Cómo cambiar el método de agregación en una tabla dinámica de Excel de suma a promedio o recuento

Tiene una tabla dinámica en Excel, pero los números se muestran como sumas cuando necesita promedios o recuentos. Esto sucede porque Excel utiliza automáticamente la función Suma para campos numéricos y Recuento para campos de texto. Este artículo le muestra cómo cambiar el cálculo de Suma a Promedio, Recuento u otros métodos en unos pocos clics.

Entender los cálculos de valores de la tabla dinámica

Una tabla dinámica resume los datos de origen agrupándolos en categorías. La forma en que calcula los números en el área de Valores se denomina función de agregación o resumen. De forma predeterminada, si arrastra un campo numérico como Ventas o Cantidad al área de Valores, Excel asume que desea ver el total y aplica la función Suma. Si arrastra un campo de texto al área de Valores, Excel utiliza la función Recuento porque el texto no se puede sumar.

No está limitado a estos valores predeterminados. Puede cambiar la función para cualquier campo de valor. Las alternativas comunes incluyen Promedio para encontrar la media, Recuento de números para ignorar celdas en blanco, Máx, Mín y Producto. También puede aplicar varias funciones diferentes al mismo campo de origen, creando columnas de valores separadas para Suma, Promedio y Recuento una al lado de la otra.

Pasos para cambiar la función de resumen

Puede modificar el cálculo utilizando el menú contextual o la cinta. El resultado es el mismo.

Método 1: Usar el menú contextual

1. Haga clic derecho en cualquier número dentro del área de Valores de la tabla dinámica
   Haga clic directamente en una celda que contenga un total sumado, un promedio o un recuento. No haga clic en las etiquetas de fila o columna.
2. Pase el cursor sobre Resumir valores por en el menú contextual
   Aparecerá un submenú que enumera las funciones de agregación más comunes.
3. Seleccione su nueva función
   Haga clic en Promedio, Recuento, Máx, Mín u otra función. La tabla dinámica se actualiza inmediatamente.

Método 2: Usar el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor

Este método le ofrece más opciones, como nombres personalizados para su campo de valor.

1. Haga clic derecho en un valor y elija Configuración de campo de valor
   Como alternativa, haga clic en cualquier valor, luego vaya a la pestaña Analizar tabla dinámica en la cinta y haga clic en Configuración de campo.
2. Elija la pestaña Resumir valores por
   Esta pestaña se selecciona de forma predeterminada al abrir el cuadro de diálogo.
3. Seleccione el cálculo de la lista
   Desplácese por la lista que incluye Suma, Recuento, Promedio, Máx, Mín, Producto y más.
4. Cambie el nombre del campo y haga clic en Aceptar
   En el cuadro Nombre personalizado en la parte superior, escriba un nombre claro como Promedio de ventas en lugar de Suma de ventas. Haga clic en Aceptar para aplicar.

Errores comunes y limitaciones

La tabla dinámica muestra Recuento en lugar de Suma para números

Si sus datos numéricos tienen celdas en blanco o entradas de texto, Excel podría usar la función Recuento de forma predeterminada. Para solucionarlo, asegúrese de que la columna de datos de origen contenga solo números. También puede forzar la función Suma haciendo clic derecho en el valor, eligiendo Resumir valores por y seleccionando Suma.

No se puede calcular el promedio porque el campo está configurado como Recuento

No puede cambiar directamente el cálculo de un campo de texto a Promedio. La función Promedio requiere datos numéricos. Primero, verifique sus datos de origen para confirmar que el campo contiene números. Si es así, la columna podría estar formateada como texto. Convierta el texto a números en la hoja de origen y luego actualice la tabla dinámica.

Necesita mostrar tanto Suma como Promedio para los mismos datos

Arrastre el mismo campo de origen desde la lista Campos de tabla dinámica al área de Valores una segunda vez. Excel creará una segunda columna de valores. Luego, cambie el cálculo de una columna a Suma y la otra a Promedio utilizando los métodos anteriores. Cambie el nombre de cada campo claramente para evitar confusiones.

Comparación de funciones de resumen

Elemento	Suma	Promedio	Recuento
Uso principal	Calcular el total de todos los valores	Encontrar el valor medio	Contar todos los elementos, incluidos blancos y texto
Tipo de datos	Solo números	Solo números	Cualquier tipo de datos
Ignora celdas en blanco	Sí	Sí	No
Función alternativa	Producto (multiplicar todos los valores)	Mediana (valor central)	Recuento de números (ignora texto y blancos)
Ideal para	Totales financieros, cantidades	Métricas de rendimiento, calificaciones	Tomar asistencia, elementos de lista

Ahora puede cambiar cualquier valor de tabla dinámica de Suma a Promedio, Recuento u otras funciones. Utilice el método de clic derecho para mayor rapidez o el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor para un control total. Intente agregar el mismo campo a Valores dos veces para mostrar diferentes cálculos en paralelo. Para un análisis avanzado, explore la pestaña Mostrar valores como en Configuración de campo de valor para mostrar cálculos como porcentajes de los totales de fila o columna.