónelo. Haga clic en Abrir o Insertar. Outlook agregará el nombre del archivo como un enlace en su correo electrónico. - Establezca los permisos para compartir
Después de insertar, aparece un panel Compartir. Haga clic en el botón Compartir para abrir el cuadro de diálogo de permisos. Seleccione el tipo de enlace deseado, como Cualquier persona con el enlace puede ver. - Envíe su correo electrónico
Complete su mensaje y haga clic en Enviar. Los destinatarios recibirán el correo electrónico con un enlace en el que pueden hacer clic para acceder al archivo.
Adjuntar un archivo que aún no está en OneDrive
- Comience a adjuntar un archivo desde su PC
En un nuevo correo electrónico, haga clic en Adjuntar archivo y seleccione Examinar este PC. - Seleccione su archivo grande local
Busque y seleccione el archivo en su computadora, luego haga clic en Insertar. - Confirme la carga a OneDrive
Outlook detectará que el archivo supera el límite de tamaño. Aparecerá un mensaje que le preguntará si desea cargarlo en OneDrive y compartir un enlace. Haga clic en Sí para continuar.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Los destinatarios ven “Acceso denegado”
Esto sucede si los permisos para compartir son demasiado restrictivos. Verifique la configuración del enlace haciendo clic en el enlace del archivo adjunto en su borrador de correo electrónico y seleccionando Compartir. Asegúrese de que el enlace esté configurado como Cualquier persona con el enlace o que las personas específicas estén agregadas correctamente.
Outlook sigue intentando enviar como archivo adjunto
Si adjunta un archivo desde una carpeta local agregada a su copia de seguridad de OneDrive, es posible que se adjunte de forma tradicional. Utilice siempre la ruta de menú Adjuntar archivo > OneDrive. Copiar y pegar manualmente un archivo en el cuerpo del correo electrónico también crea un archivo adjunto tradicional.
Los permisos del enlace expiran o cambian
Los enlaces se pueden configurar para que expiren o tengan contraseñas. Si un destinatario informa que un enlace no funciona, verifique la fecha de expiración y la contraseña del enlace en su OneDrive en línea. Puede generar un nuevo enlace desde el sitio web de OneDrive y enviarlo en un correo de seguimiento.
Enlace de OneDrive vs archivo adjunto tradicional: diferencias clave
| Elemento | Enlace compartido de OneDrive | Archivo adjunto de correo electrónico tradicional |
|---|---|---|
| Límite de tamaño | Regido por el almacenamiento de OneDrive | Limitado por la política del servidor de correo electrónico |
| Método de entrega | Envía un hipervínculo en el correo electrónico | Codifica el archivo en el cuerpo del correo electrónico |
| Acción del destinatario | Hace clic en el enlace para ver o descargar | El archivo se descarga automáticamente con el correo electrónico |
| Control de versiones del archivo | Los destinatarios siempre ven la última versión guardada | El archivo adjunto es una copia estática |
| Impacto en el almacenamiento | Usa su cuota de OneDrive, no el buzón | Usa el almacenamiento del buzón del remitente y del destinatario |
Ahora puede enviar archivos de cualquier tamaño usando enlaces de OneDrive en Outlook. Pruebe compartir un enlace de carpeta para varios documentos relacionados. Para un control avanzado, use el sitio web de OneDrive para establecer fechas de expiración detalladas y realizar un seguimiento de quién ha visto su archivo.