Si utiliza el Explorador de contenido de Copilot en Microsoft 365, es posible que vea archivos públicos que no deberían aparecer en sus resultados de búsqueda. Esto ocurre cuando Copilot indexa contenido de sitios de SharePoint o carpetas de OneDrive que se comparten ampliamente con Todos o Todos excepto usuarios externos. El resultado es una vista desordenada que incluye archivos a los que no tiene ninguna razón de negocio para acceder. Este artículo explica por qué Copilot muestra demasiados archivos públicos y proporciona los pasos exactos para restringir sus fuentes de datos para que solo aparezca contenido relevante.
Puntos clave: Restringir Copilot para que no indexe archivos públicos excesivos
- Centro de administración de Microsoft 365 > Copilot > Fuentes de datos: Controla qué sitios de SharePoint y carpetas de OneDrive puede indexar Copilot para las consultas del Explorador de contenido.
- Revisión de permisos del sitio de SharePoint: Elimine el grupo Todos de los sitios que no deberían ser públicos para reducir el alcance de los archivos indexados.
- Filtro del Explorador de contenido de Copilot: Utilice el filtro Propietario o Origen para limitar los resultados después de restringir la indexación.
Por qué el Explorador de contenido de Copilot muestra demasiados archivos públicos
El Explorador de contenido de Copilot muestra archivos según los permisos otorgados al usuario que realiza la búsqueda. Cuando un sitio de SharePoint o una carpeta de OneDrive se comparte con el grupo Todos, todos los usuarios de la organización pueden ver esos archivos en los resultados del Explorador de contenido. La causa principal es que Copilot indexa contenido de todos los sitios de SharePoint y ubicaciones de OneDrive a los que el usuario tiene al menos acceso de lectura, incluidos los sitios de acceso público. Si su inquilino tiene muchos sitios de equipo, sitios de comunicación o carpetas compartidas de acceso público, el Explorador de contenido los mostrará todos, abrumando al usuario con resultados irrelevantes.
Copilot no excluye automáticamente el contenido público. Respeta el modelo de permisos de Microsoft 365. Si un archivo es visible para Todos, Copilot lo considera relevante para todos los usuarios. Esto es por diseño, pero se puede mitigar restringiendo las fuentes de datos a las que puede acceder Copilot o cambiando la configuración de uso compartido en los sitios de origen.
Pasos para reducir la cantidad de archivos públicos en el Explorador de contenido de Copilot
Siga estos pasos para limitar los archivos públicos que aparecen en el Explorador de contenido de Copilot. El primer método restringe las fuentes de datos de Copilot a nivel de inquilino. El segundo método aborda los permisos de sitios individuales.
Método 1: Restringir las fuentes de datos de Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365
- Abra el Centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de Administrador global o Administrador de SharePoint. - Vaya a la configuración de Copilot
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Configuración y luego Configuración de la organización. En la pestaña Servicios, busque y haga clic en Copilot. - Localice la sección Fuentes de datos
En la página de configuración de Copilot, desplácese hacia abajo hasta Fuentes de datos para el Explorador de contenido de Copilot. Haga clic en Editar. - Elimine los sitios de SharePoint públicos
En la lista de sitios incluidos, desmarque cualquier sitio de SharePoint que se comparta con Todos. También puede agregar sitios específicos escribiendo su URL y haciendo clic en Agregar. Solo se indexarán los sitios que agregue explícitamente. - Guarde los cambios
Haga clic en Guardar y espere hasta 15 minutos para que los cambios se propaguen. Copilot ya no indexará contenido de los sitios eliminados.
Método 2: Cambiar los permisos de uso compartido en sitios públicos
- Identifique los sitios públicos
En el Centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios > Sitios activos. Busque sitios donde la configuración de Uso compartido externo esté establecida en Cualquier persona o Invitados nuevos y existentes. Es probable que Copilot indexe estos sitios. - Revise los permisos del sitio
Abra el sitio, haga clic en Configuración y luego en Permisos del sitio. Compruebe si el grupo Todos o el grupo Todos excepto usuarios externos tiene acceso. - Elimine el grupo Todos
Seleccione la entrada del grupo Todos y haga clic en Quitar permisos de usuario. Confirme la eliminación. Esta acción no afecta el contenido existente, pero impide que los nuevos usuarios vean el sitio en Copilot. - Cambie la configuración de uso compartido externo
En la configuración del sitio, vaya a Uso compartido y cambie el nivel de uso compartido externo a Solo personas de su organización o inferior. Esto evita que el sitio aparezca como público para usuarios externos.
Si Copilot sigue mostrando demasiados archivos públicos después de la solución
Después de aplicar los cambios anteriores, es posible que aún vea una gran cantidad de archivos públicos. Revise estas áreas adicionales.
El Explorador de contenido de Copilot sigue mostrando archivos de sitios eliminados
Copilot almacena en caché los datos indexados hasta por 24 horas. Si eliminó un sitio de las fuentes de datos pero aún ve sus archivos, espere a que se actualice la caché. Puede forzar una actualización haciendo que el usuario cierre sesión en Microsoft 365 y vuelva a iniciarla. En el panel de Copilot, haga clic en el icono de actualizar si está disponible.
Las carpetas públicas de OneDrive aparecen en el Explorador de contenido
Las carpetas de OneDrive compartidas con Todos también aparecen en el Explorador de contenido. Para evitarlo, el usuario propietario de la carpeta debe cambiar el vínculo de uso compartido a Personas específicas. Vaya a la carpeta de OneDrive, haga clic en el icono de compartir y seleccione Personas específicas. Elimine el grupo Todos del vínculo.
El Explorador de contenido muestra archivos de sitios eliminados
Los sitios de SharePoint eliminados aún pueden aparecer en los resultados de Copilot si están en la papelera de reciclaje. Vacíe la papelera de reciclaje de primera etapa y la papelera de reciclaje de segunda etapa de la colección de sitios. Después de la eliminación, Copilot quita los datos indexados en un plazo de 30 días.
| Elemento | Restringir fuentes de datos | Cambiar permisos del sitio |
|---|---|---|
| Descripción | Controla qué sitios de SharePoint puede indexar Copilot a nivel de inquilino | Elimina el grupo Todos de sitios específicos para limitar la visibilidad |
| Ámbito | Todo el inquilino | Por sitio |
| Tiempo para aplicar | 15 minutos para propagarse | Inmediato después del cambio de permisos |
| Impacto en el usuario | Todos los usuarios pierden acceso a los sitios eliminados en el Explorador de contenido | Solo los usuarios que estaban en el grupo Todos pierden acceso |
| Ideal para | Inquilinos grandes con muchos sitios públicos | Inquilinos más pequeños con algunos sitios problemáticos |
Después de restringir las fuentes de datos o cambiar los permisos, pida a los usuarios que borren su caché de Copilot cerrando sesión en Microsoft 365 y volviendo a iniciarla. También puede usar el filtro del Explorador de contenido de Copilot para limitar los resultados por propietario u origen mientras se actualiza la indexación. Para la administración continua, revise sus directivas de uso compartido externo de SharePoint trimestralmente para evitar que nuevos sitios públicos aparezcan en el Explorador de contenido.