Cómo crear y compartir un vínculo de OneDrive para un archivo de Excel

Necesita compartir un archivo de Excel con un colega o cliente. Enviar el archivo por correo electrónico crea múltiples versiones y puede llenar las bandejas de entrada. Compartir un vínculo desde OneDrive mantiene a todos trabajando en el mismo archivo único. Este artículo explica cómo generar un vínculo para compartir y controlar lo que los destinatarios pueden hacer con su libro de Excel.

Cómo funciona el uso compartido de vínculos de OneDrive para archivos de Excel

Cuando su archivo de Excel se guarda en OneDrive o SharePoint, no está enviando el archivo en sí. En su lugar, genera una dirección web que apunta al archivo almacenado en línea. Cualquier persona con el vínculo y los permisos correctos puede abrir el archivo en Excel para la web o en la aplicación de escritorio. El beneficio principal es la coautoría en tiempo real, donde varias personas pueden editar la hoja de cálculo simultáneamente. Primero debe guardar su archivo en OneDrive. Si está trabajando en un archivo desde su PC local, use Archivo > Guardar como y elija su carpeta de OneDrive.

Entender los niveles de permisos

OneDrive ofrece varios niveles de permisos para los vínculos compartidos. Puede ver permite a los destinatarios ver el archivo pero no editarlo. Puede editar permite a los destinatarios hacer cambios, agregar comentarios y potencialmente eliminar contenido. La opción Personas específicas requiere que los destinatarios inicien sesión con una dirección de correo electrónico aprobada, lo que proporciona el mayor control. La configuración Cualquier persona con el vínculo crea un vínculo que funciona sin iniciar sesión, lo cual es útil para compartir públicamente pero es menos seguro.

Pasos para crear un vínculo para compartir desde Excel

El método más sencillo es comenzar desde la aplicación de Excel mientras su archivo está abierto. Asegúrese de que su archivo esté guardado en OneDrive, lo que se indica por su nombre de usuario y Autoguardado activado en la esquina superior izquierda de la ventana.

1. Haga clic en el botón Compartir
   En la esquina superior derecha de la ventana de Excel, haga clic en el botón verde Compartir. Esto abre el panel Enviar vínculo en el lado derecho de la pantalla.
2. Establecer permisos del vínculo
   Haga clic en el menú desplegable que normalmente dice “Personas de su organización con el vínculo pueden editar”. Elija entre: Cualquier persona con el vínculo, Personas de su organización o Personas específicas. Luego seleccione Puede editar o Puede ver en el menú desplegable adyacente.
3. Aplicar la configuración y copiar el vínculo
   Haga clic en Aplicar. Se generará un vínculo en la sección “Copiar vínculo”. Haga clic en el botón Copiar a la derecha del vínculo. El vínculo ahora está en su portapapeles, listo para pegar en un correo electrónico, chat o documento.

Crear un vínculo desde el sitio web de OneDrive

También puede compartir un archivo sin abrir Excel. Navegue a onedrive.live.com en su navegador web e inicie sesión. Busque su archivo de Excel en la lista de archivos. Pase el cursor sobre el archivo y haga clic en el círculo de verificación para seleccionarlo. Aparecerá una barra de herramientas en la parte superior de la página. Haga clic en la opción Compartir en esta barra de herramientas. Configure los permisos usando los mismos menús desplegables y haga clic en Copiar vínculo. Luego puede pegar este vínculo en cualquier lugar.

Errores comunes y limitaciones que debe evitar

Los destinatarios ven “Acceso denegado” o una solicitud de inicio de sesión

Esto generalmente ocurre cuando el vínculo se creó con el permiso Personas específicas pero no se agregó el correo electrónico del destinatario. Vuelva al panel Compartir, haga clic en los tres puntos junto al vínculo y seleccione Administrar acceso. Agregue la dirección de correo electrónico del destinatario y asegúrese de que el permiso esté configurado en Puede editar o Puede ver. Además, verifique si el archivo está dentro de una carpeta privada en su OneDrive que tenga acceso restringido.

Las personas no pueden editar el archivo simultáneamente

Si los destinatarios abren el archivo en modo de solo lectura, verifique que el permiso del vínculo esté configurado en Puede editar, no en Puede ver. Además, asegúrese de que estén haciendo clic en el botón Abrir en el navegador o Abrir en la aplicación desde el vínculo, y no descargando una copia separada. La aplicación de escritorio de Excel debe tener una sesión iniciada con una cuenta de Microsoft que tenga permisos de edición para que funcione la coautoría en tiempo real.

El archivo es demasiado grande para compartir

OneDrive tiene un límite de tamaño de archivo para compartir y sincronizar. Para cuentas de consumidor, el límite es de 100 GB por archivo. Para cuentas de trabajo o escuela de Microsoft 365, el límite es de 250 GB. Si su archivo de Excel se acerca o supera este tamaño, considere dividir los datos en varios libros o usar Power Query para conectarse a la fuente de datos en lugar de incrustarlo todo.

Comparación de niveles de permisos de vínculos

Elemento	Cualquier persona con el vínculo	Personas de su organización	Personas específicas
Ideal para	Datos públicos no sensibles	Colaboración interna en equipo	Compartir con clientes o socios externos
Requiere inicio de sesión	No	Sí, con cuenta de la empresa	Sí, con correo electrónico especificado
Puede reenviar el vínculo	Sí, cualquiera puede compartirlo	Sí, cualquiera dentro de la organización puede compartirlo	Solo los destinatarios agregados pueden usarlo
Nivel de seguridad	Más bajo	Medio	Más alto

Ahora puede compartir cualquier archivo de Excel desde OneDrive con un vínculo controlado. Use el botón Compartir en Excel para el método más rápido. Para obtener más control sobre el uso compartido, explore el menú Administrar acceso para ver quién tiene el vínculo y eliminar el acceso. Un consejo avanzado es establecer una fecha de expiración para vínculos sensibles a través del sitio web de OneDrive en Configuración de vínculo.