Buscar en Outlook a menudo devuelve demasiados correos electrónicos, lo que dificulta encontrar el mensaje específico que necesita. Puede usar categorías y marcas de seguimiento para organizar su buzón y filtrar los resultados de búsqueda. Este artículo explica cómo aplicar estos filtros a sus búsquedas en Outlook para Windows.
Puntos clave: Filtrar la búsqueda de Outlook
- Buscar > Refinar > Categorizado: Filtra la vista de búsqueda actual para mostrar solo los elementos asignados a una categoría de color.
- Buscar > Refinar > Con marca o Sin marca: Aísla los mensajes marcados para seguimiento o los excluye de los resultados.
- Haga clic con el botón derecho en un color de categoría de la lista: Encuentre rápidamente todos los elementos con esa categoría específica sin escribir un término de búsqueda.
Uso de categorías y marcas como filtros de búsqueda
Las herramientas de búsqueda de Outlook incluyen filtros integrados para etiquetas visuales como categorías de color y marcas de seguimiento. Estos filtros funcionan con el texto que escribe en el cuadro de búsqueda. Forman parte de la pestaña contextual Herramientas de búsqueda que aparece al hacer clic en el campo de búsqueda. Usar estos filtros le ayuda a pasar de una búsqueda de texto amplia a un conjunto de resultados preciso y organizado visualmente.
Antes de poder filtrar por categoría, debe asignar una o más categorías de color a sus correos electrónicos, elementos de calendario o contactos. Las marcas se agregan haciendo clic en la columna de marca en la lista de mensajes o usando el menú Seguimiento. Luego, los filtros de búsqueda le permiten incluir o excluir estos elementos etiquetados, convirtiendo su sistema de organización en una poderosa herramienta de búsqueda.
Pasos para filtrar los resultados de búsqueda por categoría o marca
El método principal utiliza el grupo Refinar de la pestaña Buscar. Para un enfoque más rápido, puede usar los atajos del menú contextual en los elementos que ya están en su vista.
Método 1: Usar la cinta de Herramientas de búsqueda
- Haga clic en el cuadro de búsqueda
Vaya a su carpeta de Correo, Calendario o Tareas. Haga clic dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior del panel de contenido. La pestaña Buscar aparecerá en la cinta de opciones. - Escriba sus términos de búsqueda
Escriba palabras clave para los correos electrónicos o elementos que desea encontrar. Esto crea su conjunto de resultados inicial. - Aplique un filtro de categoría
Vaya a la pestaña Buscar y busque el grupo Refinar. Haga clic en el botón Categorizado. Aparecerá un menú desplegable con todas sus categorías de color. Seleccione una, como Categoría roja o Categoría azul, para filtrar los resultados y mostrar solo los elementos con esa etiqueta. - Aplique un filtro de estado de marca
En el mismo grupo Refinar, haga clic en el botón Con marca. Elija Con marca para ver solo los elementos marcados para seguimiento. Elija Sin marca para ver los elementos sin marca. Puede combinar esto con un filtro de categoría. - Borre la búsqueda
Cuando termine, haga clic en la X del cuadro de búsqueda o presione Escape para volver a la vista normal de la carpeta.
Método 2: Usar atajos del menú contextual
- Encuentre un elemento con la etiqueta deseada
Localice cualquier correo electrónico, reunión o contacto que tenga la categoría de color por la que desea buscar. - Haga clic con el botón derecho en el color de la categoría
En su lista de mensajes, haga clic con el botón derecho directamente en el cuadrado o barra de color de la categoría junto al elemento. En el menú contextual, seleccione Buscar todo > Elementos categorizados. Esto abre una nueva ventana de Búsqueda avanzada con resultados filtrados a esa categoría. - Refine los resultados de la Búsqueda avanzada
En la ventana de Búsqueda avanzada, puede agregar términos de búsqueda adicionales en el campo Buscar para acotar aún más los resultados categorizados.
Errores comunes y limitaciones
Estos filtros son potentes, pero tienen comportamientos específicos que debe conocer para evitar confusiones.
La búsqueda no devuelve elementos después de aplicar un filtro
Esto generalmente significa que ningún elemento en su ámbito de búsqueda actual coincide tanto con las palabras clave de texto como con la categoría o marca seleccionada. Primero, borre la búsqueda de texto y aplique solo el filtro de categoría para ver si existen elementos etiquetados en la carpeta. Además, verifique que está buscando en la carpeta correcta, ya que el valor predeterminado suele ser solo la carpeta actual.
No se puede filtrar por varias categorías específicas a la vez
El botón Categorizado de la cinta de opciones normalmente le permite filtrar por una categoría de color a la vez. Para buscar elementos con cualquiera de varias categorías, debe usar Búsqueda avanzada. Presione Ctrl+Shift+F para abrirla. Vaya a la pestaña Avanzada, haga clic en Campo, señale Todos los campos de correo y seleccione Categorías. En el cuadro Condición, elija contiene y en el cuadro Valor, escriba el nombre de una categoría. Agréguelo a la lista. Luego, agregue una segunda fila con O seleccionado y especifique otro nombre de categoría.
El filtro de estado de marca muestra tareas completadas
El filtro Con marca del grupo Refinar muestra todos los elementos con cualquier estado de marca, incluidos vencidos, hoy, mañana y completados. Si solo desea marcas activas, use la consulta de búsqueda flag:followup. Para encontrar elementos completados, use flag:complete en el cuadro de búsqueda en lugar del botón de la cinta de opciones.
Búsqueda por categoría vs. búsqueda por marca: diferencias clave
| Elemento | Búsqueda por categoría | Búsqueda por estado de marca |
|---|---|---|
| Uso principal | Agrupar elementos por proyecto, cliente o tema | Seguimiento de elementos de acción y fechas límite |
| Ubicación del botón de filtro | Buscar > Refinar > Categorizado | Buscar > Refinar > Con marca |
| Selección múltiple | Requiere Búsqueda avanzada para varias categorías | El filtro de la cinta es binario: Con marca o Sin marca |
| Sintaxis de búsqueda | category:”Nombre de categoría” en el cuadro de búsqueda | flag:followup o flag:complete en el cuadro de búsqueda |
| Indicador visual | Barra o cuadrado de color en la vista de lista | Icono de marca en la columna de la lista de mensajes |
Ahora puede usar categorías y marcas de seguimiento para filtrar sus búsquedas en Outlook con precisión. Intente combinar una búsqueda de texto con el filtro Categorizado para localizar rápidamente correos electrónicos relacionados con proyectos. Para un flujo de trabajo más rápido, asigne el atajo de teclado Ctrl+Shift+F para abrir Búsqueda avanzada, donde puede crear búsquedas complejas de varias categorías.