Cuando comparte un documento de Word con colegas para su revisión, a menudo se agregan comentarios para sugerir cambios o hacer preguntas. De forma predeterminada, al imprimir un documento se ocultan estos comentarios o se imprimen en una página separada, no en el margen donde se colocaron. Esto puede dificultar la visualización de los comentarios junto al texto original. Este artículo explica cómo imprimir comentarios directamente en el margen derecho usando el cuadro de diálogo Imprimir, y cómo ajustar el diseño para obtener los mejores resultados.
Puntos clave: Imprimir comentarios en el margen
- Archivo > Imprimir > Configuración > Imprimir todas las páginas > Imprimir marcado: Permite que los comentarios aparezcan en el margen al imprimir.
- Revisar > Mostrar comentarios > Mostrar comentarios y control de cambios: Controla qué tipos de comentarios son visibles en pantalla y en la impresión.
- Archivo > Imprimir > Configuración > Páginas por hoja > Márgenes estrechos: Evita que el texto de los comentarios se corte en el borde del papel.
Cómo maneja Word los comentarios durante la impresión
Word almacena los comentarios en una capa separada adjunta a texto o posiciones específicas del documento. Al imprimir, Word decide si incluir estos comentarios según la configuración Imprimir marcado. Si Imprimir marcado está desactivado, los comentarios se omiten por completo. Si Imprimir marcado está activado, Word coloca los comentarios en el margen derecho de cada página, usando una columna estrecha que redistribuye el texto principal para hacer espacio. Este diseño se denomina vista de marcado y es la única forma de imprimir comentarios en línea con el texto.
La función Imprimir marcado funciona tanto con comentarios como con cambios controlados. Cuando está habilitada, los cambios controlados, como inserciones, eliminaciones y cambios de formato, también aparecen en el margen o en línea. Puede ajustar qué tipos de marcado aparecen usando la configuración de la pestaña Revisar antes de imprimir.
Pasos para imprimir comentarios en el margen
Siga estos pasos para imprimir su documento con los comentarios mostrados en el margen derecho.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de que todos los comentarios que desea imprimir sean visibles. Vaya a la pestaña Revisar y verifique que Mostrar comentarios esté marcado en el grupo Seguimiento. Si tiene varios revisores, asegúrese de que la lista de comentarios no esté filtrada. - Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P o vaya a Archivo > Imprimir. El panel Imprimir muestra una vista previa de su documento en el lado derecho. - Habilite Imprimir marcado
En Configuración, haga clic en el primer cuadro desplegable que actualmente dice Imprimir todas las páginas. En el menú que aparece, marque la casilla Imprimir marcado. La vista previa se actualiza inmediatamente para mostrar los comentarios en el margen derecho. - Ajuste la orientación del papel si es necesario
Si los comentarios son largos, cambie a orientación Horizontal haciendo clic en el menú desplegable de orientación en la configuración de impresión. Esto proporciona más espacio horizontal para los comentarios sin comprimir el texto principal. - Establezca márgenes para facilitar la lectura
Haga clic en Márgenes en la configuración de impresión y seleccione Estrechos o Márgenes personalizados. Un margen derecho más ancho (al menos 2 pulgadas) evita que el texto de los comentarios se ajuste de forma incómoda o se corte. - Imprima el documento
Haga clic en el botón Imprimir. Cada página ahora muestra el texto original a la izquierda y los comentarios alineados al margen derecho.
Si los comentarios siguen faltando en la impresión
“Habilité Imprimir marcado pero los comentarios no aparecen”
Esto suele ocurrir cuando los comentarios están ocultos en la pestaña Revisar. Vaya a Revisar > Mostrar comentarios y confirme que está activado. También verifique que Revisar > Mostrar marcado tenga Comentarios marcado. Si está usando un documento compartido con comentarios bloqueados, pida al propietario del documento que desbloquee los comentarios a través de Revisar > Restringir edición.
“Los comentarios se imprimen en una página separada en lugar del margen”
Esto ocurre cuando Imprimir marcado está desactivado. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Configuración, haga clic en Imprimir todas las páginas y verifique que Imprimir marcado esté marcado. Si la casilla está atenuada, el documento puede estar en un modo de compatibilidad creado por una versión anterior de Word. Guarde el documento en el formato .docx actual yendo a Archivo > Guardar como y eligiendo Documento de Word (.docx).
“Los comentarios impresos se cortan o se superponen al texto”
Los comentarios largos pueden exceder el espacio de margen disponible. Reduzca el tamaño de fuente de los comentarios ajustando el estilo Comentario en el panel Estilos, o acorte el texto del comentario antes de imprimir. Como alternativa, cambie a orientación horizontal y establezca márgenes personalizados de 2,5 pulgadas en el lado derecho.
Imprimir solo los comentarios sin el texto principal
Si necesita una lista de todos los comentarios sin el cuerpo del documento, use la opción Lista de marcado. Vaya a Archivo > Imprimir, haga clic en Imprimir todas las páginas y seleccione Lista de marcado. Esto imprime cada comentario en secuencia con el número de página y el nombre del revisor. Esta opción no coloca los comentarios en el margen; crea una hoja de referencia separada.
Word de escritorio vs Word para la web: diferencias en la impresión de comentarios
| Elemento | Word de escritorio | Word para la web |
|---|---|---|
| Imprimir comentarios en el margen | Sí, mediante la configuración Imprimir marcado | No, los comentarios siempre se omiten |
| Imprimir solo la lista de comentarios | Sí, mediante la opción Lista de marcado | No, no disponible |
| Ajustar el tamaño de fuente de los comentarios para imprimir | Sí, mediante la modificación del estilo | No |
Word para la web no admite la impresión de comentarios en absoluto. Para imprimir comentarios en el margen, debe abrir el documento en Word de escritorio o usar la aplicación de escritorio de Word instalada en Windows. Si está usando Word para la web, descargue el documento haciendo clic en Archivo > Guardar como > Descargar una copia y luego ábralo en la versión de escritorio para imprimir.
Ahora puede imprimir cualquier documento revisado con los comentarios visibles en el margen. Comience habilitando Imprimir marcado en el cuadro de diálogo Imprimir. Para documentos largos con muchos comentarios, pruebe primero una sola página para verificar el diseño. Como sugerencia avanzada, cree un ajuste preestablecido de impresión personalizado guardando su configuración de márgenes y orientación preferida como plantilla para reutilizarla en futuras impresiones de revisión.