Es posible que necesite monitorear correos específicos, como los de un cliente o con una palabra clave determinada, sin tener que buscarlos manualmente cada vez. Las carpetas de búsqueda de Outlook ofrecen una vista dinámica y siempre actualizada de los mensajes que cumplen sus criterios. Este artículo explica cómo crear y usar estas carpetas para automatizar el seguimiento de su correo.
Puntos clave: crear carpetas de búsqueda persistentes
- Comando Nueva carpeta de búsqueda: Abre el cuadro de diálogo para definir criterios personalizados de los mensajes que desea rastrear automáticamente.
- Personalizar carpeta de búsqueda > botón Elegir: Permite crear una consulta detallada usando campos como remitente, destinatario, asunto y rangos de fechas.
- Selección de la ubicación de la carpeta de búsqueda: Determina qué buzón o archivo de datos examinará la carpeta de búsqueda, como su Bandeja de entrada o todos los buzones.
Comprender las carpetas de búsqueda de Outlook
Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que muestra todos los elementos de correo que cumplen un conjunto de condiciones de búsqueda. No almacena copias de los mensajes, sino que ofrece una vista en vivo de los elementos ubicados en las carpetas reales de su buzón. La carpeta se actualiza automáticamente a medida que llega correo nuevo o cuando los elementos existentes se mueven, eliminan o modifican.
Esta característica requiere una cuenta POP, IMAP o Microsoft Exchange. Las carpetas de búsqueda se guardan dentro de su archivo de datos de Outlook y persisten entre sesiones. Puede crear varias carpetas de búsqueda para diferentes proyectos, clientes o estados, como todo el correo no leído o los elementos marcados.
Pasos para crear una nueva carpeta de búsqueda
- Abrir el cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda
En el panel de carpetas de Outlook, haga clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda y seleccione Nueva carpeta de búsqueda. Como alternativa, vaya a la pestaña Carpeta de la cinta de opciones y haga clic en Nueva carpeta de búsqueda. - Seleccionar una plantilla o crear una carpeta personalizada
El cuadro de diálogo muestra plantillas predefinidas como Correo no leído o Correo de personas específicas. Para una consulta personalizada, desplácese hasta la parte inferior de la lista y seleccione Crear una carpeta de búsqueda personalizada. - Haga clic en el botón Elegir para definir los criterios
Después de seleccionar Crear una carpeta de búsqueda personalizada, haga clic en el botón Elegir. Se abre la ventana Criterios de la carpeta de búsqueda, donde creará su consulta. - Crear la consulta de búsqueda
Use las pestañas de la ventana Criterios. En la pestaña Mensajes, escriba términos en el campo Buscar la palabra o palabras. Use los campos De o Enviado a para personas específicas. Las pestañas Más opciones y Avanzado ofrecen filtros por categorías, importancia, datos adjuntos y rangos de fechas. - Seleccionar el ámbito de búsqueda y nombrar la carpeta
De nuevo en el cuadro de diálogo principal Nueva carpeta de búsqueda, use la lista desplegable Buscar correo en para elegir una ubicación como su Bandeja de entrada o Todos los buzones. Escriba un nombre descriptivo para su carpeta de búsqueda en el campo situado en la parte superior del cuadro de diálogo. - Crear la carpeta
Haga clic en Aceptar. Outlook creará la nueva carpeta de búsqueda y la mostrará bajo Carpetas de búsqueda en el panel de navegación. Se llenará inmediatamente con los mensajes coincidentes.
Errores comunes y limitaciones
La carpeta de búsqueda no muestra resultados o está vacía
Esto suele ocurrir si los criterios de búsqueda son demasiado específicos o contienen un error tipográfico. Verifique los nombres en el campo De y la ortografía de las palabras clave. Además, compruebe que el ámbito de Buscar correo en incluya las carpetas donde se almacenan sus mensajes. Por ejemplo, si selecciona un buzón específico pero los correos de destino están en un archivo PST, no aparecerán.
No se puede editar ni modificar una carpeta de búsqueda existente
Haga clic con el botón derecho en la carpeta de búsqueda y seleccione Personalizar esta carpeta de búsqueda. Haga clic en el botón Elegir para volver a abrir la ventana de criterios y ajustar los filtros. Tenga en cuenta que no puede cambiar el ámbito de búsqueda subyacente después de la creación. Para un ámbito diferente, debe crear una nueva carpeta de búsqueda.
El rendimiento de la carpeta de búsqueda es lento
Las consultas complejas que examinan buzones grandes o varios archivos de datos pueden causar demoras. Simplifique los criterios evitando términos amplios, como buscar una sola palabra común en todos los elementos de correo. Considere los problemas de indexación; asegúrese de que la Búsqueda de Windows esté habilitada y haya terminado de indexar sus archivos de datos de Outlook.
Tipos de carpetas de búsqueda y sus usos
| Elemento | Carpeta de búsqueda predefinida | Carpeta de búsqueda personalizada |
|---|---|---|
| Uso principal | Acceso rápido a vistas filtradas comunes, como correo no leído | Seguimiento de criterios de correo complejos o específicos de un proyecto |
| Complejidad de configuración | Creación con un clic desde una plantilla | Requiere configuración manual de varios criterios |
| Flexibilidad de criterios | Fija, limitada a los parámetros de la plantilla | Muy flexible, usando todos los campos disponibles de Outlook |
| Ejemplo | Correo marcado para seguimiento hoy | Todos los correos de dominio.com con la palabra factura recibidos en los últimos 30 días |
Ahora puede rastrear automáticamente correos importantes creando carpetas de búsqueda persistentes. Pruebe configurar una carpeta para los correos de su gerente marcados como de alta importancia. Para una administración avanzada, use la pestaña Avanzado de los criterios de la carpeta de búsqueda para filtrar por categorías de mensajes específicas o campos personalizados que haya definido.