Copilot para Microsoft 365 no puede acceder al buzón compartido: solución

Usted asignó a un usuario una licencia de Copilot para Microsoft 365, pero cuando el usuario le pide a Copilot que resuma un correo electrónico o redacte una respuesta desde un buzón compartido, Copilot devuelve un error o dice que no puede encontrar ese buzón. Este problema ocurre porque Copilot depende de los permisos de Microsoft Graph del propio usuario y el buzón compartido no es un objeto de usuario con licencia contra el cual Copilot pueda autenticarse directamente. Este artículo explica la causa técnica de este fallo de acceso y proporciona los pasos exactos para otorgar a Copilot acceso a buzones compartidos en su inquilino mediante Exchange Online PowerShell o el centro de administración de Microsoft 365.

Por qué Copilot no puede acceder a un buzón compartido

Copilot para Microsoft 365 se autentica como el usuario que ha iniciado sesión y consulta Microsoft Graph para obtener datos que ese usuario puede leer. Un buzón compartido no es una cuenta de usuario con licencia con su propia licencia de Copilot. Es un contenedor compartido al que varios usuarios pueden acceder, pero Microsoft Graph lo trata como un buzón de recurso sin identidad de autenticación. Cuando Copilot intenta leer o escribir en un buzón compartido, recibe una respuesta de acceso denegado o recurso no encontrado porque el token del usuario no incluye permiso explícito para ese buzón.

La causa raíz es que Copilot no hereda automáticamente los permisos de delegado del cliente de Exchange Online. Incluso si un usuario puede abrir un buzón compartido en Outlook, Copilot se ejecuta en un contexto diferente que requiere permiso explícito a nivel de buzón en Exchange Online. Sin este permiso, Copilot no puede enumerar carpetas, leer correos electrónicos ni redactar respuestas en ese buzón compartido.

Pasos para otorgar a Copilot acceso a un buzón compartido

Debe asignar permiso de acceso total al usuario para el buzón compartido de destino. Use Exchange Online PowerShell o el centro de administración de Microsoft 365. Después de asignar el permiso, el usuario debe configurar Copilot para usar ese buzón como origen de datos.

Método 1: Asignar permiso mediante Exchange Online PowerShell

1. Conectarse a Exchange Online PowerShell
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute el comando Connect-ExchangeOnline e inicie sesión con una cuenta de administrador global o de Exchange.
2. Identificar el buzón compartido y el usuario
   Ejecute Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Format-Table Name, PrimarySmtpAddress para enumerar todos los buzones compartidos. Anote la PrimarySmtpAddress del buzón de destino. También anote el UserPrincipalName del usuario que necesita acceso a Copilot.
3. Agregar permiso de acceso total
   Ejecute el comando Add-MailboxPermission -Identity "sharedmailbox@contoso.com" -User "user@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true. Reemplace las direcciones de correo electrónico con su buzón y usuario reales. El parámetro -AutoMapping $true agrega automáticamente el buzón compartido al perfil de Outlook del usuario.
4. Verificar el permiso
   Ejecute Get-MailboxPermission -Identity "sharedmailbox@contoso.com" | Where-Object {$_.User -like "user@contoso.com"} | Format-List para confirmar que FullAccess está listado.
5. Cerrar la sesión
   Ejecute Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false para cerrar la sesión de PowerShell.

Método 2: Asignar permiso mediante el centro de administración de Microsoft 365

1. Abrir el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global.
2. Navegar a buzones compartidos
   En la navegación izquierda, seleccione Teams y grupos y luego Buzones compartidos.
3. Seleccionar el buzón compartido de destino
   Haga clic en el nombre del buzón compartido de la lista.
4. Editar delegados del buzón
   En el panel de propiedades, haga clic en Editar junto a Delegados. En Acceso total, haga clic en Agregar usuarios y busque al usuario que necesita acceso a Copilot. Seleccione al usuario y haga clic en Agregar.
5. Guardar los cambios
   Haga clic en Guardar y luego en Cerrar. Espere hasta 30 minutos para que el permiso se replique en Exchange Online.

Método 3: El usuario configura Copilot para usar el buzón compartido

1. Abrir Outlook en la web
   El usuario inicia sesión en https://outlook.office.com con sus propias credenciales. El buzón compartido debería aparecer en el panel de carpetas después de que se asigne el permiso y AutoMapping surta efecto.
2. Abrir Copilot
   Haga clic en el icono de Copilot en la cinta superior de Outlook en la web.
3. Seleccionar el buzón compartido como origen de datos
   En el panel de Copilot, haga clic en el icono de engranaje de configuración y luego seleccione Orígenes de datos. En Buzones, marque la casilla junto al nombre del buzón compartido. Haga clic en Guardar.
4. Probar el acceso
   En el cuadro de redacción de Copilot, escriba “Resume el último correo electrónico en el buzón compartido llamado [mailbox name].” Copilot ahora debería leer y resumir el contenido.

Si Copilot aún no puede acceder al buzón compartido

Copilot muestra “No hay orígenes de datos disponibles” incluso después de otorgar el permiso

El usuario debe tener el buzón compartido visible en su panel de carpetas de Outlook. Si AutoMapping no funcionó, el usuario puede agregar manualmente el buzón compartido en Outlook: vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > seleccione su correo electrónico > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas > Agregar. Ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido. Después de que el buzón aparezca en el panel de carpetas, Copilot lo detectará como origen de datos.

Copilot devuelve “Acceso denegado” al usar el buzón compartido

Es posible que el usuario no tenga permiso de Enviar como. Copilot puede leer y resumir correos electrónicos solo con Acceso total, pero para redactar respuestas desde el buzón compartido, el usuario también necesita permiso de Enviar como. Asígnelo con PowerShell: Add-RecipientPermission -Identity "sharedmailbox@contoso.com" -Trustee "user@contoso.com" -AccessRights SendAs. Alternativamente, en el centro de administración, edite los delegados del buzón compartido y, en Enviar como, agregue al usuario.

Copilot no puede encontrar el buzón compartido por nombre

Copilot usa el nombre para mostrar del buzón para consultas en lenguaje natural. Si el nombre para mostrar contiene caracteres especiales o es ambiguo, pida al usuario que se refiera al buzón por su dirección de correo electrónico. Por ejemplo, “Resume los correos electrónicos del buzón support@contoso.com” en lugar de “Resume los correos electrónicos del buzón de soporte.”

Licencia personal de Copilot vs. Copilot para Microsoft 365: Acceso a buzones compartidos

Elemento	Licencia personal de Copilot	Licencia de Copilot para Microsoft 365
Acceso a buzones compartidos	No compatible	Compatible con permiso explícito
Tipo de permiso requerido	N/A	Acceso total y opcionalmente Enviar como
Método de configuración	N/A	Exchange Online PowerShell o centro de administración
Selección de origen de datos en Copilot	No disponible	El usuario debe seleccionar el buzón en la configuración de Copilot

Después de asignar los permisos correctos y de que el usuario seleccione el buzón compartido como origen de datos, Copilot puede leer, resumir y redactar respuestas desde ese buzón. Si administra varios buzones compartidos, considere crear un script de PowerShell que recorra todos los buzones compartidos y aplique Acceso total a un grupo del equipo de soporte. Esto reduce el trabajo manual y garantiza un acceso consistente para todos los usuarios de Copilot en su organización.