Asigna categorías de color a las citas del calendario de Outlook en el escritorio, pero esos colores no aparecen en el teléfono o el portátil. Esto ocurre porque Outlook almacena las categorías de color localmente de forma predeterminada, no en la nube. Este artículo explica por qué las categorías no se sincronizan y proporciona los pasos exactos para habilitar la sincronización de categorías en todos los dispositivos.
Puntos clave: Habilitar la sincronización de categorías de color en Outlook
- Outlook para Windows > Archivo > Opciones > Correo > Categorías: La configuración maestra que controla si las categorías se almacenan en Exchange Online o localmente.
- Outlook Web App > Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > General > Categorías: Donde puede agregar, cambiar el nombre o eliminar categorías que se sincronizarán con todos los clientes conectados.
- Outlook para Mac > Outlook > Preferencias > Categorías: El conmutador de sincronización que debe habilitarse para que los clientes de Mac compartan categorías con Exchange.
Por qué las categorías de color del calendario de Outlook no se sincronizan automáticamente
Las categorías de color en Outlook se almacenan en dos ubicaciones posibles: el buzón de Exchange Online o el Registro de Windows local. Cuando las categorías se almacenan localmente, cada dispositivo mantiene su propia lista separada. Una categoría llamada “Reunión con cliente” con color rojo en el equipo de escritorio permanece invisible para Outlook en el iPhone o MacBook a menos que configure la opción de sincronización.
La causa principal es una configuración de almacenamiento de categorías maestra en Outlook para Windows. De forma predeterminada, los perfiles de Outlook más antiguos o los perfiles migrados de versiones anteriores almacenan las categorías en el registro local. Los perfiles de Outlook más recientes creados con Microsoft 365 suelen almacenar las categorías en Exchange Online. Si su perfil utiliza almacenamiento local, los cambios de categorías que realice en un dispositivo nunca se propagan a los demás.
Deben cumplirse tres condiciones para que las categorías se sincronicen:
- Su perfil de Outlook debe estar conectado a un buzón de Microsoft 365 o Exchange Online.
- El almacenamiento de categorías maestra debe estar configurado en Exchange Online.
- Todos los dispositivos deben iniciar sesión en el mismo buzón y tener habilitada la sincronización de categorías.
Habilitar la sincronización de categorías de color en Outlook para Windows
Siga estos pasos para cambiar el almacenamiento de categorías de local a Exchange Online. Este cambio se aplica a todas las categorías que cree después. Es posible que las categorías existentes deban recrearse manualmente.
- Abra Outlook y vaya a Archivo > Opciones
En Outlook para Windows, haga clic en la pestaña Archivo de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Opciones en la parte inferior del panel de navegación izquierdo. - Vaya a la configuración de Correo
En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra lateral izquierda. - Desplácese hasta la sección Categorías
Desplácese hacia abajo en el panel derecho hasta que vea el encabezado “Categorías”. - Marque la casilla de sincronización
Seleccione la casilla etiquetada “Sincronizar categorías con Exchange Online”. Si esta casilla está atenuada, su buzón no está conectado a Exchange Online. - Haga clic en Aceptar para guardar
Haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Outlook carga su lista de categorías actual en Exchange Online.
Después de habilitar esta configuración, cualquier categoría que agregue, cambie de nombre o elimine en Outlook para Windows aparecerá en todos los demás dispositivos que hayan iniciado sesión en el mismo buzón en unos minutos.
Habilitar categorías en Outlook para Mac
Outlook para Mac tiene su propio conmutador de sincronización. Sin él, las categorías en Mac permanecen locales incluso si la sincronización de Windows está habilitada.
- Abra Outlook para Mac
Inicie la aplicación Outlook en su Mac. - Vaya a Outlook > Preferencias
Haga clic en Outlook en la barra de menús y, a continuación, seleccione Preferencias. - Haga clic en Categorías
En la ventana Preferencias, haga clic en el icono Categorías. - Habilite la sincronización con Exchange
Marque la casilla etiquetada “Sincronizar categorías con Exchange”. Si no ve esta opción, actualice Outlook para Mac a la versión más reciente. - Cierre Preferencias
Cierre la ventana Preferencias. Las categorías ahora se sincronizan entre su Mac y otros dispositivos.
Administrar categorías en Outlook Web App
Outlook Web App actúa como el centro principal para la administración de categorías cuando la sincronización está habilitada. Los cambios que realice en OWA se aplican a todos los clientes conectados.
- Inicie sesión en Outlook Web App
Vaya a outlook.office.com e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365. - Abra Configuración
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y, a continuación, haga clic en Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior del panel Configuración. - Vaya a General > Categorías
En la ventana Configuración, haga clic en General y, a continuación, haga clic en Categorías. - Agregar o editar categorías
Haga clic en Agregar categoría para crear una nueva. Escriba un nombre y seleccione un color. Para editar una categoría existente, haga clic en el icono de lápiz junto a ella. - Las categorías aparecen en todos los dispositivos
Después de guardar, la categoría aparece en Outlook para Windows, Mac, iOS y Android en unos minutos.
Si las categorías de color aún no se sincronizan
Faltan categorías en iPhone o Android
La aplicación móvil de Outlook para iOS y Android sincroniza las categorías automáticamente cuando la configuración de Exchange Online está habilitada. Si faltan categorías, fuerce una sincronización deslizando el dedo hacia abajo en la vista de calendario para actualizar. También confirme que la aplicación móvil haya iniciado sesión en la misma cuenta de Microsoft 365. Si la cuenta es correcta y las categorías aún no aparecen, desinstale y vuelva a instalar la aplicación móvil de Outlook.
Las categorías existentes no se transfirieron después de habilitar la sincronización
Cuando habilita “Sincronizar categorías con Exchange Online” en Outlook para Windows, solo las categorías creadas después de habilitar la configuración se sincronizan automáticamente. Las categorías que existían antes del cambio permanecen en el registro local. Para migrarlas, vuelva a crear manualmente cada categoría en Outlook Web App o en Outlook para Windows después de habilitar la sincronización. Elimine las categorías locales antiguas para evitar confusiones.
La casilla de sincronización está atenuada en Outlook para Windows
La casilla “Sincronizar categorías con Exchange Online” está atenuada cuando su buzón no está conectado a Exchange Online. Esto ocurre con cuentas POP3, IMAP o Exchange local. Para usar la sincronización de categorías, cambie su cuenta a un buzón de Microsoft 365 o Exchange Online. Póngase en contacto con su administrador de TI para solicitar una migración de buzón si es necesario.
Almacenamiento local de categorías frente a sincronización con Exchange Online
| Elemento | Almacenamiento local (Registro) | Sincronización con Exchange Online |
|---|---|---|
| Dónde se guardan las categorías | Registro de Windows en cada dispositivo | Buzón de Exchange Online en la nube |
| Visible en otros dispositivos | No | Sí |
| Sobrevive al reemplazo del dispositivo | No | Sí |
| Número máximo de categorías | 25 por perfil | 25 por buzón |
| Requiere Microsoft 365 o Exchange Online | No | Sí |
| Ubicación de configuración | Archivo > Opciones > Correo > Categorías | Archivo > Opciones > Correo > Categorías |
Después de habilitar la sincronización con Exchange Online, puede administrar categorías desde cualquier dispositivo y los cambios aparecen en todas partes. El almacenamiento local solo es útil para perfiles solo sin conexión o cuentas de Exchange local que no tienen conectividad en la nube.
Ahora puede crear, cambiar el nombre y eliminar categorías de color en Outlook para Windows, Mac o Outlook Web App y ver esos cambios en todos los dispositivos conectados a su buzón de Microsoft 365. Para obtener la sincronización más rápida, agregue siempre nuevas categorías en Outlook Web App en lugar de un cliente de escritorio. Para verificar que la sincronización funciona, agregue una categoría de prueba en OWA y compruebe que aparece en su Outlook de escritorio en dos minutos.