Necesita eliminar una cuenta de correo electrónico de Outlook pero conservar el archivo PST almacenado localmente y sus carpetas, contactos y mensajes archivados intactos. Outlook almacena en caché los datos de la cuenta en un archivo OST, que está vinculado directamente a la cuenta y queda inaccesible después de la eliminación. Este artículo explica cómo eliminar de forma segura una cuenta en caché mientras se conservan todos los datos PST locales, incluidos los pasos de exportación manual y las técnicas de administración de perfiles.
Puntos clave: Eliminar de forma segura una cuenta en caché
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook: Abra esta ruta para identificar las ubicaciones exactas de los archivos PST y OST antes de eliminar una cuenta.
- Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst): Use esta secuencia para exportar manualmente cualquier dato OST que desee conservar antes de eliminar la cuenta.
- Panel de control > Correo > Mostrar perfiles > Eliminar: Elimine todo el perfil que contiene la cuenta en caché solo después de verificar que todos los archivos PST se hayan movido a una ubicación segura.
Comprender las cuentas en caché de Outlook y los datos PST
Outlook crea un archivo de tabla de almacenamiento sin conexión (OST) para cada cuenta de Exchange, Microsoft 365 o IMAP en caché. El archivo OST sincroniza una copia del buzón del servidor en la unidad local. Cuando se elimina la cuenta de Outlook, el archivo OST queda huérfano y no se puede abrir en ningún perfil. El archivo PST, o tabla de almacenamiento personal, es un tipo de archivo independiente que se utiliza para archivos locales, datos exportados o archivos de datos creados manualmente. Los archivos PST no están vinculados a ninguna cuenta específica y permanecen accesibles después de eliminar la cuenta.
La distinción clave es que los archivos OST dependen de la cuenta, mientras que los archivos PST son independientes. Si tiene datos almacenados solo en un archivo OST, debe exportarlos a un archivo PST antes de eliminar la cuenta. Si ya utiliza un archivo PST para archivar o almacenar localmente, ese archivo está seguro y permanecerá en Outlook incluso después de que la cuenta en caché desaparezca.
Pasos para eliminar una cuenta en caché conservando los datos PST
Siga estos pasos en orden. No omita los pasos de verificación y exportación si necesita conservar los datos que se encuentran actualmente en el archivo OST.
- Localice las rutas actuales de los archivos PST y OST
Abra Outlook. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione la cuenta en caché que desea eliminar y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, haga clic en Más configuraciones. Vaya a la pestaña Avanzado. Haga clic en Configuración del archivo de datos de Outlook. Anote la ruta completa que se muestra para el archivo PST y el archivo OST. Escriba estas rutas. Cierre todos los cuadros de diálogo sin realizar cambios. - Exporte los datos OST a un nuevo archivo PST (si es necesario)
Si el archivo OST contiene carpetas o elementos que desea conservar, expórtelos ahora. Vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar. Seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst). Seleccione el buzón de la cuenta o carpetas específicas. Marque Incluir subcarpetas. Haga clic en Siguiente. Busque una ubicación segura, como la carpeta Documentos, y asigne un nombre al archivo. Haga clic en Finalizar. No establezca una contraseña a menos que sea necesario. - Exporte los datos PST existentes a una copia de seguridad independiente (opcional)
Si tiene un archivo PST existente que utiliza para archivar, es posible que desee hacer una copia como medida de seguridad. Cierre Outlook. Abra el Explorador de archivos. Navegue hasta la ruta del PST que anotó en el paso 1. Copie el archivo PST en una carpeta de copia de seguridad. Este paso es opcional pero recomendado. - Elimine la cuenta en caché de Outlook
Abra Outlook. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione la cuenta en caché. Haga clic en Eliminar. Confirme la eliminación cuando se le solicite. Outlook cerrará la conexión con el servidor y eliminará la asociación del archivo OST. Los archivos PST ya cargados en su perfil permanecen intactos. - Verifique que los datos PST sigan siendo accesibles
Después de la eliminación, revise el panel de navegación izquierdo en Outlook. Sus archivos de datos PST aún deben aparecer bajo su propia jerarquía de carpetas. Si falta un archivo PST, vaya a Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. Navegue hasta la ubicación del archivo PST y ábralo. Los datos PST reaparecerán en el panel de carpetas. - Elimine el archivo OST huérfano (opcional)
El archivo OST permanece en el disco duro pero ya no está conectado a ninguna cuenta. Abra el Explorador de archivos. Navegue hasta la ruta del archivo OST que anotó en el paso 1. Elimine el archivo OST para liberar espacio en disco. Outlook no lo recreará porque la cuenta ya no existe.
Errores comunes y cómo evitar la pérdida de datos
Eliminé la cuenta y ahora mi archivo PST desapareció de Outlook
Esto sucede cuando el archivo PST estaba asociado solo a ese perfil de cuenta específico. Abra Outlook. Vaya a Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. Navegue hasta la ubicación del archivo PST y selecciónelo. Los datos PST reaparecerán. Para evitar esto en el futuro, agregue el archivo PST a un perfil separado o manténgalo en una carpeta conocida.
No puedo abrir el archivo OST después de eliminar la cuenta
Los archivos OST están bloqueados a la cuenta que los creó. No puede abrir un archivo OST huérfano en ningún perfil de Outlook. Si no exportó los datos antes de eliminar la cuenta, los datos se pierden. La única opción de recuperación es volver a conectar la cuenta y exportar los datos, y luego eliminar la cuenta nuevamente.
Mi archivo PST exportado está protegido con contraseña y olvidé la contraseña
Las contraseñas de los archivos PST de Outlook no se pueden recuperar. Si estableció una contraseña durante la exportación y la pierde, el archivo PST se vuelve ilegible. Guarde siempre las contraseñas de PST en un administrador de contraseñas o evite establecer una contraseña en los archivos PST de archivo.
OST vs PST: qué conserva cada tipo de archivo
| Elemento | Archivo OST | Archivo PST |
|---|---|---|
| Asociación de archivo | Vinculado a una cuenta en caché específica | Independiente de cualquier cuenta |
| Origen de datos | Copia del buzón del lado del servidor | Exportación o archivo local |
| Acceso después de eliminar la cuenta | No se puede abrir | Se puede abrir en cualquier perfil |
| Ubicación predeterminada | %localappdata%\Microsoft\Outlook | %userprofile%\Documents\Outlook Archivos |
| Límite de tamaño de archivo | Determinado por la directiva del servidor | 50 GB para Outlook 2019 y Microsoft 365 |
Eliminar una cuenta en caché de Outlook es seguro siempre que exporte los datos OST que desee conservar y verifique que sus archivos PST sigan siendo accesibles. Después de la eliminación, puede seguir utilizando sus archivos PST en el mismo perfil de Outlook o moverlos a un perfil diferente. Para una administración avanzada de datos, considere crear un archivo PST de archivo dedicado que no esté vinculado a ningún perfil de cuenta específico.