Corregir el informe de almacenamiento de Teams que no coincide con SharePoint para un equipo de departamento

Cuando abre el informe de almacenamiento de un equipo de departamento en Teams, las cifras a menudo no coinciden con lo que muestra SharePoint para el mismo equipo. Esta discrepancia ocurre porque Teams y SharePoint cuentan el almacenamiento de manera diferente, y algunos archivos se encuentran fuera de la biblioteca de documentos predeterminada del equipo. Aprenderá las razones exactas de la discrepancia y los pasos para reconciliar los dos informes para que pueda reportar el uso de almacenamiento preciso a su jefe de departamento.

Por qué el informe de almacenamiento de Teams difiere de SharePoint para un equipo de departamento

Teams y SharePoint están conectados, pero no informan el almacenamiento de la misma manera. El informe de almacenamiento de Teams agrega todos los archivos cargados en el equipo, incluidos los archivos de cada canal, los archivos del chat y los archivos adjuntos a las grabaciones de reuniones. El informe de almacenamiento de SharePoint para el mismo equipo mide el sitio de SharePoint subyacente, que incluye la biblioteca de documentos predeterminada, bibliotecas adicionales y datos del sistema.

La causa principal de la discrepancia es que Teams cuenta los archivos en las carpetas de canales, que se almacenan en la biblioteca de documentos pero no son visibles en la vista de la biblioteca predeterminada. Además, Teams incluye archivos que se comparten en el chat, que se almacenan en una carpeta de OneDrive separada, no en el sitio de SharePoint. Por último, el uso de almacenamiento de SharePoint incluye el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje, que Teams no cuenta.

Qué mide cada informe

El informe de almacenamiento de Teams muestra el tamaño total de todos los archivos cargados en el equipo. Esto incluye archivos en el canal General, archivos en cada canal estándar y archivos en canales privados. No incluye el historial de versiones ni los elementos de la papelera de reciclaje. El informe de almacenamiento de SharePoint para el mismo equipo muestra el almacenamiento total utilizado por el sitio de SharePoint, que incluye la biblioteca de documentos predeterminada, todas las demás bibliotecas, el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje.

Por qué los números no coinciden

Los números difieren debido a tres factores. Primero, Teams cuenta los archivos en las carpetas de canales, pero la vista de la biblioteca de documentos predeterminada de SharePoint solo muestra la carpeta raíz. Segundo, Teams cuenta los archivos compartidos en el chat, que se almacenan en el OneDrive del usuario, no en el sitio de SharePoint. Tercero, SharePoint incluye el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje, que Teams no cuenta.

Pasos para reconciliar el informe de almacenamiento de Teams con SharePoint para un equipo de departamento

Para obtener números de almacenamiento precisos, debe verificar ambos informes y comprender qué incluye cada uno. Siga estos pasos para reconciliar los números.

1. Abrir el informe de almacenamiento de Teams
   Inicie sesión en el centro de administración de Teams. Vaya a Teams > Administrar equipos. Seleccione su equipo de departamento. Haga clic en la pestaña Almacenamiento. Anote el almacenamiento total mostrado.
2. Abrir el sitio de SharePoint para el equipo
   En la misma pantalla del centro de administración de Teams, haga clic en el vínculo al sitio de SharePoint. Esto abre la página raíz del sitio en una nueva pestaña del navegador.
3. Verificar la biblioteca de documentos predeterminada
   En el sitio de SharePoint, vaya a Contenido del sitio > Documentos. Anote el almacenamiento utilizado para esta biblioteca. Este número será menor que el almacenamiento de Teams porque no incluye las carpetas de canales.
4. Sumar todas las carpetas de canales
   En la biblioteca de documentos, haga clic en cada carpeta de canal. Sume los tamaños de archivo de cada carpeta. Agregue este total al almacenamiento de la biblioteca. Esto debería coincidir con el informe de almacenamiento de Teams.
5. Verificar el centro de administración de SharePoint para el almacenamiento completo del sitio
   Vaya al centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Busque el sitio de su equipo de departamento. Anote la columna Almacenamiento usado. Este número incluye el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje.
6. Comparar los números
   Si el informe de almacenamiento de Teams coincide con la suma de la biblioteca de documentos más las carpetas de canales, los informes son consistentes. Si no es así, busque archivos compartidos en el chat, que se almacenan en OneDrive.

Cómo verificar los archivos compartidos en el chat

1. Abrir el chat en Teams
   Vaya a Chat en la barra lateral izquierda. Seleccione la conversación donde se compartió un archivo. Haga clic en el archivo para abrirlo.
2. Buscar la ubicación del archivo
   Haga clic en el nombre del archivo en la parte superior. Seleccione Más opciones > Abrir en SharePoint. Si el archivo se abre en OneDrive, no se cuenta en el almacenamiento de SharePoint del equipo.

Si el almacenamiento de Teams aún no coincide con SharePoint para su equipo de departamento

Teams muestra más almacenamiento que SharePoint

Esto generalmente significa que los archivos se compartieron en el chat o en un canal privado. Los archivos de canales privados se almacenan en un sitio de SharePoint separado, no en el sitio principal del equipo. Para verificarlo, revise la pestaña Archivos del canal privado y abra la ubicación de la carpeta.

SharePoint muestra más almacenamiento que Teams

Esto sucede porque SharePoint incluye el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje. Para ver el desglose, vaya al centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Almacenamiento usado. Haga clic en el número para ver un desglose detallado.

El informe de almacenamiento muestra cero para un equipo de departamento

Esto ocurre cuando el equipo está archivado o cuando el informe de almacenamiento no se ha actualizado. Espere 24 horas y vuelva a verificar. Si aún muestra cero, comuníquese con el soporte técnico de Microsoft.

Informe de almacenamiento de Teams vs informe de almacenamiento de SharePoint: diferencias clave

Elemento	Informe de almacenamiento de Teams	Informe de almacenamiento de SharePoint
Alcance	Todos los archivos en canales y chats	Todos los archivos en el sitio de SharePoint
Carpetas de canales	Incluidas	Incluidas pero no visibles en la vista predeterminada
Archivos compartidos en el chat	Incluidos	No incluidos
Historial de versiones	No incluido	Incluido
Elementos de la papelera de reciclaje	No incluidos	Incluidos
Dónde verlo	Centro de administración de Teams	Centro de administración de SharePoint

Para reconciliar los dos informes, agregue las carpetas de canales al almacenamiento de la biblioteca de SharePoint y reste el historial de versiones y los elementos de la papelera de reciclaje. Use el centro de administración de Teams para obtener el número más preciso a nivel de equipo.

Ahora puede explicar la diferencia de almacenamiento a su jefe de departamento. Verifique primero la pestaña Almacenamiento del centro de administración de Teams y luego confirme con el centro de administración de SharePoint. Para obtener un desglose preciso, use la página Métricas de almacenamiento del sitio de SharePoint, que muestra las versiones de archivos y los tamaños de la papelera de reciclaje.