Cuando trabaja con un horario híbrido, sus colegas necesitan saber si está en la oficina o trabajando desde otra ubicación. Outlook incluye un estado de calendario llamado Trabajando en otro lugar que muestra su disponibilidad sin necesidad de compartir su dirección exacta. Este estado aparece en los asistentes de programación y en las solicitudes de reunión, lo que ayuda a los equipos a planificar días de colaboración presencial. Este artículo explica cómo aplicar el estado Trabajando en otro lugar a su calendario de Outlook para días híbridos específicos y cómo hacer que se repita automáticamente.
Puntos clave: Configurar el estado Trabajando en otro lugar en el calendario de Outlook
- Nuevo evento > Mostrar como > Trabajando en otro lugar: Cambia un único evento de calendario para mostrar el estado Trabajando en otro lugar en lugar de Ocupado o Libre.
- Recurrencia > Patrón semanal: Repite el evento Trabajando en otro lugar en los mismos días híbridos cada semana sin necesidad de volver a introducirlo manualmente.
- Calendario > Modo de superposición: Le permite ver sus eventos de Trabajando en otro lugar junto con su calendario laboral para evitar programar dos eventos a la misma hora.
Qué hace el estado Trabajando en otro lugar en Outlook
El estado Trabajando en otro lugar es una configuración de disponibilidad del calendario que indica a los demás que está trabajando pero no en la oficina. Se diferencia de Fuera de la oficina porque sigue disponible por correo electrónico, chat y teléfono. Se diferencia de Ocupado porque indica que no puede asistir a reuniones presenciales ni utilizar recursos en el sitio.
Este estado se introdujo en Outlook para Microsoft 365 y también está disponible en Outlook en la web. Está diseñado para modelos de trabajo híbridos en los que los empleados dividen su tiempo entre la oficina y ubicaciones remotas. Cuando marca un evento de calendario como Trabajando en otro lugar, el asistente de programación de Outlook muestra un icono y una etiqueta de texto específicos para que los organizadores de reuniones puedan ver su estado remoto de un vistazo.
Requisitos previos para usar Trabajando en otro lugar
Necesita un buzón de Exchange Online con una licencia de Microsoft 365. El estado Trabajando en otro lugar no está disponible en buzones de Exchange Server local ni en Outlook para Mac. Su cliente de Outlook debe ser la versión 2202 o posterior para Windows, o puede usar Outlook en la web en cualquier navegador moderno.
Cómo aplicar Trabajando en otro lugar a un solo día híbrido
- Abra el calendario de Outlook
Haga clic en el icono Calendario en la esquina inferior izquierda de la ventana de Outlook. Si está en Outlook en la web, seleccione la aplicación Calendario en el iniciador de aplicaciones. - Cree un nuevo evento
Presione Ctrl+N en su teclado o haga clic en el botón Nuevo evento en la barra de herramientas. Se abre un formulario de evento en blanco. - Establezca la fecha y la hora para su día híbrido
Introduzca la fecha en la que planea trabajar en otro lugar. Para un día completo, establezca la hora de inicio a las 8:00 a. m. y la hora de finalización a las 5:00 p. m. Si trabaja medio día de forma remota, ajuste las horas en consecuencia. - Cambie el estado Mostrar como a Trabajando en otro lugar
En el formulario del evento, busque la lista desplegable Mostrar como cerca de la parte superior. Haga clic en la flecha y seleccione Trabajando en otro lugar en la lista. Las opciones predeterminadas son Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de la oficina y Trabajando en otro lugar. - Agregue un asunto y una nota opcional
Escriba un asunto descriptivo como “Día de trabajo remoto” o “Trabajo desde casa”. Puede agregar una nota en el área del cuerpo para especificar sus horas de disponibilidad o método de contacto. - Guarde el evento
Presione Ctrl+S o haga clic en el botón Guardar. El evento ahora muestra el icono y el estado Trabajando en otro lugar en su calendario y en el asistente de programación de cualquier persona que comparta su calendario.
Cómo hacer que Trabajando en otro lugar se repita semanalmente para días híbridos
- Cree un nuevo evento como se describe arriba
Establezca el estado Mostrar como en Trabajando en otro lugar e introduzca el asunto. - Haga clic en el botón Recurrencia
En el formulario del evento, busque el botón Recurrencia en la cinta de opciones o en la barra de herramientas. Tiene el aspecto de un icono de flecha circular. Haga clic en él para abrir el cuadro de diálogo Recurrencia de la cita. - Establezca el patrón de recurrencia
Seleccione Semanalmente. En Repetir cada, introduzca 1. En Días de la semana, marque las casillas de los días en los que trabaja en otro lugar. Por ejemplo, marque lunes y miércoles si esos son sus días remotos. Deje sábado y domingo sin marcar. - Establezca el rango de recurrencia
En Rango de recurrencia, elija Sin fecha de finalización si su horario híbrido es indefinido. Si el horario es temporal, seleccione Finalizar después de e introduzca el número de repeticiones o una fecha de finalización. - Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de recurrencia
Vuelve al formulario del evento. El evento ahora muestra un icono de recurrencia y el texto “Evento recurrente” en la parte superior. - Guarde el evento recurrente
Presione Ctrl+S o haga clic en Guardar. Outlook crea una serie recurrente de eventos Trabajando en otro lugar en los días seleccionados. Cada repetición muestra el estado correcto.
Errores comunes al configurar el estado Trabajando en otro lugar
Outlook muestra el evento como Ocupado en lugar de Trabajando en otro lugar
Si crea el evento y la lista desplegable Mostrar como vuelve a Ocupado, es posible que haya hecho clic fuera de la lista desplegable antes de guardar. Seleccione siempre Trabajando en otro lugar en la lista desplegable inmediatamente antes de guardar. Si el problema persiste, cierre el formulario del evento, vuelva a abrirlo y seleccione el estado de nuevo.
El evento recurrente no muestra el estado correcto en cada repetición
Cuando edita una sola repetición de un evento recurrente, el estado Mostrar como puede cambiar solo para esa instancia. Para aplicar el estado a toda la serie, edite el evento recurrente original (el que está marcado como patrón de la serie) en lugar de una repetición específica. Abra el evento, seleccione Abrir la serie, luego cambie el estado Mostrar como y haga clic en Guardar.
Los colegas no pueden ver su estado Trabajando en otro lugar
Esto ocurre cuando sus permisos de calendario están configurados como Solo libre/ocupado. El estado Trabajando en otro lugar requiere al menos el nivel de permiso Libre/ocupado con asunto y ubicación. Para comprobar sus permisos, vaya a Archivo > Información > Configuración de la cuenta > Delegados o Permisos de calendario. Confirme que los usuarios tienen permiso para ver los detalles completos, no solo los horarios libres u ocupados.
Trabajando en otro lugar no aparece en la lista desplegable Mostrar como
La opción Trabajando en otro lugar solo está disponible en Outlook para Microsoft 365 versión 2202 o posterior. Si utiliza una versión anterior, una licencia independiente de Outlook 2019 o 2021, o una cuenta de Exchange local, la opción no aparece. Actualice a una suscripción de Microsoft 365 o utilice Outlook en la web en su lugar.
Trabajando en otro lugar frente a otras opciones de estado del calendario
| Elemento | Trabajando en otro lugar | Fuera de la oficina |
|---|---|---|
| Descripción | Trabajando pero no en la oficina | No está trabajando en absoluto |
| Respuestas de correo electrónico | No se envía respuesta automática | Se envía respuesta automática |
| Reuniones presenciales | No puede asistir | No puede asistir |
| Reuniones en línea | Disponible para unirse | No disponible |
| Icono de calendario | Pequeño icono de casa | Calendario con icono de avión |
| Mejor caso de uso | Días de trabajo híbrido o remoto | Vacaciones, baja por enfermedad o viaje |
Ahora puede aplicar el estado Trabajando en otro lugar a su calendario de Outlook para cualquier día de trabajo híbrido. Configure un evento recurrente para sus días remotos habituales para que su equipo siempre vea su disponibilidad correcta. Para una programación avanzada, combine Trabajando en otro lugar con eventos de tiempo de concentración utilizando la función Tiempo de concentración en Outlook para bloquear automáticamente períodos de trabajo sin distracciones en sus días remotos.