Tiene un documento lleno de cambios controlados y necesita imprimir una copia física que muestre cada inserción, eliminación y comentario. De forma predeterminada, Word imprime el documento como si todos los cambios se hubieran aceptado, lo que anula el propósito de una sesión de revisión. Este artículo explica cómo configurar Word para imprimir la capa de marcado para que los revisores puedan ver exactamente qué se editó. Aprenderá la configuración correcta en el cuadro de diálogo Imprimir y cómo evitar errores comunes que ocultan los cambios controlados en papel.
Puntos clave: imprimir cambios controlados con marcado
- Archivo > Imprimir > Configuración > Imprimir todas las páginas > casilla Imprimir marcado: garantiza que las inserciones, eliminaciones y comentarios aparezcan en la página impresa.
- Revisar > Mostrar marcado > tipos de marcado específicos: le permite elegir qué tipos de cambios controlados se imprimen, como solo inserciones y eliminaciones o solo comentarios.
- Archivo > Opciones > Mostrar > Opciones de impresión > Imprimir texto oculto: imprime el texto formateado como oculto por Control de cambios, que está desactivado de forma predeterminada.
Cómo maneja Word los cambios controlados durante la impresión
Cuando imprime un documento que contiene cambios controlados, Word aplica una vista de diseño final a la página. De forma predeterminada, Word imprime el documento en la vista Diseño de impresión con todos los cambios controlados aceptados visualmente. Esto significa que la página impresa muestra el texto como si todas las inserciones estuvieran incluidas y todas las eliminaciones se hubieran quitado. Los globos de marcado en el lado derecho de la pantalla no aparecen en papel a menos que los habilite específicamente.
La configuración clave es la casilla Imprimir marcado dentro del cuadro de diálogo Imprimir. Esta casilla le indica a Word que represente el marcado de cambios controlados exactamente como lo ve en pantalla en la vista Todo el marcado. Sin esta casilla seleccionada, Word imprime el documento en la vista Sin marcado, que muestra la versión final sin ninguna marca de revisión.
Antes de imprimir, también debe asegurarse de que el documento esté en una vista que muestre el marcado. La vista recomendada es Diseño de impresión con Todo el marcado seleccionado en la pestaña Revisar. Si usa Marcado simple, el resultado impreso puede mostrar solo una línea vertical roja en el margen en lugar del texto completo del cambio.
Pasos para imprimir un documento con todos los cambios controlados visibles
Siga estos pasos para configurar Word para imprimir cambios controlados, comentarios y otro marcado en cada página.
- Cambie a la vista Todo el marcado
Vaya a la pestaña Revisar en la cinta de opciones. En el grupo Seguimiento, haga clic en la lista desplegable Mostrar para revisar y seleccione Todo el marcado. Esto garantiza que cada inserción, eliminación y comentario sea visible en pantalla. Si selecciona Marcado simple, solo se imprime la línea roja del margen. - Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl + P o vaya a Archivo > Imprimir. El panel Imprimir se abre en el lado izquierdo de la ventana. - Active la opción Imprimir marcado
En Configuración, haga clic en la primera lista desplegable que dice Imprimir todas las páginas de forma predeterminada. En la parte inferior de la lista desplegable, busque la casilla Imprimir marcado. Haga clic en la casilla para seleccionarla. Una marca de verificación indica que se imprimirán los cambios controlados y los comentarios. - Verifique la vista previa
En el lado derecho del panel Imprimir, revise la vista previa de impresión. Debería ver texto tachado en rojo para las eliminaciones, texto subrayado en azul para las inserciones y globos de comentarios en el margen. Si la vista previa muestra texto limpio sin marcado, la casilla Imprimir marcado no está seleccionada. - Elija tipos de marcado específicos para imprimir (opcional)
Si desea imprimir solo ciertos tipos de cambios, vaya a la pestaña Revisar y haga clic en Mostrar marcado. Desmarque los tipos que desea ocultar, como Formato o Comentarios. Solo los tipos de marcado marcados aparecerán en el resultado impreso. - Configure la impresora e imprima
Seleccione su impresora, ajuste las copias y el intervalo de páginas según sea necesario, y luego haga clic en el botón Imprimir en la parte superior del panel Imprimir.
Si los cambios controlados aún no aparecen en la página impresa
La casilla Imprimir marcado se restablece después de cada trabajo de impresión
Word no recuerda la configuración Imprimir marcado entre sesiones de impresión. Cada vez que abra el cuadro de diálogo Imprimir, debe volver a seleccionar la casilla. Esto es por diseño para evitar la impresión accidental de marcado en documentos finales. Siempre verifique la vista previa antes de hacer clic en Imprimir.
El texto oculto de Control de cambios no se imprime
Cuando elimina texto usando Control de cambios, Word marca la eliminación como texto oculto. De forma predeterminada, Word no imprime texto oculto. Para imprimir el texto eliminado como tachado, vaya a Archivo > Opciones > Mostrar. En Opciones de impresión, marque la casilla Imprimir texto oculto. Haga clic en Aceptar. Ahora el texto eliminado aparecerá en la página impresa con una línea de tachado.
Los comentarios se imprimen en la ubicación incorrecta o se cortan
Los comentarios aparecen en globos en el margen derecho. Si el documento tiene muchos comentarios, pueden desbordar el margen y cortarse. Para solucionarlo, reduzca el tamaño de fuente de los comentarios yendo a Revisar > Mostrar marcado > Globos > Mostrar todos los globos en el margen derecho. Luego ajuste el nivel de zoom en Diseño de impresión al 80% o 90% para dar más espacio horizontal. Como alternativa, imprima en orientación horizontal para ampliar el área imprimible.
La vista previa de impresión muestra marcado pero la impresión física no
Esto suele ocurrir cuando el controlador de la impresora no admite la representación de globos. Actualice el controlador de su impresora a la última versión desde el sitio web del fabricante. Si el problema persiste, guarde el documento como PDF con la opción Imprimir marcado habilitada y luego imprima el archivo PDF. Para guardar como PDF, vaya a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y haga clic en Opciones. Marque Propiedades del documento y Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad, y luego publique.
Diseño de impresión vs Todo el marcado: qué imprime cada vista
| Elemento | Diseño de impresión (Sin marcado) | Todo el marcado + Imprimir marcado |
|---|---|---|
| Texto insertado | Incluido como texto normal | Mostrado como texto subrayado en azul |
| Texto eliminado | Eliminado del resultado | Mostrado como texto tachado en rojo |
| Comentarios | No se imprimen | Impresos en globos de margen |
| Cambios de formato | Aplicados silenciosamente | Mostrados como marcado en globos |
| Línea vertical roja (barra de cambio) | No se imprime | Impreso si Marcado simple está activo |
La tabla anterior muestra la diferencia crítica entre imprimir con y sin la opción Imprimir marcado. Si necesita una copia limpia del documento final, deje Imprimir marcado sin marcar. Si necesita una copia de revisión que muestre cada edición, seleccione siempre Imprimir marcado y use la vista Todo el marcado.
Ahora puede imprimir cualquier documento de Word con los cambios controlados visibles en papel. Antes de cada trabajo de impresión, recuerde habilitar la casilla Imprimir marcado y verificar la vista previa. Para documentos complejos con muchos comentarios, cambie a orientación horizontal o reduzca el nivel de zoom para evitar globos cortados. Como sugerencia avanzada, cree un botón personalizado en la Barra de herramientas de acceso rápido para la configuración Imprimir marcado agregando el comando Imprimir marcado desde la lista Todos los comandos en Opciones de Word, lo que ahorra un clic cada vez que imprime.