Cómo agregar un botón de acción personalizado a la cinta de opciones del nuevo Outlook

Desea colocar un botón de acción personalizado en la cinta de opciones del nuevo Outlook para Windows para poder ejecutar una tarea específica con un solo clic en lugar de navegar por varios menús. El nuevo Outlook usa una cinta simplificada que no admite de forma nativa botones personalizados a través del cuadro de diálogo Personalizar cinta de opciones tradicional que se encuentra en el Outlook clásico. Este artículo explica cómo usar la Barra de acceso rápido y complementos de terceros para agregar un botón de acción personalizado a la interfaz de la cinta del nuevo Outlook.

Descripción general de los botones de acción personalizados en la cinta del nuevo Outlook

El nuevo Outlook para Windows usa una cinta moderna que es más simple que la cinta del Outlook clásico. Microsoft eliminó el cuadro de diálogo Personalizar cinta de opciones de la interfaz del nuevo Outlook. No puede agregar botones personalizados directamente a las pestañas de la cinta en el nuevo Outlook. Sin embargo, puede agregar botones de acción personalizados a la Barra de acceso rápido, que aparece encima o debajo de la cinta. La QAT admite todos los comandos integrados y también puede ejecutar macros creadas con VBA. Para botones personalizados más avanzados que aparecen directamente en una pestaña de la cinta, debe instalar un complemento de terceros o implementar un complemento personalizado mediante la plataforma de complementos de Office. Esta sección cubre los requisitos previos y las limitaciones antes de comenzar.

Requisitos previos para agregar un botón de acción personalizado

Necesita una suscripción a Microsoft 365 con el nuevo Outlook para Windows instalado. El nuevo Outlook está disponible en el Canal actual y el Canal Enterprise mensual de Microsoft 365. Debe tener permiso para instalar complementos si usa una cuenta de trabajo o escuela. Para las macros VBA, primero debe habilitar la pestaña Desarrollador en la cinta. Las macros solo son compatibles con el nuevo Outlook para Windows, no con la versión web ni con el nuevo Outlook para Mac.

Pasos para agregar un botón de acción personalizado a la Barra de acceso rápido

La Barra de acceso rápido es la forma más directa de agregar un botón de acción personalizado en el nuevo Outlook. Puede agregar cualquier comando integrado a la QAT y asignar una acción personalizada si lo combina con una macro VBA. Siga estos pasos para agregar un comando integrado a la QAT.

1. Abra Outlook y localice la Barra de acceso rápido
   La QAT es la pequeña barra de herramientas en la parte superior de la ventana de Outlook, encima de la cinta. De forma predeterminada, contiene los botones Guardar, Deshacer y Rehacer. Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en el extremo derecho de la QAT para abrir el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
2. Seleccione un comando de la lista predeterminada
   En el menú desplegable, verá una lista de comandos de uso común como Nuevo correo, Responder a todos, Reenviar e Imprimir. Haga clic en cualquier comando para agregarlo a la QAT. Aparece una marca de verificación junto al comando cuando se agrega.
3. Agregue un comando que no esté en la lista predeterminada
   Haga clic en Más comandos en la parte inferior del menú desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook con la pestaña Barra de herramientas de acceso rápido seleccionada. En la lista desplegable Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos. Desplácese por la lista alfabética de todos los comandos disponibles de Outlook. Seleccione el comando que desea, por ejemplo, Marcar como leído, y luego haga clic en Agregar. Use los botones Subir y Bajar para reordenar los botones. Haga clic en Aceptar para guardar.
4. Asigne un atajo de teclado al botón de la QAT
   Después de agregar un comando a la QAT, puede asignarle un atajo de teclado. Presione Alt en el teclado. Cada botón de la QAT muestra un número. Presione la tecla numérica para activar ese botón. No puede reasignar estos números. Para cambiar el orden de los botones, vuelva a las opciones de la Barra de herramientas de acceso rápido y reordénelos. Los números se actualizan automáticamente.

Pasos para agregar un botón de acción personalizado usando una macro VBA

Si los comandos integrados no cubren su acción personalizada, puede escribir una macro VBA y agregarla a la QAT. Este método funciona para acciones como mover los mensajes seleccionados a una carpeta específica o enviar respuestas automáticas.

1. Habilite la pestaña Desarrollador en la cinta
   Haga clic con el botón derecho en cualquier área vacía de la cinta y seleccione Personalizar la cinta de opciones. En el panel derecho, marque la casilla junto a Desarrollador. Haga clic en Aceptar. La pestaña Desarrollador ahora aparece en la cinta.
2. Abra el editor de VBA y cree una macro
   En la pestaña Desarrollador, haga clic en Visual Basic. En el editor de VBA, haga clic con el botón derecho en Project1 (VbaProject.OTM) en el panel izquierdo y seleccione Insertar > Módulo. En el nuevo módulo, escriba el código de su macro. Por ejemplo, una macro para marcar el correo seleccionado como leído y moverlo a la carpeta Archivo:

   Sub MarkReadAndArchive()
Dim obj As Object
For Each obj In Application.ActiveExplorer.Selection
If TypeOf obj Is MailItem Then
Dim mail As MailItem
Set mail = obj
mail.UnRead = False
mail.Move Application.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderArchive)
End If
Next
End Sub

   Cierre el editor de VBA.

3. Agregue la macro a la Barra de acceso rápido
   Haga clic con el botón derecho en la QAT y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la lista desplegable Elegir comandos de, seleccione Macros. Verá el nombre de su macro en la lista, por ejemplo, Project1.Module1.MarkReadAndArchive. Selecciónela y haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar. El botón de la macro ahora aparece en la QAT.
4. Pruebe el botón de acción personalizado
   Seleccione uno o varios correos en su bandeja de entrada. Haga clic en el nuevo botón de macro en la QAT. La macro ejecuta la acción personalizada que escribió. Si la macro no se ejecuta, verifique que las macros estén habilitadas en el Centro de confianza. Vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros. Seleccione Habilitar todas las macros y marque Confiar en el acceso al modelo de objetos del proyecto de VBA. Haga clic en Aceptar.

Pasos para agregar un botón de acción personalizado usando un complemento de terceros

Para botones personalizados que aparecen directamente en una pestaña de la cinta en lugar de la QAT, debe usar un complemento. El nuevo Outlook admite complementos de Office creados con la API de JavaScript de Office. Puede instalar un complemento desde AppSource o implementar un complemento personalizado desde un archivo de manifiesto XML.

1. Abra el cuadro de diálogo Obtener complementos
   Haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos) en el lado derecho de la cinta y seleccione Obtener complementos. La tienda de complementos de Office se abre en un panel en el lado derecho.
2. Busque un complemento que proporcione botones de acción personalizados
   En el cuadro de búsqueda, escriba una palabra clave como “botón personalizado” o “macro”. Explore los resultados. Busque complementos que mencionen explícitamente la personalización de la cinta o acciones personalizadas. Por ejemplo, pueden aparecer los complementos “Custom Actions for Outlook” o “Ribbon Commander”. Haga clic en Agregar en el complemento que desea instalar. Siga las indicaciones para conceder permisos.
3. Implemente un complemento personalizado desde un manifiesto XML
   Si tiene un archivo de manifiesto de complemento personalizado proporcionado por su departamento de TI o desarrollado internamente, haga clic en Mis complementos en la parte superior del panel Complementos. Haga clic en Cargar complemento personalizado en la parte inferior. Busque el archivo de manifiesto XML y selecciónelo. Haga clic en Instalar. El complemento personalizado aparece en la cinta bajo su propia pestaña o en la pestaña Inicio, según cómo el manifiesto defina el botón.
4. Use el botón de acción personalizado
   Después de la instalación, el botón personalizado aparece en la cinta. Haga clic en él para ejecutar la acción definida por el complemento. Si el botón no aparece, reinicie Outlook. Algunos complementos requieren un reinicio para cargarse.

Problemas comunes al agregar botones de acción personalizados

El botón de la QAT no aparece después de agregar una macro

Si agrega una macro a la QAT pero el botón está atenuado o falta, la macro puede contener errores o el proyecto de VBA puede estar bloqueado. Abra el editor de VBA presionando Alt+F11. Verifique que el módulo no contenga errores de sintaxis. Asegúrese de que la macro sea pública y no privada. También verifique que las macros estén habilitadas en el Centro de confianza como se describió anteriormente.

Falta el botón del complemento personalizado después de una actualización de Outlook

Las actualizaciones de Outlook pueden eliminar o deshabilitar complementos de terceros. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos. En Administrar, seleccione Complementos COM y haga clic en Ir. Verifique que su complemento esté en la lista y que la casilla esté marcada. Si no está marcada, márquela y haga clic en Aceptar. Si el complemento no está en la lista, reinstálelo desde AppSource o cargue el manifiesto nuevamente.

El botón de macro VBA no se ejecuta en selecciones múltiples

El código de la macro debe iterar explícitamente a través de la colección Selection. Si la macro solo actúa sobre el primer elemento seleccionado, actualice el código para usar un bucle For Each como se muestra en el ejemplo anterior. También asegúrese de que la macro esté asignada al botón de la QAT y no solo a un atajo de teclado.

Barra de acceso rápido vs botones personalizados en pestañas de la cinta: diferencias clave

Elemento	Barra de acceso rápido	Botón personalizado en pestaña de la cinta
Ubicación	Encima o debajo de la cinta	En una pestaña específica de la cinta
Compatible con el nuevo Outlook	Sí, totalmente compatible	Solo mediante complementos de terceros
Puede ejecutar macros VBA	Sí	No, los complementos usan la API de JavaScript
Método de personalización	Opciones de Outlook o clic derecho en la QAT	Instalar complemento desde AppSource o manifiesto
Número de botones	Ilimitado, pero limitado por el ancho de la pantalla	Definido por el manifiesto del complemento
Requiere codificación	Solo para macros	Para el desarrollo de complementos personalizados

Ahora puede agregar un botón de acción personalizado a la cinta del nuevo Outlook usando la Barra de acceso rápido para comandos integrados o macros VBA. Para botones que aparecen directamente en una pestaña de la cinta, instale un complemento de terceros desde AppSource o implemente un manifiesto de complemento personalizado. Intente agregar una macro que archive los mensajes seleccionados con un solo clic para acelerar la limpieza diaria de su correo electrónico. Para automatización avanzada, explore la documentación de complementos de Office para crear su propio botón de cinta personalizado usando la API de JavaScript de Office.