Abres una biblioteca de documentos de SharePoint y la página tarda muchos segundos en mostrar los archivos. El indicador de carga del navegador sigue girando y no puedes editar ni descargar elementos rápidamente. Este problema suele ocurrir porque la vista intenta cargar demasiados elementos, columnas complejas o valores de metadatos grandes a la vez. Este artículo explica las principales causas de una vista de biblioteca de documentos lenta y la configuración específica que puedes ajustar para acelerar el tiempo de carga.
Puntos clave: Acelerar una vista de biblioteca de documentos lenta
- Configuración de la biblioteca > Umbral de limitación (5000 elementos): Cuando una vista supera los 5000 elementos, SharePoint limita la consulta y la página se carga lentamente.
- Formato de vista > Agrupar por u ordenar por columnas indexadas: Agrupar u ordenar por una columna sin índice fuerza un examen completo de la biblioteca.
- Tipos de columna > Columnas de opción, búsqueda o persona/grupo: Estas columnas requieren viajes de ida y vuelta adicionales al servidor para resolver los nombres para mostrar y los valores.
Por qué se carga lentamente una vista de biblioteca de documentos
Una vista de biblioteca de documentos es una consulta guardada que recupera elementos de la base de datos de contenido y los representa en el navegador. Cuando la vista se carga lentamente, la causa principal casi siempre es una de tres cosas: la consulta devuelve demasiados elementos, la consulta usa columnas sin índice para ordenar o filtrar, o la vista incluye columnas que requieren búsquedas costosas. SharePoint tiene un umbral de vista de lista de 5000 elementos para los usuarios estándar. Si la vista supera este número, el servidor limita la consulta y devuelve solo resultados parciales después de un retraso. Incluso si el recuento total de elementos es inferior a 5000, una vista que agrupa por una columna sin índice obliga a SQL Server a examinar cada fila. De forma similar, las columnas como Persona o Grupo, Búsqueda y Metadatos administrados almacenan identificadores internos y deben resolver los nombres para mostrar mediante consultas adicionales. Cada columna resuelta agrega milisegundos y, con cientos de filas, el retraso se convierte en segundos.
El umbral de vista de lista de 5000 elementos
SharePoint Server y SharePoint Online aplican un umbral de vista de lista de 5000 elementos por consulta. Este límite protege la base de datos de contenido de exámenes grandes que podrían ralentizar a otros usuarios. Cuando una vista intenta cargar más de 5000 elementos, SharePoint devuelve un error o una respuesta limitada. El usuario ve una página cargada parcialmente o un mensaje de que la vista no se puede mostrar. La solución es crear columnas indexadas y usar filtros que limiten el conjunto de resultados a menos de 5000 elementos.
Columnas sin índice usadas para ordenar o filtrar
Cuando ordenas o filtras una vista por una columna que no tiene un índice, SharePoint no puede usar un índice de base de datos para localizar los elementos. En su lugar, debe examinar toda la biblioteca. Para bibliotecas con muchos elementos, este examen provoca un retraso notable. Se requieren índices en cualquier columna usada en la vista predeterminada para ordenar, filtrar o agrupar. Sin un índice, la vista siempre tendrá un rendimiento deficiente a medida que crece la biblioteca.
Tipos de columna costosos
Ciertos tipos de columna requieren procesamiento adicional en el servidor. Las columnas Persona o Grupo almacenan un identificador de usuario y deben consultar Active Directory o Azure AD para mostrar el nombre para mostrar. Las columnas de Búsqueda recuperan un valor de otra lista, lo que agrega una segunda consulta. Las columnas de Metadatos administrados resuelven los identificadores de término a etiquetas. Cada una de estas columnas aumenta el tiempo de carga por fila. Una vista con diez columnas Persona y 200 filas desencadenará más de 2000 consultas adicionales.
Pasos para diagnosticar y corregir una vista de biblioteca de documentos lenta
Sigue estos pasos en orden. Cada paso aborda una causa diferente. Después de cada cambio, prueba el tiempo de carga de la vista.
- Comprobar el recuento total de elementos de la biblioteca
Abre la biblioteca de documentos. En la parte inferior de la página, busca el recuento de elementos. Si el recuento supera los 5000, la vista se limitará. Crea una nueva vista que filtre por una columna de fecha o una columna de opción para reducir el número de elementos mostrados. Usa el índice de columna para que el filtro sea eficaz. - Agregar un índice a la columna usada para ordenar
Ve a Configuración de la biblioteca > Columnas indexadas. Haz clic en Crear un nuevo índice. Selecciona la columna por la que se ordena la vista predeterminada, como Modificado o Creado. Haz clic en Crear. Una vez creado el índice, la consulta de ordenación usa el índice en lugar de examinar la biblioteca. - Agregar un índice a la columna usada para filtrar
Si la vista tiene un filtro (por ejemplo, Estado es igual a Activo), la columna de filtro debe tener un índice. Repite el mismo proceso en Configuración de la biblioteca > Columnas indexadas. Crea un índice en la columna de filtro. Sin un índice, el filtro sigue examinando todos los elementos. - Quitar la agrupación en columnas sin índice
Si la vista usa Agrupar por, la columna agrupada debe tener un índice. Si la columna no tiene un índice, quita la agrupación o reemplázala por un filtro. Para quitar la agrupación, edita la vista y establece Agrupar por en Ninguno. - Reemplazar columnas costosas por columnas de texto simple
Identifica las columnas de tipo Persona o Grupo, Búsqueda o Metadatos administrados. Si esas columnas no son esenciales para la vista predeterminada, quítalas de la vista. Para ello, edita la vista y desmarca la casilla situada junto al nombre de la columna. Si la columna es necesaria, considera usar una columna calculada que almacene el valor de texto en lugar del identificador de búsqueda. - Limitar el número de elementos por página
Edita la vista. En la sección Límite de elementos, establece el número de elementos que se mostrarán en 30 o 50. Marca la casilla para limitar el número total de elementos devueltos. Esta configuración evita que la vista cargue miles de filas a la vez. - Crear una nueva vista solo con las columnas esenciales
Ve a Configuración de la biblioteca > Vistas > Crear una nueva vista. Elige un tipo de vista estándar. Agrega solo las columnas que necesites. Establece un filtro en una columna indexada. Establece la ordenación en una columna indexada. Establece el límite de elementos en 30. Prueba la nueva vista. Si se carga rápidamente, conviértela en la vista predeterminada.
Si la vista de biblioteca de documentos sigue siendo lenta después de la corrección principal
La vista se carga lentamente solo para ciertos usuarios
Esto suele significar que un usuario tiene permisos únicos o es miembro de muchos grupos de SharePoint. Cuando un usuario tiene permisos únicos, SharePoint debe evaluar la seguridad de cada elemento individualmente. Comprueba si la biblioteca tiene la herencia de permisos rota. Ve a Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Si la herencia está rota, restáurala y concede permisos a nivel de biblioteca en lugar de a nivel de elemento.
La vista se carga lentamente solo en el navegador, pero no en SharePoint Designer
El navegador representa todas las columnas y el formato en el lado cliente. Si la vista usa formato personalizado o JavaScript, el tiempo de representación aumenta. Edita la vista y quita cualquier formato JSON o formato condicional. Prueba la vista después de quitar el formato.
La vista se carga lentamente después de agregar una nueva columna
La nueva columna podría ser una columna de búsqueda o de metadatos administrados que desencadena consultas adicionales. Quita la columna de la vista. Si la vista se acelera, el tipo de columna es la causa. Reemplaza la columna por una columna de texto simple que los usuarios rellenen manualmente.
La vista se carga lentamente en la experiencia moderna, pero no en la experiencia clásica
La experiencia moderna usa la representación del lado cliente y puede descargar recursos adicionales. Cambia la biblioteca a la experiencia clásica temporalmente. Ve a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada. En Experiencia de lista, elige Experiencia clásica. Si la vista se carga más rápido, la experiencia moderna es el cuello de botella. Puedes mantener la biblioteca en modo clásico o reducir el número de columnas en la vista moderna.
| Elemento | Antes de la corrección | Después de la corrección |
|---|---|---|
| Recuento de elementos en la vista | 6000 elementos | Filtrado a 200 elementos |
| Índice de la columna de ordenación | Sin índice en Modificado | Índice en Modificado |
| Índice de la columna de filtro | Sin índice en Estado | Índice en Estado |
| Columnas costosas | 3 columnas Persona en la vista | 0 columnas Persona en la vista |
| Límite de elementos por página | 100 elementos | 30 elementos |
Ahora puedes diagnosticar y corregir una vista de biblioteca de documentos lenta comprobando el recuento de elementos, agregando índices y quitando columnas costosas. Empieza por crear un índice en la columna por la que ordenas. Luego reduce el número de columnas de la vista. Si la vista sigue cargándose lentamente, comprueba si hay permisos únicos o formato personalizado. Para bibliotecas muy grandes, usa una vista filtrada que devuelva menos de 5000 elementos cada vez.