Copilot en Word no puede usar la plantilla de la empresa: solución

Cuando intentas usar Copilot en Word para redactar un documento basado en la plantilla de tu empresa, es posible que Copilot ignore la plantilla por completo o genere contenido que no siga el formato de la plantilla. Este problema suele ocurrir porque Copilot no tiene acceso a la ruta del archivo de plantilla o porque la plantilla está almacenada en una ubicación que Copilot no puede leer. Este artículo explica por qué Copilot no puede aplicar una plantilla de empresa y proporciona los pasos para solucionar el problema y que Copilot respete la estructura de tu plantilla.

Por qué Copilot en Word no puede usar una plantilla de empresa

Copilot en Word genera contenido leyendo el contexto del documento actual y las fuentes de datos conectadas. Cuando pides a Copilot que cree un documento con una plantilla de empresa, intenta localizar el archivo de plantilla. Si la plantilla está almacenada en una unidad de red local, en una carpeta personal o en una ubicación que Microsoft 365 no puede indexar, Copilot no puede encontrarla.

La causa principal es que Copilot se basa en Microsoft Graph para acceder a los archivos. Microsoft Graph indexa el contenido almacenado en SharePoint Online, OneDrive para la Empresa y Teams. Los servidores de archivos locales, las unidades asignadas y las carpetas de plantillas locales no están indexados. Incluso si la plantilla está en SharePoint, la carpeta debe tener la configuración de permisos correcta para que el servicio de Copilot pueda leer el archivo.

Otra causa común es que la plantilla no esté registrada como plantilla organizativa. Word puede usar una plantilla almacenada en la carpeta de plantillas de usuario predeterminada en un equipo local, pero Copilot no puede acceder a esa carpeta. La plantilla debe cargarse en una biblioteca de documentos de SharePoint y luego establecerse como plantilla organizativa predeterminada a través de la galería de plantillas de SharePoint o del centro de administración de Microsoft 365.

Pasos para permitir que Copilot use una plantilla de empresa

Sigue estos pasos para mover tu plantilla de empresa a una ubicación a la que Copilot pueda acceder y configurarla correctamente.

Paso 1: Cargar la plantilla en SharePoint

1. Abrir la biblioteca de documentos de SharePoint
   Ve al sitio de SharePoint donde deseas almacenar la plantilla. Abre la biblioteca de documentos que contiene las plantillas para tu equipo u organización. Si no tienes una biblioteca de plantillas dedicada, crea una nueva biblioteca de documentos llamada “Plantillas” u “Plantillas de Office”.
2. Cargar el archivo de plantilla
   Haz clic en el botón Cargar y selecciona el archivo de plantilla de tu empresa. El archivo debe estar en formato .dotx o .dotm. Después de la carga, el archivo aparece en la biblioteca con un enlace al que Copilot puede acceder.
3. Copiar la URL del archivo
   Haz clic derecho en la plantilla cargada y elige Detalles. Copia la URL del archivo desde el panel de detalles. Necesitarás esta URL en el siguiente paso.

Paso 2: Establecer la plantilla como predeterminada organizativa

1. Abrir la galería de plantillas de SharePoint
   Navega a tu sitio de SharePoint. En la navegación izquierda, selecciona Contenido del sitio > Plantillas del sitio. Si no ves Plantillas del sitio, haz clic en Agregar una aplicación y elige Galería de plantillas.
2. Agregar la plantilla a la galería
   Haz clic en Agregar plantilla. Pega la URL que copiaste de la biblioteca de documentos. Asigna a la plantilla un nombre que coincida con el estándar de tu empresa. Haz clic en Guardar.
3. Establecer la plantilla como predeterminada
   En la galería de plantillas, selecciona la plantilla que acabas de agregar. Haz clic en los tres puntos (Más opciones) y elige Establecer como predeterminada. Esta acción indica a Word y a Copilot que usen esta plantilla al crear nuevos documentos para el sitio.

Paso 3: Verificar los permisos de Copilot en la carpeta de plantillas

1. Abrir los permisos de la biblioteca de documentos de SharePoint
   Vuelve a la biblioteca de documentos donde cargaste la plantilla. Haz clic en el icono de engranaje y elige Configuración de biblioteca. Luego haz clic en Permisos para esta biblioteca de documentos.
2. Agregar la cuenta de servicio de Copilot
   Haz clic en Conceder permisos. En el campo Personas, escribe Copilot o Microsoft Copilot Service. El nombre exacto depende de tu inquilino. Si no puedes encontrar la cuenta de servicio, agrega el grupo de Microsoft 365 llamado Todos excepto usuarios externos y asegúrate de que tenga al menos acceso de Lectura.
3. Probar el acceso
   Abre una nueva sesión de navegador y navega directamente a la URL del archivo de plantilla. Si puedes ver el archivo sin iniciar sesión nuevamente, Copilot también puede acceder a él.

Paso 4: Reiniciar Word y probar Copilot

1. Cerrar y volver a abrir Word
   Este paso obliga a Word a actualizar la lista de plantillas disponibles desde SharePoint.
2. Crear un nuevo documento con Copilot
   Abre un documento en blanco. En el panel de Copilot, escribe un mensaje como “Crea una propuesta de proyecto usando la plantilla de la empresa”. Copilot debería generar ahora contenido que siga la estructura de la plantilla.

Si Copilot sigue ignorando la plantilla después de la solución

Copilot devuelve texto sin formato sin el formato de la plantilla

Si Copilot genera contenido pero no aplica el formato de la plantilla, es posible que la plantilla no esté guardada en un formato compatible con Copilot. Guarda la plantilla como archivo .dotx (Plantilla de Word) y vuelve a cargarla. No uses archivos .dotm que contengan macros a menos que hayas verificado que tu organización permite plantillas con macros en SharePoint.

Copilot no puede encontrar ninguna plantilla

Si Copilot dice que no puede encontrar plantillas, verifica la configuración de la colección de sitios de SharePoint. Ve al centro de administración de SharePoint > Sitios activos > selecciona tu sitio > Configuración > Características de la colección de sitios. Asegúrate de que la característica “Infraestructura de publicación de SharePoint Server” esté activada. Esta característica habilita la galería de plantillas.

La plantilla aparece en Word pero no en Copilot

Word puede mostrar plantillas desde la carpeta local de plantillas de usuario, pero Copilot no puede. Elimina cualquier copia local de la plantilla de la carpeta de plantillas de usuario. La única copia de la plantilla debe estar en SharePoint. Luego reinicia Word y prueba de nuevo.

Plantilla local vs plantilla de SharePoint: diferencias clave para Copilot

Elemento	Plantilla local	Plantilla de SharePoint
Ubicación de almacenamiento	Unidad local del usuario en AppData\Microsoft\Templates	Biblioteca de documentos de SharePoint o galería de plantillas
Acceso de Copilot	Sin acceso	Acceso completo si los permisos están configurados
Permisos requeridos	Ninguno	Permiso de lectura para la cuenta de servicio de Copilot
Indexación por Microsoft Graph	No indexado	Indexado automáticamente
Predeterminada organizativa	No se puede establecer	Se puede establecer en la galería de plantillas de SharePoint
Actualizaciones	Deben enviarse manualmente a cada usuario	Centralizadas, las actualizaciones se aplican a todos los usuarios

Después de mover la plantilla a SharePoint y establecerla como predeterminada organizativa, Copilot puede acceder a ella y aplicarla. Prueba creando un nuevo documento con un mensaje que haga referencia a la plantilla por su nombre. Si la plantilla aún no se carga, verifica que el sitio de SharePoint donde está almacenada esté activo y que la cuenta de servicio de Copilot tenga al menos permisos de lectura en la biblioteca de documentos. También puedes consultar el centro de administración de Microsoft 365 en la configuración de Copilot para confirmar que SharePoint está habilitado como origen de datos.