Necesita administrar los límites de tamaño del buzón para sus usuarios de Microsoft 365. El buzón principal puede llenarse rápidamente con correos electrónicos antiguos. Los archivos de expansión automática proporcionan una solución escalable para la retención de datos a largo plazo. Este artículo explica cómo habilitar un buzón de archivo y configurarlo para la expansión automática en el centro de administración de Microsoft 365. Aprenderá los pasos para asignar las licencias necesarias y aplicar la política de retención correcta.
Conclusiones clave: Configuración de archivos de expansión automática
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos: Seleccione un usuario para habilitar su buzón de archivo en línea, que es la base para la expansión automática.
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Políticas de retención: Cree una política que mueva los elementos al archivo, activando la función de expansión automática cuando los 100 GB iniciales estén llenos.
- Aplicación de escritorio de Outlook > Vista de lista de carpetas: Acceda al buzón de archivo en línea etiquetado como “Archivo en línea – [User Name]” para verificar la configuración y ver los elementos archivados.
Comprensión de los archivos de expansión automática en Microsoft 365
Un archivo de expansión automática es un buzón de archivo en línea especializado en Microsoft 365. Comienza con 100 GB de almacenamiento. Cuando este espacio está casi lleno, el sistema agrega automáticamente más almacenamiento en incrementos. Este proceso continúa según sea necesario para fines de cumplimiento y retención.
Esta función está diseñada para organizaciones que deben retener grandes volúmenes de datos de correo electrónico. A menudo se utiliza para cumplir con requisitos legales o reglamentarios. El archivo es accesible para los usuarios a través de Outlook en la web y la aplicación de escritorio de Outlook. Los elementos se mueven al archivo según las políticas de retención que usted cree.
Requisitos previos para habilitar la función
Necesita licencias específicas y permisos de administrador. Cada usuario debe tener una suscripción a Microsoft 365 E3, E5 o similar que incluya archivado. La persona que configura esto debe tener permisos de administrador global o de cumplimiento en el centro de administración de Microsoft 365. Se debe habilitar un buzón de archivo en línea estándar para el usuario antes de que pueda ocurrir la expansión automática.
Pasos para habilitar y configurar archivos de expansión automática
La configuración es un proceso de dos partes. Primero, habilite el buzón de archivo del usuario. Segundo, cree y aplique una política de retención que utilice el archivo.
Parte 1: Habilitar el buzón de archivo en línea
- Vaya al centro de administración de Microsoft 365
Inicie sesión con una cuenta de administrador global. Navegue a Usuarios y luego seleccione Usuarios activos. - Seleccione el usuario objetivo
Haga clic en el nombre del usuario para el que necesita habilitar el archivo. - Abra la pestaña Correo
En el panel de detalles del usuario, seleccione la pestaña Correo. En la sección Aplicaciones de correo electrónico, busque la opción Permisos de buzón. - Administrar el archivado de correo electrónico
Haga clic en el enlace etiquetado como Administrar archivado de correo electrónico. Aparecerá un nuevo panel lateral a la derecha. - Habilitar el archivo
Cambie el interruptor para Expandir archivado automáticamente a la posición Activado. Haga clic en Guardar para aplicar el cambio. El sistema habilitará el buzón de archivo base.
Parte 2: Crear una política de retención para el archivo
- Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Desde el centro de administración de Microsoft 365, vaya al menú Centros de administración y seleccione Cumplimiento. Esto abre el portal de Purview. - Navegue a las políticas de retención
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Soluciones. Luego elija Administración del ciclo de vida de los datos y haga clic en Microsoft 365. Seleccione la pestaña Políticas de retención. - Crear una nueva política
Haga clic en el botón etiquetado como Crear una política de retención. Asigne a la política un nombre descriptivo, como “Mover al archivo a los 5 años”. - Elegir ubicaciones
En la pantalla Elegir ubicaciones, seleccione Correo electrónico de Exchange. Puede aplicarlo a todos los buzones o a usuarios específicos. Haga clic en Siguiente para continuar. - Definir la configuración de retención
Seleccione la opción Conservar elementos durante un período específico. Elija la antigüedad, por ejemplo, 5 años. Luego seleccione la acción Mover elementos al buzón de archivo. Haga clic en Siguiente, revise la configuración y envíe la política.
Errores comunes y limitaciones a evitar
“La opción de expansión automática está atenuada en el centro de administración”
Esto generalmente significa que al usuario le falta la licencia correcta. Verifique que al usuario se le haya asignado una licencia de Microsoft 365 E3 o E5. También confirme que el complemento de archivado esté activo. Si la licencia es correcta, espere hasta 24 horas para que el sistema aprovisione completamente el servicio.
“Los correos electrónicos antiguos no se mueven al archivo”
La política de retención necesita tiempo para procesarse. Puede tomar hasta 7 días para que la política se aplique en todos los buzones. Asegúrese de que la política esté correctamente definida para incluir el buzón del usuario. Verifique el estado de la política en el portal de cumplimiento de Purview en los detalles de la política.
“Outlook muestra el archivo pero está vacío”
El buzón de archivo está habilitado, pero ningún elemento ha alcanzado el umbral de antigüedad de la política aún. El archivo se poblará a medida que los correos electrónicos alcancen la antigüedad definida en su política de retención. Los usuarios también pueden arrastrar manualmente elementos a la carpeta de archivo en Outlook.
Archivo de expansión automática vs. Archivo en línea estándar
| Elemento | Archivo de expansión automática | Archivo en línea estándar |
|---|---|---|
| Límite de almacenamiento | Comienza en 100 GB, se expande automáticamente | Fijo en 100 GB máximo |
| Caso de uso principal | Cumplimiento normativo a largo plazo | Limpieza básica del buzón y administración del almacenamiento |
| Configuración administrativa | Requiere habilitar la expansión automática y una política de retención | Solo requiere habilitar el buzón de archivo |
| Requisito de licencia | Microsoft 365 E3/E5 o complemento de archivado | Incluido con muchos planes de Exchange Online |
| Acceso de usuario | A través de Outlook y Outlook en la web como “Archivo en línea” | Mismo método de acceso que la expansión automática |
Ahora puede configurar archivos de expansión automática para manejar la retención de correo electrónico ilimitada. Use el portal de cumplimiento de Microsoft Purview para auditar qué buzones tienen la función activa. Para una administración avanzada, cree un script de PowerShell para habilitar archivos en masa para múltiples usuarios. Esto ahorra tiempo al incorporar a todo un departamento. Recuerde que los elementos deben ser movidos por una política de retención para activar la expansión del almacenamiento.