Necesita agregar un aviso legal o de confidencialidad a cada correo electrónico enviado desde su organización. Escribir manualmente una exención de responsabilidad en cada mensaje es propenso a errores y hace perder tiempo. Una regla de transporte en Exchange Online o Exchange Server agrega automáticamente la exención de responsabilidad a todos los mensajes salientes antes de que salgan de su sistema de correo. Este artículo explica cómo crear esa regla de transporte paso a paso, incluso si nunca antes ha usado el centro de administración de Exchange.
Puntos clave: Cómo agregar una exención de responsabilidad con una regla de transporte
- Centro de administración de Exchange > Flujo de correo > Reglas > Agregar una regla > Aplicar exenciones de responsabilidad: Crea una regla de transporte que agrega el texto de su exención de responsabilidad a cada correo saliente.
- Condición de la regla “El destinatario está ubicado fuera de la organización”: Aplica la exención de responsabilidad solo a los mensajes externos para que las respuestas internas permanezcan limpias.
- Exención de responsabilidad en HTML con saltos de línea y texto en negrita: Use las etiquetas
<br>y<b>para dar formato a la exención de responsabilidad exactamente como lo requiera su equipo legal.
Cómo aplica una regla de transporte una exención de responsabilidad
Una regla de transporte es una regla del lado del servidor que actúa sobre los mensajes durante la entrega. A diferencia de una regla de cliente de Outlook, una regla de transporte se ejecuta en Exchange Online o Exchange Server antes de que el buzón del destinatario reciba el mensaje. Esto significa que la exención de responsabilidad se agrega incluso si el remitente usa un dispositivo móvil, Outlook para Mac o un cliente de correo de terceros.
La regla usa la acción Aplicar una exención de responsabilidad. Usted proporciona el texto de la exención de responsabilidad en formato de texto sin formato o HTML. Exchange inserta la exención de responsabilidad en la parte inferior del cuerpo del correo. Si el correo ya contiene una firma u otro pie de página, la exención de responsabilidad se agrega después de ese contenido.
Para configurar la regla, necesita al menos el rol de administrador de Exchange en Microsoft 365 o Exchange Server. No necesita instalar ningún software en equipos individuales.
Pasos para crear la regla de transporte de exención de responsabilidad en Exchange Online
Los siguientes pasos se aplican a Exchange Online en Microsoft 365. Si usa Exchange Server 2016, 2019 o Subscription Edition, los pasos son casi idénticos. Las etiquetas del menú de navegación pueden variar ligeramente.
- Abra el centro de administración de Exchange
Vaya a https://admin.exchange.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de administrador de Exchange. En el panel de navegación izquierdo, seleccione Flujo de correo y luego seleccione Reglas. - Cree una nueva regla
Seleccione Agregar una regla y luego seleccione Crear una nueva regla. Se abre un cuadro de diálogo donde define las propiedades de la regla. - Asigne un nombre a la regla
En el campo Nombre, escriba un nombre descriptivo como “Exención de responsabilidad externa – Aviso de confidencialidad”. Este nombre aparece en la lista de reglas y en los registros de auditoría. - Establezca la condición para destinatarios externos
En la sección Aplicar esta regla si, seleccione El destinatario está ubicado y luego seleccione Fuera de la organización. Esto garantiza que la exención de responsabilidad se agregue solo cuando el dominio del destinatario no esté en su inquilino. - Agregue la acción de exención de responsabilidad
En la sección Haga lo siguiente, seleccione Aplicar una exención de responsabilidad. Aparece un cuadro de texto donde pega el texto de su exención de responsabilidad. - Pegue el texto de la exención de responsabilidad en formato HTML
Use etiquetas HTML para el formato. Por ejemplo:<p>This email and any attachments are confidential and intended solely for the named recipient. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately.</p><br><p>© 2025 Contoso Ltd. All rights reserved.</p>
Reemplace el texto con la redacción aprobada por su organización. - Elija la acción de reserva
Seleccione Seleccionar una en Opción de reserva. Elija Envolver si desea envolver el mensaje original en un nuevo sobre de mensaje con la exención de responsabilidad. Elija Ignorar si desea omitir los mensajes a los que no se puede aplicar la exención de responsabilidad. Para la mayoría de las organizaciones, Envolver es la opción más segura. - Establezca el modo de la regla
En Modo, seleccione Aplicar para activar la regla de inmediato. Si desea probar la regla primero, seleccione Probar con sugerencias de directiva o Probar sin sugerencias de directiva. - Revise y guarde la regla
Seleccione Siguiente para revisar el resumen de la regla. Verifique la condición, la acción y la reserva. Seleccione Finalizar para guardar la regla. La regla aparece en la lista Reglas con un estado de Habilitada.
Pasos para Exchange Server (local)
- Abra el centro de administración de Exchange en su servidor
Abra un navegador web y vaya a la dirección URL del EAC, normalmentehttps://<your-server-name>/ecp. Inicie sesión con una cuenta de administrador de la organización de Exchange. - Vaya a Flujo de correo > Reglas
En el panel izquierdo, seleccione Flujo de correo y luego seleccione Reglas. - Cree una nueva regla
Seleccione el icono de signo más (+) y elija Crear una nueva regla. - Asigne un nombre a la regla y establezca las condiciones
Siga los mismos pasos 3 a 9 indicados anteriormente para Exchange Online. Las opciones del cuadro de diálogo son idénticas.
Cuando la exención de responsabilidad no aparece
Incluso después de configurar correctamente la regla de transporte, ciertos escenarios pueden impedir que aparezca la exención de responsabilidad. Las siguientes secciones explican las causas más comunes y cómo resolverlas.
Falta la exención de responsabilidad en los mensajes enviados a destinatarios externos
Verifique la condición de la regla. Si seleccionó El destinatario está ubicado dentro de la organización por error, la regla nunca se activa para usuarios externos. Edite la regla y cambie la condición a Fuera de la organización. También confirme que el estado de la regla sea Habilitada y no Deshabilitada.
El texto de la exención de responsabilidad se corta o se distorsiona
Exchange limita el tamaño de la exención de responsabilidad a 5000 caracteres, incluidas las etiquetas HTML. Si su exención de responsabilidad supera este límite, Exchange la trunca. Acorte el texto o use una versión de texto sin formato. También evite etiquetas HTML no compatibles como <script> o <style>; Exchange elimina estas etiquetas.
La exención de responsabilidad aparece dos veces o se agrega a las respuestas
De forma predeterminada, la regla de transporte agrega la exención de responsabilidad a cada mensaje que cumple la condición, incluidas las respuestas y los reenvíos. Si desea que la exención de responsabilidad aparezca solo en el primer mensaje de un hilo, agregue una excepción a la regla. En el editor de reglas, en Excepto si, seleccione El mensaje es una respuesta o un reenvío. Esto evita que Exchange agregue la exención de responsabilidad a los hilos existentes.
Los usuarios informan que la exención de responsabilidad no se aplica cuando envían desde un dispositivo móvil
Las reglas de transporte funcionan en el servidor, por lo que el tipo de dispositivo del remitente no importa. Si los mensajes móviles no tienen la exención de responsabilidad, verifique que los mensajes realmente pasen por Exchange Online. Los dispositivos que usan el envío directo por SMTP omiten Exchange por completo. Asegúrese de que todos los usuarios envíen correo a través del servidor de Exchange o Exchange Online.
Exención de responsabilidad por regla de transporte frente a firma de cliente de Outlook
| Elemento | Exención de responsabilidad por regla de transporte | Firma de cliente de Outlook |
|---|---|---|
| Dónde se ejecuta | Servidor de Exchange o Exchange Online | Cliente de Outlook en el equipo del usuario |
| Se aplica a todos los remitentes | Sí, aplicada por la condición de la regla | No, cada usuario debe configurar su propia firma |
| Funciona en dispositivos móviles | Sí, procesamiento del lado del servidor | No, los clientes móviles no ejecutan las firmas de Outlook |
| Opciones de formato | HTML básico (sin imágenes, sin CSS) | HTML completo, imágenes, formato enriquecido |
| Modificación por parte del usuario | El remitente no puede cambiarla | El usuario puede editar o eliminar la firma |
| Ideal para | Exenciones de responsabilidad legales, avisos de cumplimiento, declaraciones de confidencialidad | Marca personal, información de contacto, banners promocionales |
Después de crear la regla de transporte, cada correo saliente incluirá la exención de responsabilidad. Pruebe la regla enviando un mensaje desde su organización a una dirección de correo externa, como una cuenta personal de Gmail. Verifique que la exención de responsabilidad aparezca exactamente como la formateó. Si necesita actualizar el texto de la exención de responsabilidad más adelante, edite la regla en el centro de administración de Exchange y cambie el HTML en el cuadro de acción de la exención de responsabilidad. El cambio se aplica de inmediato a todos los mensajes futuros.
Para escenarios avanzados, puede agregar varias condiciones a la regla. Por ejemplo, puede aplicar una exención de responsabilidad a los correos enviados a clientes y una exención de responsabilidad diferente a los correos enviados a socios. Cree reglas separadas para cada conjunto de condiciones. Tenga en cuenta el orden de las reglas: Exchange procesa las reglas de arriba a abajo. Si dos reglas entran en conflicto, la primera regla de la lista tiene prioridad.
Si usa Exchange Online, también puede usar la sección Exenciones de responsabilidad en Flujo de correo del portal de Microsoft 365 Defender. Esta sección proporciona un asistente dedicado para crear exenciones de responsabilidad que genera la regla de transporte por usted. El asistente usa el mismo motor de reglas de transporte subyacente, por lo que el resultado es idéntico.