Cuando compila un documento legal en Word, una tabla de autoridades enumera todas las citas de casos, estatutos y otras referencias con sus números de página. Word puede generar automáticamente esta tabla si marca cada cita con la categoría adecuada. El desafío es que el formato predeterminado a menudo no coincide con los requisitos del tribunal ni con la guía de estilo de su despacho. Este artículo explica cómo marcar citas, generar la tabla y aplicar formato personalizado a la tabla de autoridades para que cumpla con estándares profesionales.
Puntos clave: Dar formato a una tabla de autoridades en Word
- Referencias > Tabla de autoridades > Marcar cita (Alt+Shift+I): Abre el cuadro de diálogo para etiquetar cada cita con su categoría y forma extensa.
- Cuadro de diálogo Tabla de autoridades > Modificar > botón Estilo: Permite cambiar la fuente, el tamaño, la sangría y el espaciado del texto del cuerpo de la TOA.
- Insertar tabla de autoridades > lista desplegable Formatos > Desde plantilla: Aplica sus estilos personalizados en lugar de los diseños integrados de Word.
Entender la función de tabla de autoridades
Una tabla de autoridades, o TOA, es un índice especializado de citas legales. Funciona de manera similar a una tabla de contenido, pero requiere que marque manualmente cada cita en el documento. Word agrupa las citas por categoría: Casos, Estatutos, Reglas, Tratados y otras. Una vez que todas las citas están marcadas, genera la tabla al principio o al final del documento.
Antes de comenzar, asegúrese de que su documento esté completo o al menos en una etapa en la que no moverá grandes bloques de texto. Mover texto después de marcar citas puede hacer que las referencias de números de página sean incorrectas. También debe decidir qué categorías utilizará; Word proporciona nueve categorías predefinidas y puede cambiarles el nombre según sea necesario.
Requisitos previos para dar formato a la TOA
Necesita un documento que contenga citas legales. Si comienza desde cero, escriba primero su escrito o memorándum. Luego siga estos pasos para marcar citas y dar formato a la tabla. No se requieren complementos especiales; la función TOA está integrada en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y versiones anteriores.
Pasos para marcar citas y dar formato a la tabla de autoridades
El proceso tiene dos fases. Primero, marque cada cita en el documento. Segundo, inserte y dé formato a la tabla. Los cambios de formato que aplique durante la segunda fase afectarán a toda la TOA.
Marcar cada cita
- Seleccione el texto de la cita
Resalte la cita completa en su documento, por ejemplo “Smith v. Jones, 123 F.3d 456 (9th Cir. 2000)”. - Abra el cuadro de diálogo Marcar cita
Vaya a la pestaña Referencias. En el grupo Tabla de autoridades, haga clic en Marcar cita. El atajo de teclado es Alt+Shift+I. - Elija la categoría
En el cuadro de diálogo, el texto seleccionado aparece en el cuadro Texto seleccionado. En la lista Categoría, elija la correcta: Casos, Estatutos u otra. Si ninguna encaja, haga clic en Categoría, cambie el nombre de una existente o agregue una nueva categoría. - Establezca la forma extensa de la cita
El cuadro Cita extensa debe contener la cita completa exactamente como debe aparecer en la tabla. Word lo rellena con el texto seleccionado. Edítelo si es necesario, por ejemplo, para abreviar el nombre del repertorio. - Marque la cita
Haga clic en Marcar para etiquetar solo esta instancia. Haga clic en Marcar todo para etiquetar cada aparición idéntica en el documento. Word inserta un código de campo TA oculto en cada ubicación. - Repita para todas las citas
Cierre el cuadro de diálogo y pase a la siguiente cita. Use Marcar cita nuevamente para cada referencia única. Para instancias repetidas del mismo caso, Marcar todo ahorra tiempo.
Insertar y dar formato a la tabla
- Coloque el cursor donde debe aparecer la tabla
Por lo general, esto es en una página separada después de la tabla de contenido o al principio del documento. - Abra el cuadro de diálogo Tabla de autoridades
En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar tabla de autoridades. - Elija una categoría para incluir
En el cuadro de diálogo, la lista Categoría se establece de forma predeterminada en Todas. Si desea solo ciertas categorías, seleccione una de la lista. Para incluir todas, mantenga seleccionada Todas. - Aplique un formato
En la sección Formatos, seleccione un diseño integrado como Clásico, Formal o Sencillo. Para usar su propio formato, elija Desde plantilla. - Modifique el estilo de la TOA
Haga clic en Modificar. En el cuadro de diálogo Estilo, seleccione Tabla de autoridades y haga clic en Modificar nuevamente. Cambie la fuente, el tamaño, la negrita, la cursiva, la sangría y el espaciado. Haga clic en Aceptar para guardar. - Establezca las opciones de números de página
Marque o desmarque Usar passim para reemplazar múltiples referencias de página con “passim”. Mantenga Conservar formato original si desea que el texto de la cita conserve su fuente original del documento. - Inserte la tabla
Haga clic en Aceptar. Word genera la TOA con su formato. Si luego agrega más citas, repita este paso y elija reemplazar la tabla existente.
Problemas comunes de formato y cómo solucionarlos
Las citas no están agrupadas por categoría
Si todas las citas aparecen bajo un solo encabezado en lugar de secciones de categoría separadas, probablemente las marcó con la categoría incorrecta. Abra el cuadro de diálogo Marcar cita en cualquier cita y verifique el campo Categoría. Vuelva a marcar cada cita con la categoría correcta. Luego regenere la tabla.
La tabla muestra números de página pero no el texto de la cita
Esto sucede cuando el código de campo TA contiene solo una cita corta y ninguna forma extensa. Haga doble clic en cualquier código de campo TA en el documento. En el cuadro de diálogo Marcar cita, complete el cuadro Cita extensa. Haga clic en Marcar. Regenere la tabla.
El formato se restablece después de regenerar la tabla
Si aplicó formato directamente al texto de la tabla en lugar de modificar el estilo Tabla de autoridades, los cambios se perderán al actualizar la tabla. Use siempre el botón Modificar en el cuadro de diálogo Insertar tabla de autoridades. Cambie el estilo, no el texto.
Los números de página son incorrectos después de las ediciones
Después de agregar o mover texto, haga clic con el botón derecho en la TOA y seleccione Actualizar campo. Elija Actualizar solo los números de página para conservar su formato, o Actualizar toda la tabla para reconstruirla desde cero. Si elige esta última, se perderá cualquier formato directo que haya aplicado.
Categorías de la tabla de autoridades: integradas vs. personalizadas
| Elemento | Categorías integradas | Categorías personalizadas |
|---|---|---|
| Número disponible | 9 categorías predefinidas | Ilimitadas, pero solo 9 pueden aparecer en una tabla a la vez |
| Ejemplos | Casos, Estatutos, Reglas, Tratados, Reglamentos, Disposiciones constitucionales | Nombres de áreas de práctica de su despacho o categorías específicas del tribunal |
| Cambio de nombre | Puede cambiar el nombre de cualquier categoría integrada en el cuadro de diálogo Marcar cita | Cree nuevas haciendo clic en Categoría en el mismo cuadro de diálogo |
| Inclusión en la TOA | Seleccione una sola categoría o Todas | Deben seleccionarse individualmente; no se pueden incluir todas las categorías personalizadas a la vez |
Después de haber marcado todas las citas y dado formato a la tabla de autoridades para que coincida con las reglas de su tribunal, puede guardar el documento como plantilla para futuros escritos. Use la función Modificar estilo para establecer la fuente, la sangría y el espaciado exactos que exigen sus reglas locales. El atajo de teclado Alt+Shift+I abre el cuadro de diálogo Marcar cita desde cualquier lugar del documento, lo que acelera significativamente el proceso de marcado. Si trabaja con frecuencia con documentos legales, considere crear una plantilla personalizada que incluya su estilo de TOA preferido y su lista de categorías.