Configuras un flujo de aprobación de SharePoint, pero el correo de aprobación se envía al gerente incorrecto. Este problema hace perder tiempo y puede retrasar decisiones importantes. La causa raíz casi siempre es una discrepancia entre el campo de persona en SharePoint y la propiedad de gerente en el perfil de Microsoft 365. Este artículo explica por qué el flujo elige a la persona incorrecta y cómo solucionarlo paso a paso.
Puntos clave: Cómo corregir errores de gerente en el flujo de aprobación
- Power Automate > Acción de aprobación > Asignado a: El flujo envía el correo de aprobación a la persona especificada en este campo, no a la columna de persona de la lista de SharePoint.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos > Gerente: La propiedad de gerente debe estar configurada para cada usuario cuyo gerente se use en el flujo de aprobación.
- Columna de lista de SharePoint > Persona o grupo: Si la columna contiene a la persona incorrecta, el flujo envía la aprobación a esa persona incorrecta.
Por qué el flujo de aprobación envía el correo al gerente incorrecto
Un flujo de aprobación en Power Automate usa la acción Iniciar y esperar una aprobación. Esta acción requiere un campo Asignado a. Puedes rellenar ese campo con una dirección de correo estática, un valor dinámico de una columna de lista de SharePoint o una fórmula que recupere el gerente del perfil de Microsoft 365.
La causa más común es usar una columna de persona de SharePoint que contiene a la persona incorrecta. Por ejemplo, la columna podría mostrar al solicitante en lugar del gerente. Otra causa frecuente es un campo de gerente desactualizado o vacío en el perfil de usuario de Microsoft 365. Si la propiedad de gerente está en blanco o apunta a un exempleado, el flujo envía la aprobación a esa dirección incorrecta.
Una tercera causa es un error de fórmula en el flujo. Cuando usas el token de contenido dinámico Gerente, Power Automate obtiene el gerente del perfil del usuario. Si el token se aplica al objeto de usuario incorrecto, el flujo envía el correo al gerente incorrecto.
Solución paso a paso para el flujo de aprobación que envía el correo al gerente incorrecto
- Abrir el flujo en Power Automate
Ve a make.powerautomate.com. Inicia sesión con tu cuenta profesional o educativa. Selecciona Mis flujos en el menú izquierdo. Busca el flujo de aprobación que envía el correo al gerente incorrecto. Haz clic en el nombre del flujo para abrirlo. - Revisar el campo Asignado a en la acción de aprobación
Haz clic en la acción Iniciar y esperar una aprobación. Observa el campo Asignado a. Si contiene una dirección de correo estática, verifica que esta dirección pertenezca al gerente correcto. Si usa un valor dinámico, anota el nombre de la columna de SharePoint o la fórmula que se está usando. - Verificar la columna de la lista de SharePoint
Ve a la lista de SharePoint que desencadena el flujo. Busca la columna a la que se hace referencia en el campo Asignado a. Si la columna es una columna Persona o grupo, comprueba que contiene a la persona correcta. Si contiene al solicitante en lugar del gerente, debes cambiar la columna o usar un enfoque diferente. - Actualizar la propiedad de gerente en Microsoft 365
Ve al Centro de administración de Microsoft 365. Selecciona Usuarios > Usuarios activos. Busca el usuario cuyo gerente es incorrecto. Haz clic en el nombre del usuario. Selecciona la pestaña Organización. En Gerente, haz clic en Editar. Escribe el nombre correcto del gerente y haz clic en Guardar. Espera hasta 24 horas para que el cambio se sincronice con Power Automate. - Usar correctamente el token de contenido dinámico Gerente
En el flujo, agrega una acción Obtener gerente (V2) antes de la acción de aprobación. Establece el campo Usuario (UPN) en la dirección de correo de la persona cuyo gerente deseas. Por ejemplo, usa el contenido dinámico Correo electrónico del creador del desencadenador de SharePoint. Luego, en la acción de aprobación, establece Asignado a en la salida Correo electrónico de la acción Obtener gerente (V2). Esto garantiza que el flujo siempre envíe la aprobación al gerente de la persona que creó el elemento. - Probar el flujo
Guarda el flujo. Crea un nuevo elemento en la lista de SharePoint. Comprueba si el correo de aprobación se envía al gerente correcto. Si aún se envía a la persona incorrecta, repite los pasos 1 a 5.
Si el flujo de aprobación sigue enviando el correo al gerente incorrecto
El flujo envía el correo al gerente de otro usuario
Si el flujo envía la aprobación al gerente de un usuario que no es el creador del elemento, revisa la acción Obtener gerente (V2). El campo Usuario (UPN) debe hacer referencia al usuario correcto. Por ejemplo, si quieres el gerente de la persona en la columna Asignado a, usa el correo de esa columna, no el de Creado por.
El flujo envía el correo a un gerente anterior
Cuando un gerente deja la empresa, el perfil de Microsoft 365 puede seguir mostrando a esa persona como gerente. Actualiza la propiedad de gerente en el Centro de administración de Microsoft 365 como se describe en el paso 4. Si el cambio no surte efecto en 24 horas, revisa de nuevo la pestaña Organización para confirmar que el nuevo gerente está guardado.
El flujo envía el correo a un grupo de distribución en lugar de a una persona
Si el campo Asignado a contiene el correo de un grupo de distribución, la acción de aprobación envía el correo a todos los miembros de ese grupo. Esto no es un error, pero puede causar confusión. Para enviar a una sola persona, usa el correo del gerente de la acción Obtener gerente (V2) en su lugar.
Métodos del flujo de aprobación: directo frente a búsqueda del gerente
| Elemento | Columna de persona directa | Búsqueda del gerente mediante Obtener gerente (V2) |
|---|---|---|
| Cómo funciona | El flujo usa la persona seleccionada en una columna Persona de SharePoint | El flujo recupera el gerente del perfil de Microsoft 365 del usuario que creó el elemento |
| Complejidad de configuración | Baja: solo hay que agregar una columna Persona a la lista | Media: requiere agregar una acción Obtener gerente (V2) y asignar las salidas |
| Riesgo de gerente incorrecto | Alto si la columna de la lista no se actualiza manualmente | Bajo si la propiedad de gerente es correcta en el centro de administración |
| Ideal para | Equipos pequeños donde el aprobador es siempre la misma persona | Organizaciones donde la estructura de informes está actualizada |
Ahora ya puedes identificar por qué tu flujo de aprobación envía el correo al gerente incorrecto y aplicar la solución correcta. Empieza revisando el campo Asignado a en la acción de aprobación. Si la propiedad de gerente está desactualizada, actualízala en el Centro de administración de Microsoft 365. Para una solución más confiable, usa la acción Obtener gerente (V2) para recuperar dinámicamente el gerente correcto. Como sugerencia avanzada, agrega una acción Condición después de Obtener gerente (V2) para comprobar si el correo del gerente está en blanco y, de ser así, enviar la aprobación a una persona de respaldo.