Abra un calendario compartido en Outlook y solo vea los horarios de disponibilidad o los títulos de los eventos sin detalles. Esto sucede porque el propietario del calendario no le ha otorgado el nivel de acceso correcto. El propietario debe cambiar los permisos de uso compartido para permitirle ver más información. Este artículo explica cómo ajustar estos permisos para que otros puedan ver los detalles completos del calendario.
Puntos clave: Solución de visibilidad del calendario compartido
- Propiedades del calendario > Permisos: Aquí es donde el propietario del calendario cambia el nivel de acceso para cada persona o grupo.
- Permiso Revisor vs Editor: El rol Revisor solo muestra títulos y horarios, mientras que Editor o superior revela los detalles completos de la reunión.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado: Use esta ruta para otorgar permisos completos de editor si el calendario está en un servidor Exchange.
Cómo funcionan los permisos de uso compartido de calendario en Outlook
Outlook utiliza un sistema de permisos para controlar lo que otros ven en su calendario compartido. Cuando comparte un calendario, asigna un rol específico a cada destinatario. La configuración predeterminada a menudo proporciona visibilidad limitada. El rol Disponibilidad solo muestra bloques de colores. El rol Revisor muestra los títulos y horarios de los eventos, pero oculta las descripciones, ubicaciones y asistentes. Para ver todos los detalles, un usuario necesita al menos el rol Editor o un permiso personalizado con la opción “Leer detalles completos” habilitada. Estas configuraciones las administra el propietario del calendario, no la persona que lo ve.
El método para cambiar los permisos depende del tipo de cuenta. Para cuentas de Microsoft 365 o Exchange Server, los permisos se establecen dentro de las propiedades del calendario. Para cuentas de Outlook.com o cuentas de consumidor, la compartición se administra a través de una interfaz web. El calendario debe publicarse o compartirse correctamente antes de que los cambios de permisos surtan efecto. Es posible que el visor deba cerrar y volver a abrir Outlook para ver el nivel de detalle actualizado.
Pasos para cambiar los permisos de acceso al calendario
El propietario del calendario debe realizar estos pasos. Primero, asegúrese de estar usando la aplicación de escritorio de Outlook en Windows.
- Abrir las propiedades del calendario
En la vista de calendario, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir desde la lista de carpetas. Seleccione “Propiedades” en el menú contextual. - Ir a la pestaña Permisos
En la ventana Propiedades, haga clic en la pestaña “Permisos”. Aquí verá una lista de las personas que actualmente tienen acceso. - Agregar o seleccionar un usuario
Para agregar una nueva persona, haga clic en el botón “Agregar” y busque su nombre. Para modificar el acceso de un usuario existente, haga clic en su nombre en la lista. - Establecer el nivel de permiso
En la lista desplegable “Nivel de permiso”, seleccione un rol. Para mostrar todos los detalles, elija “Editor” o “Editor de publicación”. También puede crear un rol personalizado marcando la casilla “Leer elementos” en “Otros” y seleccionando “Detalles completos”. - Aplicar los cambios
Haga clic en “Aplicar” y luego en “Aceptar” para guardar los nuevos permisos. Informe al destinatario que es posible que deba reiniciar Outlook para ver los detalles actualizados del calendario.
Usar el acceso de delegado para control total
Para un conjunto de permisos más completo, use la función Acceso de delegado. Esto es adecuado para asistentes o colegas cercanos.
- Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda, luego seleccione “Configuración de la cuenta” y elija “Acceso de delegado” en el menú desplegable. - Agregar un delegado
En la ventana Delegados, haga clic en “Agregar”. Busque y seleccione el nombre de la persona, luego haga clic en “Aceptar”. - Establecer permisos de calendario
Se abre un nuevo cuadro de diálogo. Junto a “Calendario”, seleccione “Editor (puede leer, crear y modificar elementos)” en la lista desplegable. Haga clic en “Aceptar” para confirmar.
Errores comunes al establecer permisos
“Cambié los permisos, pero el usuario sigue viendo solo los horarios de disponibilidad.”
Es posible que el usuario tenga una versión en caché anterior del calendario. Pídale que elimine el calendario compartido de su lista y lo vuelva a agregar. El propietario también debe verificar que seleccionó el nivel de permiso correcto y aplicó los cambios.
“La pestaña Permisos no aparece o está atenuada.”
Esto generalmente significa que el calendario no está alojado en un servidor Exchange o Microsoft 365. Para una cuenta POP/IMAP o un calendario de Outlook.com, debe compartirlo a través de la web. Abra Outlook en la web, haga clic con el botón derecho en el calendario y use la opción “Compartir y permisos”.
“No puedo encontrar el nombre de la persona cuando hago clic en Agregar.”
Solo puede agregar usuarios de la lista global de direcciones de su organización. Para usuarios externos, debe compartir el calendario mediante una invitación por correo electrónico. Haga clic con el botón derecho en el calendario, seleccione “Compartir”, luego “Calendario”, e ingrese su dirección de correo electrónico, estableciendo allí el nivel de permiso deseado.
Comparación de niveles de permisos de calendario
| Elemento | Revisor (Detalles limitados) | Editor (Detalles completos) |
|---|---|---|
| Puede ver la hora y el título del evento | Sí | Sí |
| Puede ver la ubicación, la descripción y los asistentes del evento | No | Sí |
| Puede crear nuevos eventos | No | Sí |
| Puede modificar o eliminar eventos existentes | No | Sí |
| Caso de uso típico | Ver la disponibilidad de un colega | Colaborar en un calendario de equipo |
Ahora puede controlar exactamente lo que otros ven en su calendario compartido de Outlook. Comience por verificar el nivel de permiso actual en Propiedades del calendario. Para una colaboración más profunda, considere usar la función Acceso de delegado. Un consejo avanzado es usar el permiso “Disponibilidad” con una etiqueta personalizada para socios externos, ya que proporciona la menor información mientras aún muestra su disponibilidad.