Solución: la directiva de archivo de Teams no se ejecuta para un equipo de departamento

Cuando configura una directiva de retención o archivo de Teams para un equipo de departamento, espera que la directiva se ejecute automáticamente. Pero a veces la directiva nunca se activa y el equipo permanece activo con todos sus datos. Esto suele ocurrir porque la asignación de la directiva es incorrecta, el equipo está excluido por una directiva más amplia o el trabajo de archivo está retrasado. Este artículo explica las causas técnicas y ofrece soluciones paso a paso para que la directiva de archivo se ejecute de forma confiable.

Las directivas de archivo en Teams forman parte de la retención de Microsoft 365 y se administran a través del portal de Microsoft Purview. Funcionan colocando una retención en el contenido y luego moviéndolo a una ubicación de archivo después de un período especificado. Si su equipo de departamento no se está archivando, el problema probablemente esté en cómo se define el alcance, se aplica o se prioriza la directiva.

Aprenderá a verificar las asignaciones de directivas, comprobar si hay directivas en conflicto y forzar una ejecución de archivo mediante PowerShell. También verá qué hacer si la directiva aún no se ejecuta después de estos pasos.

Por qué la directiva de archivo de Teams no se ejecuta para un equipo de departamento

Las directivas de archivo en Teams se basan en la retención de Microsoft 365. Cuando se crea una directiva de retención que archiva contenido, se aplica al sitio de SharePoint subyacente, a los buzones de Exchange y a las cuentas de OneDrive de los miembros del equipo. La directiva se ejecuta según un temporizador, normalmente cada 7 días, y mueve el contenido que es más antiguo que el período de retención especificado al archivo.

Si la directiva no se ejecuta para un equipo de departamento específico, la causa raíz suele ser una de estas:

• La directiva está limitada a un grupo de distribución o grupo de seguridad, pero el equipo de departamento no es miembro de ese grupo.
• Una directiva más amplia con un período de retención más corto está anulando la directiva de archivo.
• El equipo tiene una etiqueta de confidencialidad que bloquea el archivo o establece una regla de retención diferente.
• El trabajo de archivo está bloqueado debido a una gran cantidad de datos o a un problema del servicio.

Otra causa común es que la directiva esté configurada para “retener” pero no para “archivar”. En Microsoft 365, el archivo es un tipo de acción de retención. Si la directiva solo retiene contenido sin moverlo al archivo, no verá el resultado esperado.

Cómo interactúan las directivas de archivo con Teams

Los datos de Teams se almacenan en varias ubicaciones. Los mensajes de canal están en el buzón del grupo, los archivos están en el sitio de SharePoint y los mensajes de chat están en el buzón de cada usuario. Una directiva de archivo debe cubrir todas estas ubicaciones para funcionar correctamente. Si su directiva solo se dirige al sitio de SharePoint, por ejemplo, los mensajes de chat no se archivarán.

Pasos para diagnosticar y corregir la directiva de archivo

Siga estos pasos en orden. Cada paso comprueba una posible causa y aplica una corrección si es necesario.

1. Compruebe el alcance de la directiva en Microsoft Purview
   Vaya al portal de Microsoft Purview > Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365. Busque su directiva de archivo y haga clic en ella. Consulte la pestaña “Ubicaciones”. Confirme que el sitio de SharePoint del equipo de departamento y el buzón del grupo estén en la lista. Si no lo están, edite la directiva y agregue el sitio o el buzón del equipo. Puede agregar por URL o por nombre de grupo.
2. Verifique que el equipo sea miembro del grupo asignado
   Si su directiva está limitada a un grupo, abra el grupo en Azure AD y compruebe la pertenencia. El equipo de departamento debe ser miembro de ese grupo. Si no lo es, agregue el grupo del equipo como miembro. Espere hasta 24 horas para que la directiva recoja el cambio.
3. Compruebe si hay directivas de retención en conflicto
   En el mismo portal de Purview, enumere todas las directivas de retención. Busque cualquier directiva que tenga un período de retención más corto o una acción de “eliminar”. Si una directiva de eliminación se aplica al mismo equipo, puede anular el archivo. Para solucionarlo, extienda la directiva de eliminación o excluya el equipo de ella. Recuerde que gana el período de retención más largo, pero una acción de eliminación aún puede bloquear el archivo.
4. Compruebe la etiqueta de confidencialidad en el equipo
   Abra el Centro de administración de Teams > Teams > Administrar equipos. Seleccione el equipo de departamento y vea sus propiedades. Consulte la etiqueta de confidencialidad. Si la etiqueta tiene una configuración de retención, puede entrar en conflicto con su directiva de archivo. Quite la etiqueta o cambie su configuración de retención para que no bloquee el archivo.
5. Use PowerShell para forzar una ejecución de directiva
   Conéctese a PowerShell de Exchange Online. Ejecute el comando Get-RetentionCompliancePolicy para ver todas las directivas. Luego ejecute Start-ManagedFolderAssistant -Identity para forzar el trabajo de archivo para ese buzón. Para el sitio de SharePoint, use el Shell de administración de SharePoint Online y ejecute Start-SPOSiteArchive -Identity . Esto desencadena un intento de archivo inmediato.
6. Compruebe el estado del buzón de archivo
   Para los mensajes de chat, cada usuario debe tener habilitado un buzón de archivo. Ejecute Get-MailUser | FL ArchiveStatus en PowerShell de Exchange Online. Si el archivo está deshabilitado, habilítelo con Enable-RemoteMailbox -Archive. Sin un buzón de archivo, la directiva no puede mover mensajes.
7. Espere a la siguiente ejecución programada
   Si no hay nada incorrecto, es posible que la directiva simplemente esté esperando la siguiente ejecución programada. Las directivas de retención se ejecutan cada 7 días. Compruebe la fecha de “Última ejecución” de la directiva en el portal de Purview. Si no se ha ejecutado en más de 7 días, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Si Teams sigue teniendo problemas después de la corrección principal

La directiva de archivo de Teams no se ejecuta para un canal específico

Si la directiva se ejecuta pero un canal específico no se archiva, es posible que el canal tenga un estado privado o compartido. Los canales privados y compartidos tienen sitios de SharePoint separados que no se incluyen automáticamente en el sitio del equipo. Debe agregar cada sitio de canal al alcance de la directiva manualmente. Vaya a la pestaña Archivos del canal, copie la URL del sitio y agréguela en las ubicaciones de la directiva.

La directiva de archivo se ejecuta pero no se mueve ningún dato

Si el estado de la directiva muestra “en ejecución” pero no se mueve ningún dato, compruebe el período de retención. La directiva de archivo solo mueve contenido que es más antiguo que el período de retención. Si su equipo solo ha estado activo durante unas semanas y el período de retención es de 90 días, aún no se archivará nada. Ajuste el período de retención a un valor más corto para probar.

La directiva de archivo no se ejecuta para un equipo después de un cambio de nombre

Cuando cambia el nombre de un equipo, la URL del sitio de SharePoint cambia. Es posible que la directiva siga apuntando a la URL anterior. Edite la directiva en Purview y elimine el sitio anterior, luego agregue la nueva URL del sitio. Puede encontrar la nueva URL en la pestaña Archivos del equipo.

Escenarios de directivas de archivo: basadas en grupo vs basadas en ubicación

Elemento	Directiva basada en grupo	Directiva basada en ubicación
Alcance	Se aplica a todos los miembros de un grupo de distribución o seguridad	Se aplica a sitios de SharePoint, buzones o cuentas de OneDrive específicos
Configuración	Seleccione el grupo en el asistente de directivas	Agregue cada sitio o buzón manualmente
Ideal para	Equipos de departamento que son estáticos	Equipos que cambian de miembros con frecuencia
Limitación	Los nuevos equipos deben agregarse al grupo	Consume mucho tiempo para muchos equipos

Una directiva basada en grupo es más fácil de administrar si tiene muchos equipos de departamento. Una directiva basada en ubicación le brinda más control, pero requiere más mantenimiento.

Ahora puede comprobar el alcance de la directiva, corregir la pertenencia a grupos y forzar una ejecución de archivo mediante PowerShell. Comience verificando las ubicaciones de la directiva en el portal de Purview, luego ejecute los comandos de PowerShell para desencadenar un archivo inmediato. Como siguiente paso, revise todas sus directivas de retención para asegurarse de que ninguna entre en conflicto con el archivo. Para un control avanzado, use el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para ejecutar el archivo a petición para cualquier buzón.