Su bandeja de entrada puede llenarse de boletines que desea leer pero no de inmediato. Moverlos manualmente uno por uno consume tiempo. Las reglas de Outlook pueden clasificar automáticamente los mensajes entrantes según las condiciones que establezca. Este artículo proporciona los pasos para crear una regla que mueva todos sus boletines a una carpeta designada Leer más tarde.
Puntos clave: Organizar automáticamente los boletines
- Cuadro de diálogo Reglas y alertas: Este es el panel de administración central para crear, editar y eliminar todas las reglas de automatización de Outlook.
- Condición De…: La forma más confiable de dirigirse a los boletines es crear una regla basada en la dirección de correo electrónico del remitente.
- Acción Mover el elemento a la carpeta: Esta acción de regla transfiere físicamente los correos electrónicos que coinciden a la carpeta especificada, manteniendo su bandeja de entrada limpia.
Entender las reglas de Outlook para la gestión del correo electrónico
Una regla de Outlook es una instrucción automatizada que realiza acciones en correos electrónicos entrantes o existentes. Las reglas funcionan verificando los mensajes contra las condiciones que usted define. Si se cumple una condición, la regla ejecuta una o más acciones. Para mover boletines, la condición principal suele ser la dirección del remitente. La acción principal es mover el mensaje a una carpeta diferente.
Antes de crear una regla, debe tener una carpeta de destino. Debe crear una carpeta llamada “Leer más tarde” o algo similar en su buzón. Las reglas se ejecutan automáticamente en mensajes nuevos cuando Outlook está abierto. También puede ejecutar una regla manualmente en correos electrónicos que ya están en su bandeja de entrada. Esta configuración no requiere permisos especiales y funciona con la mayoría de los tipos de cuenta como Microsoft 365, Exchange o POP/IMAP.
Pasos para crear la regla de boletines
Siga estos pasos para crear una regla que identifique boletines y los mueva fuera de su bandeja de entrada.
- Crear la carpeta Leer más tarde
En el panel de carpetas de Outlook, haga clic derecho en el nombre de su cuenta de correo electrónico o en Bandeja de entrada. Seleccione Nueva carpeta. Nombre la carpeta “Leer más tarde” y presione Entrar. - Seleccionar un boletín de ejemplo
Busque y haga clic en un correo electrónico reciente de un remitente de boletines en su bandeja de entrada. Este mensaje se utilizará como plantilla para la regla. - Abrir el asistente de reglas
Vaya a la pestaña Inicio en la cinta de opciones. En el grupo Mover, haga clic en Reglas y luego seleccione Crear regla. - Establecer la condición
En el cuadro de diálogo Crear regla, marque la casilla junto a De [Sender Name]. Esto le indica a la regla que busque correos electrónicos de esa dirección específica. Desmarque cualquier otra casilla preseleccionada. - Elegir la acción
Marque la casilla Mover el elemento a la carpeta. Luego, haga clic en el enlace Seleccionar carpeta en el cuadro de diálogo. En la ventana emergente, busque y seleccione su carpeta “Leer más tarde”. Haga clic en Aceptar. - Finalizar y aplicar la regla
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo principal Crear regla. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Asegúrese de que la casilla Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en “Bandeja de entrada” esté marcada. Haga clic en Aceptar para guardar la regla y aplicarla a los correos electrónicos existentes de ese remitente.
Agregar varios remitentes a una regla
Puede dirigirse a varios remitentes de boletines con una sola regla. Comience creando la regla para un remitente como se describe arriba. Luego, administre la regla para agregar más direcciones.
- Abrir reglas avanzadas
Vaya a Archivo > Información > Administrar reglas y alertas. - Editar su regla
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, seleccione su regla “Leer más tarde”. Haga clic en Cambiar regla en la parte superior y seleccione Editar configuración de regla. - Modificar la condición
En el Asistente para reglas, haga clic en Siguiente para llegar a la pantalla de condiciones. Haga clic en el valor subrayado junto a “de personas o grupo público”. En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, puede agregar más direcciones de correo electrónico. Haga clic en Aceptar y luego en Finalizar para guardar la regla actualizada.
Errores comunes y limitaciones a evitar
La regla no se ejecuta en correos electrónicos nuevos
Las reglas solo se ejecutan automáticamente cuando Outlook está abierto y conectado. Si usa Outlook en modo en línea, asegúrese de que el cliente esté en ejecución. Para el modo en caché, la regla se procesa cuando se descarga correo nuevo. Verifique que la regla esté habilitada en Archivo > Información > Administrar reglas y alertas. La regla debe tener una marca de verificación junto a ella.
Los boletines no se están moviendo
A veces, los boletines provienen de una dirección “De” diferente a la del correo electrónico de suscripción principal. Verifique la dirección del remitente real en un boletín que no se movió. Actualice la condición de su regla con esta nueva dirección. Algunos remitentes usan una dirección única para cada campaña, lo que dificulta el filtrado basado en reglas.
La regla entra en conflicto con otras reglas
Outlook procesa las reglas en el orden que se muestra en el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Una regla que esté más arriba en la lista y que detenga el procesamiento de reglas posteriores puede bloquear su regla de boletines. En Administrar reglas y alertas, use las flechas hacia arriba y hacia abajo para mover su regla de boletines más arriba en la lista. Asegúrese de que ninguna regla por encima de ella tenga habilitada la acción “detener el procesamiento de más reglas”.
Comparación de métodos de creación de reglas
| Elemento | Crear regla desde mensaje (método rápido) | Asistente para reglas (método avanzado) |
|---|---|---|
| Ideal para | Crear rápidamente una regla simple a partir de un correo electrónico seleccionado | Crear reglas complejas con múltiples condiciones y excepciones |
| Ruta de acceso | Pestaña Inicio > Reglas > Crear regla | Archivo > Información > Administrar reglas y alertas > Nueva regla |
| Flexibilidad de condiciones | Limitado al remitente, asunto o destinatarios del mensaje seleccionado | Acceso completo a todas las condiciones como palabras específicas en el cuerpo o importancia marcada |
| Manejo de excepciones | No disponible | Puede agregar excepciones como “a menos que esté marcado como alta importancia” |
| Múltiples acciones | Acciones básicas como mover, categorizar, eliminar | Puede encadenar acciones como mover, marcar como leído y reproducir un sonido |
Ahora puede organizar automáticamente su bandeja de entrada dirigiendo los boletines a una carpeta Leer más tarde. Comience con un remitente para probar que la regla funciona como se espera. Luego, intente crear una regla que categorice los correos electrónicos de su gerente con un color específico. Para un consejo avanzado poderoso, use el Asistente para reglas para crear una regla con la condición “con palabras específicas en el asunto” y establezca las palabras como “boletín” o “resumen” para capturar remitentes que pueda haber pasado por alto.