Es posible que necesite actualizar el nombre del autor, el título del documento o las palabras clave de un archivo de Excel compartido. Las propiedades del libro son metadatos almacenados dentro del archivo que ayudan a identificarlo y organizarlo. Este artículo explica cómo acceder y editar estos detalles directamente en Excel.
Puntos clave: Editar las propiedades del libro
- Archivo > Información > Propiedades: Abre el panel principal para editar los detalles más comunes como autor, título y etiquetas.
- Mostrar panel de documento: Muestra una barra de edición persistente en la parte superior de la hoja de cálculo para realizar cambios rápidos.
- Cuadro de diálogo Propiedades avanzadas: Proporciona acceso a propiedades personalizadas, estadísticas de revisión y otros metadatos más técnicos.
Comprender las propiedades del libro de Excel
Las propiedades del libro, también llamadas metadatos, son detalles descriptivos adjuntos a un archivo de Excel. Son independientes de los datos de las celdas y las fórmulas dentro de las hojas de cálculo. Las propiedades comunes incluyen el nombre del autor, el título del documento, el asunto, las palabras clave o etiquetas y los comentarios. Estos detalles son útiles para buscar y filtrar archivos en el Explorador de archivos de Windows o en SharePoint. También aparecen en la vista previa de impresión del documento y se pueden insertar en encabezados o pies de página.
Excel almacena dos tipos principales de propiedades. Las propiedades estándar tienen nombres predefinidos como Autor y Título. Las propiedades personalizadas son pares nombre-valor definidos por el usuario que puede crear para necesidades de seguimiento específicas. Antes de editar, asegúrese de tener permiso para guardar cambios en el archivo. Editar las propiedades no altera los datos de la hoja de cálculo, pero debe guardar el libro para conservar los nuevos metadatos.
Pasos para editar las propiedades estándar del libro
El método más sencillo es usar el panel Información en la vista Backstage de Excel. Es ideal para cambiar los detalles principales como autor, título y etiquetas.
- Abra el libro y vaya a la pestaña Archivo
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. Esto abre la vista Backstage. - Seleccione la categoría Información
En la barra lateral izquierda, haga clic en Información. El panel derecho mostrará información sobre el libro actual. - Haga clic en la lista desplegable Propiedades
En el lado derecho, busque el encabezado Propiedades. Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo que está junto a él y seleccione Propiedades avanzadas. Para ediciones rápidas, también puede hacer clic directamente en los campos de texto como Autor o Título que se muestran en el panel. - Edite los detalles en la pestaña Resumen
En el cuadro de diálogo Propiedades, vaya a la pestaña Resumen. Aquí puede editar el Autor, Título, Asunto, Palabras clave (etiquetas), Categoría, Estado y Comentarios. Escriba sus cambios directamente en los campos. - Guarde el libro
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Debe guardar el libro haciendo clic en Guardar en la pestaña Archivo o presionando Ctrl+S para que las nuevas propiedades se almacenen permanentemente.
Usar el Panel de documento para ediciones rápidas
Para ediciones frecuentes, puede mostrar un panel persistente dentro de la ventana de la hoja de cálculo.
- Abra la pestaña Archivo y seleccione Información
Vaya a Archivo > Información como en el método anterior. - Abra la lista desplegable Propiedades
Haga clic en la flecha junto a Propiedades en el panel Información. - Seleccione Mostrar panel de documento
Elija esta opción en el menú. Aparecerá una barra gris en la parte superior de la hoja de cálculo, debajo de la cinta de opciones. - Edite las propiedades directamente en el panel
Haga clic en los campos Autor, Título, Palabras clave u otros campos del Panel de documento y escriba sus cambios. Las actualizaciones se aplican a medida que escribe. - Cierre el panel cuando termine
Haga clic en la X en el extremo derecho del Panel de documento para ocultarlo. Recuerde guardar su libro.
Errores comunes y limitaciones
Las propiedades no se guardan después de editarlas
Si sus cambios se revierten, es posible que el libro esté abierto en modo Solo lectura o almacenado en una ubicación protegida. Verifique el nombre del archivo en la barra de título para ver [Read-Only]. Guarde una copia del archivo en una carpeta diferente con Guardar como, y luego edite las propiedades de la nueva copia. Además, asegúrese de tener permisos de escritura para la ubicación del archivo original.
Actualizaciones del nombre del autor para todos los archivos nuevos
Cambiar el autor de un archivo no cambia el nombre de usuario predeterminado que Excel usa para los archivos nuevos. Para establecer un autor predeterminado permanente, vaya a Archivo > Opciones > General. En Personalizar su copia de Microsoft Office, cambie el campo Nombre de usuario. Este nombre se usará como autor para todos los libros nuevos que cree.
Las etiquetas o palabras clave no funcionan en la búsqueda del Explorador de archivos
La indexación del Explorador de archivos de Windows puede tardar en actualizarse. Asegúrese de haber guardado y cerrado el archivo de Excel. La propiedad Palabras clave en Excel se asigna al campo Etiquetas en Windows. Si la búsqueda sigue fallando, reconstruya el índice de búsqueda de Windows a través de Configuración > Buscar > Buscar en Windows.
Propiedades estándar vs. propiedades avanzadas
| Elemento | Propiedades estándar | Propiedades avanzadas |
|---|---|---|
| Método de acceso | Panel Archivo > Información o Panel de documento | Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas |
| Campos comunes | Autor, Título, Etiquetas, Asunto, Comentarios | Todos los campos estándar más las pestañas Estadísticas, Personalizadas y Contenido |
| Uso principal | Edición rápida de metadatos básicos de identificación | Ver estadísticas, crear propiedades personalizadas, detalles técnicos |
| Personalización | No se pueden agregar nuevos nombres de campo | Se pueden definir nuevos nombres y valores de propiedades personalizadas |
| Datos automáticos | Principalmente entrada manual | La pestaña Estadísticas muestra datos generados por el sistema como el tiempo de edición |
Ahora puede actualizar con precisión el autor, el título y las etiquetas de cualquier libro de Excel. Use el Panel de documento para ediciones rápidas mientras trabaja en un archivo. Para una visión más profunda, explore el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas para agregar campos personalizados para el seguimiento de proyectos. Pruebe insertar una propiedad, como el título del archivo, en su encabezado a través de Insertar > Encabezado y pie de página > Encabezado > Diseño > Información del documento.