Necesita enviar información confidencial, como datos financieros, documentos legales o detalles de salud personales, por correo electrónico. Outlook incluye una función integrada llamada Cifrado de mensajes de Office u OME que protege el contenido de su mensaje contra el acceso no autorizado. Este artículo explica qué hace OME y los pasos exactos para cifrar un correo en Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac. Al final, podrá enviar correos cifrados que solo los destinatarios previstos puedan leer.
Puntos clave: Enviar correos cifrados con OME
- Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Seguridad del correo electrónico: Ubique la configuración de cifrado en Outlook clásico para Windows.
- Opciones > botón Cifrar en un mensaje nuevo: La forma más rápida de aplicar cifrado OME a un solo correo.
- OME frente a S/MIME: OME no requiere certificados ni intercambio previo de claves, mientras que S/MIME requiere que tanto el remitente como el destinatario tengan certificados.
Qué es el Cifrado de mensajes de Office y cómo funciona
El Cifrado de mensajes de Office es un servicio incluido en las suscripciones de Microsoft 365 que contienen Azure Rights Management. Cuando cifra un mensaje con OME, Outlook convierte el correo en un archivo HTML cifrado adjunto. El destinatario recibe un correo de notificación con un vínculo. Después de iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o un código de acceso de un solo uso, el destinatario puede ver el mensaje descifrado en un portal web seguro.
OME funciona con cualquier dirección de correo, incluidas Gmail, Yahoo y Outlook.com. El remitente debe tener una suscripción de Microsoft 365 que incluya Azure Information Protection. El destinatario no necesita ningún software especial. OME admite datos adjuntos e imágenes insertadas en el mensaje cifrado. El servicio también le permite establecer fechas de expiración y revocar el acceso después del envío.
Requisitos previos para usar OME
Antes de poder cifrar un correo con OME, verifique lo siguiente:
- Su plan de Microsoft 365 incluye Azure Rights Management. Business Premium, Enterprise E3 y Enterprise E5 incluyen esta característica. Exchange Online Plan 1 no la incluye.
- Está usando Outlook para Windows versión 1908 o posterior, Outlook en la web u Outlook para Mac versión 16.42 o posterior.
- Su organización ha habilitado OME en el centro de administración de Exchange. La mayoría de los inquilinos de Microsoft 365 tienen OME habilitado de forma predeterminada.
Cómo cifrar un correo con OME en Outlook para Windows
El proceso varía ligeramente según si usa la cinta clásica o la cinta simplificada. Los pasos a continuación funcionan para ambas diseños.
- Abra un nuevo mensaje de correo
Haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio. Redacte su mensaje como de costumbre. - Ubique el botón Cifrar
En la ventana del mensaje, vaya a la pestaña Opciones. En el grupo Permiso, haga clic en Cifrar. Si ve una flecha desplegable junto a Cifrar, haga clic en ella para ver opciones adicionales como No reenviar. - Seleccione la opción de cifrado
Elija Solo cifrar si desea que el destinatario pueda reenviar, copiar e imprimir el mensaje. Elija No reenviar si desea impedir esas acciones. - Envíe el mensaje
Haga clic en Enviar. El mensaje se cifra en el lado del cliente y se envía al destinatario.
Si el botón Cifrar aparece atenuado, es posible que su cuenta no tenga una licencia de OME. Comuníquese con su administrador de Microsoft 365 para verificar que su suscripción incluya Azure Rights Management.
Cómo cifrar un correo con OME en Outlook en la web
Outlook en la web también admite el cifrado OME con una interfaz simplificada.
- Redacte un nuevo mensaje
Haga clic en Mensaje nuevo en la parte superior de la página. Complete los campos Para, Asunto y cuerpo. - Abra las opciones de cifrado
Haga clic en el menú de tres puntos Más opciones en la barra de herramientas del mensaje. Seleccione Opciones del mensaje. En el panel derecho, ubique la sección Permiso. - Aplique el cifrado
Haga clic en la lista desplegable bajo Permiso y elija Cifrar o No reenviar. El encabezado del mensaje mostrará un icono de candado para confirmar que el cifrado está activo. - Envíe el mensaje
Haga clic en Enviar. El destinatario recibirá la notificación de correo cifrado.
Cómo cifrar un correo con OME en Outlook para Mac
Outlook para Mac usa un enfoque similar al de la versión para Windows.
- Cree un nuevo mensaje
Haga clic en Nuevo correo electrónico en la barra de herramientas. Escriba su mensaje. - Busque el botón Cifrar
Vaya a la pestaña Opciones en la ventana del mensaje. Haga clic en Cifrar en el grupo Permiso. - Elija una directiva de cifrado
Seleccione Solo cifrar o No reenviar en el menú desplegable. - Envíe el mensaje
Haga clic en Enviar. Outlook cifra el correo antes de enviarlo.
Problemas comunes al usar OME y cómo evitarlos
El botón Cifrar no aparece en la cinta
Si no ve el botón Cifrar, es posible que su cliente de Outlook no esté actualizado a una versión que admita OME. Instale las últimas actualizaciones desde Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora. Si el botón aún no aparece, es posible que su inquilino de Microsoft 365 tenga OME deshabilitado. Comuníquese con su administrador para habilitar la característica en el centro de administración de Exchange, en Flujo de correo > Cifrado de mensajes.
El destinatario no puede abrir el mensaje cifrado
El destinatario debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o usar un código de acceso de un solo uso enviado a su dirección de correo. Si el destinatario no recibe el correo con el código de acceso, pídale que revise su carpeta de correo no deseado. El correo con el código de acceso proviene de no-reply@microsoft.com. Si el destinatario usa una cuenta de correo corporativa que bloquea vínculos externos, es posible que deba pedir a su equipo de TI que permita la URL del portal de OME: azure.microsoft.com.
El cifrado OME se aplica a todos los mensajes salientes
Algunas organizaciones establecen una regla de cifrado predeterminada en el centro de administración de Exchange que cifra todos los correos salientes. Si no puede enviar mensajes sin cifrar, su administrador ha configurado una regla de transporte. No puede anular esta regla desde el cliente de Outlook. Comuníquese con su administrador si necesita enviar mensajes sin cifrar a destinatarios específicos.
OME frente a S/MIME: diferencias clave
| Elemento | Cifrado de mensajes de Office (OME) | S/MIME |
|---|---|---|
| Requisito de certificado | Ninguno para el remitente o el destinatario | Tanto el remitente como el destinatario necesitan un certificado digital |
| Tipo de correo del destinatario | Cualquier dirección de correo | Solo destinatarios con clientes de correo compatibles |
| Visualización del mensaje | Se abre en un portal web seguro | Se abre directamente en el cliente de correo del destinatario |
| Manejo de datos adjuntos | Los datos adjuntos se cifran con el mensaje | Los datos adjuntos se pueden firmar o cifrar por separado |
| Revocación | Compatible a través del centro de cumplimiento de Microsoft 365 | No compatible después del envío |
| Suscripción requerida | Microsoft 365 con Azure Rights Management | Cualquier sistema de correo que admita S/MIME |
Ahora ya sabe cómo cifrar un correo de Outlook usando el Cifrado de mensajes de Office en todos los clientes principales de Outlook. Después de enviar su primer mensaje cifrado, pruebe la experiencia del destinatario enviando un correo cifrado a una dirección personal de Gmail o Yahoo. Para un control avanzado, explore el centro de cumplimiento de Microsoft 365, donde puede establecer fechas de expiración y revocar el acceso a los mensajes cifrados después de enviarlos.