Cuando se establece una política de retención en Microsoft 365 Purview, se espera que se aplique a todas las interacciones de Copilot, incluido el historial de chat. Sin embargo, muchos administradores informan que la política no afecta a los chats de Copilot en Microsoft Teams ni en el panel de Copilot. Esto ocurre porque los datos de chat de Copilot se almacenan en una carpeta de buzón oculta separada que las políticas de retención estándar no cubren de forma predeterminada. Este artículo explica por qué la política de retención no alcanza los chats de Copilot y proporciona los pasos específicos para configurar una política que se dirija a la ubicación de datos correcta.
Puntos clave: solución de la política de retención de chats de Copilot
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Interacciones de Copilot: La única ubicación que almacena datos de chat de Copilot para el destino de la política de retención.
- Ámbito de la política de retención > Incluir ubicaciones específicas > Interacciones de Copilot: Debe seleccionarse explícitamente; el ámbito predeterminado “Buzones de Exchange” no se aplica.
- Cmdlet de PowerShell Get-RetentionCompliancePolicy | fl Name, ExchangeLocation: Use esto para verificar que la política incluya la ubicación de interacciones de Copilot.
Por qué las políticas de retención no cubren los chats de Copilot de forma predeterminada
Los datos de chat de Microsoft 365 Copilot se almacenan en una carpeta de buzón de sistema oculta denominada “Interacciones de Copilot” dentro del buzón de Exchange Online de cada usuario. Esta carpeta es independiente de las carpetas estándar Bandeja de entrada, Elementos enviados y Elementos eliminados a las que se dirigen las políticas de retención tradicionales. Cuando se crea una política de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y se selecciona “Buzones de Exchange” como ubicación, la política se aplica solo a las carpetas de buzón estándar. No incluye la carpeta Interacciones de Copilot a menos que se configure explícitamente.
La carpeta Interacciones de Copilot contiene todas las sesiones de chat que el usuario inicia a través de Copilot en Microsoft Teams, el panel de Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 y copilot.microsoft.com. Cada chat se almacena como un elemento de mensaje dentro de esta carpeta. Como la carpeta está oculta en la lista de carpetas de Outlook del usuario, los administradores suelen pasarla por alto al configurar políticas de retención.
Otra causa común es el uso de ámbitos adaptables o ámbitos estáticos que no incluyen la ubicación de interacciones de Copilot. La política de retención debe configurarse con un ámbito que incluya explícitamente “Interacciones de Copilot” como ubicación. Si se usa una política que se aplica a todos los buzones de Exchange sin especificar la sububicación de interacciones de Copilot, la política no procesará los datos de chat.
Pasos para configurar una política de retención que se aplique a los chats de Copilot
Siga estos pasos para crear o modificar una política de retención de modo que incluya los datos de chat de Copilot. Necesita al menos el rol Administrador de cumplimiento en Microsoft 365 para realizar estas acciones.
- Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador. En la navegación izquierda, expanda Administración del ciclo de vida de los datos y seleccione Microsoft 365. - Localice su política de retención existente o cree una nueva
Si ya tiene una política de retención que debería cubrir los chats, haga clic en el nombre de la política para editarla. Si necesita una nueva política, haga clic en + Nueva política de retención y siga el asistente hasta llegar a la página Elegir ubicaciones. - Seleccione la ubicación Interacciones de Copilot
En la página Elegir ubicaciones, active Correo electrónico de Exchange a Activado. Luego haga clic en Editar en la ubicación Correo electrónico de Exchange. En el panel Ubicaciones de Exchange que se abre, desplácese hacia abajo y marque la casilla junto a Interacciones de Copilot. Esta opción solo aparece cuando la ubicación Correo electrónico de Exchange está habilitada. - Confirme el ámbito y la asignación de usuarios
Si usa un ámbito adaptable, asegúrese de que el ámbito incluya los usuarios cuyos chats de Copilot desea retener. Para ámbitos estáticos, puede elegir Todos los usuarios o seleccionar usuarios específicos. Haga clic en Siguiente para continuar con el asistente. - Establezca la acción y el período de retención
En la página Decida qué desea hacer, seleccione la acción de retención, como Retener elementos durante un período específico o Retener elementos y luego eliminarlos automáticamente. Establezca la duración en días, meses o años. Haga clic en Siguiente. - Revise y envíe la política
Revise la configuración de la política en la página de resumen. Confirme que Interacciones de Copilot aparezca en la ubicación Correo electrónico de Exchange. Haga clic en Enviar para aplicar la política.
Después del envío, la política puede tardar hasta 24 horas en aplicarse por completo a todos los datos de chat de Copilot existentes. Los nuevos elementos de chat creados después de que la política esté activa se procesarán de inmediato.
Si la política de retención aún no se aplica a los chats de Copilot
Falta la ubicación Interacciones de Copilot en la política
Si completó el asistente pero la ubicación Interacciones de Copilot no aparece en el resumen de la política, es probable que haya omitido el paso 3. La casilla Interacciones de Copilot está anidada en la ubicación Correo electrónico de Exchange y no es visible hasta que hace clic en Editar en esa ubicación. Vuelva a abrir la política y verifique que la ubicación esté seleccionada.
La política se aplica al correo estándar pero no a los datos de chat en la carpeta oculta
Esto ocurre cuando la política se dirige solo al buzón en sí, sin la subcarpeta oculta. Use Exchange Online PowerShell para confirmar la configuración de la política. Ejecute el siguiente comando:
Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "Your Policy Name" | fl Name, ExchangeLocation, ExchangeLocationException
Si la salida no muestra CopilotInteractions en el campo ExchangeLocation, la política no está configurada para datos de chat. Edite la política y vuelva a seleccionar la ubicación Interacciones de Copilot.
La política de retención funciona para chats nuevos pero no para el historial de chat existente
Las políticas de retención se aplican a los elementos nuevos en cuanto la política está activa. Para los elementos existentes almacenados en la carpeta Interacciones de Copilot antes de que se creara la política, la política puede tardar hasta siete días en procesarlos. Este retraso es por diseño. Si después de siete días los chats antiguos aún no se ven afectados, revise el ámbito de la política para asegurarse de que incluya el intervalo de fechas de los chats antiguos. Una política con un intervalo de fechas personalizado que excluya fechas pasadas no retendrá ni eliminará los elementos más antiguos.
El buzón del usuario está excluido por una regla de ámbito adaptable
Si usa ámbitos adaptables basados en atributos como departamento o país, verifique que los atributos del usuario coincidan con la consulta del ámbito. Una discrepancia excluye todo el buzón del usuario, incluida la carpeta Interacciones de Copilot. Use la herramienta Búsqueda de contenido en Purview para probar si la política se aplica a los chats de Copilot de un usuario específico.
Política de retención para correo estándar frente a chats de Copilot: diferencias clave
| Elemento | Política de retención para correo estándar | Política de retención para chats de Copilot |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados y otras carpetas de buzón visibles | Carpeta oculta “Interacciones de Copilot” dentro del buzón de Exchange del usuario |
| Comportamiento predeterminado de la política | Se aplica automáticamente cuando se seleccionan los buzones de Exchange como ubicación | No se aplica a menos que se seleccione explícitamente la sububicación Interacciones de Copilot |
| Ruta de creación de la política en Purview | Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Correo electrónico de Exchange | Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Correo electrónico de Exchange > Editar > Interacciones de Copilot |
| Tiempo para aplicarse a los elementos existentes | Hasta 7 días | Hasta 7 días |
| Método de verificación | Búsqueda de contenido o Get-RetentionCompliancePolicy | Get-RetentionCompliancePolicy y comprobar CopilotInteractions en ExchangeLocation |
Ahora puede configurar una política de retención de Microsoft 365 que se dirija correctamente a los datos de chat de Copilot seleccionando la ubicación Interacciones de Copilot en el portal de cumplimiento de Purview. Después de aplicar la política, verifique su aplicación con el cmdlet de PowerShell Get-RetentionCompliancePolicy. Para escenarios avanzados, considere usar una política de retención independiente dedicada únicamente a las interacciones de Copilot para simplificar la administración y la auditoría.