Ha creado un conjunto de reglas para organizar su bandeja de entrada en el nuevo Outlook para Windows. Necesita mover estas reglas a otro equipo o compartirlas con un colega. Las reglas se almacenan localmente en su dispositivo y no se sincronizan con su cuenta de Microsoft 365. Este artículo explica cómo guardar sus reglas en un archivo y cargarlas en otro perfil de Outlook.
Puntos clave: Administrar reglas de Outlook como archivos
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones: Abre el cuadro de diálogo de importación y exportación para guardar todas sus reglas en un único archivo .rwz.
- Importar desde un archivo: Carga un archivo .rwz guardado previamente, combinando sus reglas con las existentes o reemplazándolas.
- Exportar a un archivo: Crea una copia de seguridad de sus reglas actuales, que se puede restaurar si se restablece su perfil de Outlook.
Entender las reglas de Outlook y el formato .rwz
Las reglas en Outlook son acciones automatizadas que se aplican a los mensajes entrantes o salientes. Pueden mover, marcar, eliminar o reenviar correos electrónicos según las condiciones que establezca. El nuevo Outlook para Windows utiliza el mismo motor de reglas que la aplicación de escritorio clásica. Sus reglas están vinculadas a su cuenta de correo electrónico dentro de un perfil de Outlook específico en su PC.
Para transferir o hacer una copia de seguridad de estas reglas, Outlook utiliza el formato de archivo .rwz. Este es un contenedor propietario que contiene las definiciones de todas las reglas en su perfil. La exportación crea este archivo. La importación lee el archivo y recrea las reglas en su perfil actual. Debe tener los permisos necesarios para ejecutar reglas en la cuenta de destino, especialmente para las reglas del lado del servidor.
Pasos para exportar sus reglas a un archivo
Siga estos pasos para crear un archivo de copia de seguridad de sus reglas actuales. Esto es útil antes de realizar cambios importantes o cambiar de equipo.
- Abrir el Administrador de reglas
En el nuevo Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Seleccione Administrar reglas y alertas en la pestaña Información. - Acceder a las opciones de exportación
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, mire la sección superior derecha. Haga clic en el botón Opciones. - Elegir Exportar reglas
Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo titulado Importar/Exportar reglas. Seleccione la opción Exportar reglas a un archivo. Haga clic en Aceptar para continuar. - Guardar el archivo .rwz
Se abrirá un cuadro de diálogo Guardar como estándar de Windows. Elija una ubicación que recuerde, como su Escritorio o la carpeta Documentos. El nombre del archivo será `Outlook Rules.rwz` de forma predeterminada. Puede cambiarle el nombre. Haga clic en Guardar para crear el archivo.
Pasos para importar reglas desde un archivo
Utilice estas instrucciones para cargar reglas desde un archivo .rwz guardado previamente en su perfil de Outlook.
- Abrir el Administrador de reglas
Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas para abrir la ventana de administración de reglas. - Acceder a las opciones de importación
Haga clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo Reglas y alertas. - Elegir Importar reglas
En el cuadro de diálogo Importar/Exportar reglas, seleccione Importar reglas desde un archivo. Haga clic en Aceptar. - Seleccionar el archivo .rwz
En el explorador de archivos, navegue hasta la carpeta que contiene su archivo .rwz guardado. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. - Elegir un método de importación
Un último mensaje le preguntará cómo manejar las reglas duplicadas. Puede elegir reemplazar todos los duplicados con las reglas importadas o simplemente agregar las nuevas reglas, conservando los duplicados que ya tiene. Seleccione su preferencia y haga clic en Aceptar. Las reglas se agregarán a su lista.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Las reglas dejan de funcionar después de la importación
Si las reglas importadas no se ejecutan, verifique las condiciones de la regla. Las reglas basadas en rutas de carpetas específicas de su perfil anterior fallarán si esas carpetas no existen en el nuevo buzón. Edite cada regla y actualice las referencias de carpetas para que coincidan con la estructura de su buzón actual.
Reglas del lado del servidor vs. solo del cliente
Outlook crea algunas reglas para que se ejecuten en el servidor de correo y otras para que se ejecuten solo en su equipo. Las reglas del lado del servidor tienen un icono que muestra un pequeño servidor. Cuando importa reglas, las reglas solo del cliente pueden no funcionar si el equipo de destino tiene una configuración diferente. Verifique las propiedades de cada regla después de la importación.
La importación falla con un error de archivo dañado
El archivo .rwz puede volverse ilegible si no se creó correctamente o se editó manualmente. Utilice siempre la función oficial Exportar para crear el archivo. Si recibe un error de archivo dañado, deberá recrear las reglas manualmente u obtener una copia de seguridad válida.
Exportar vs. importar reglas: diferencias clave
| Elemento | Exportar reglas | Importar reglas |
|---|---|---|
| Acción principal | Guarda las reglas de Outlook en un archivo | Carga las reglas de un archivo en Outlook |
| Formato de archivo | Crea un archivo .rwz | Lee un archivo .rwz |
| Flujo de datos | De Outlook al almacenamiento local | Del almacenamiento local a Outlook |
| Manejo de duplicados | No aplicable | Opción de reemplazar o agregar |
| Caso de uso típico | Copia de seguridad o preparación para transferencia | Restaurar desde copia de seguridad o aplicar reglas compartidas |
Ahora puede mover su automatización de correo electrónico entre perfiles de Outlook y dispositivos. Mantenga su archivo .rwz en un lugar seguro como copia de seguridad de reglas. Para una administración avanzada, use la función Ejecutar reglas ahora en el Administrador de reglas para probar las reglas importadas en los mensajes existentes. Presione F9 para forzar una comprobación de enviar y recibir, lo que puede ayudar a activar inmediatamente las nuevas reglas del lado del servidor.