Necesitas acceder a un buzón o calendario compartido desde tu teléfono. Un buzón compartido permite que varias personas envíen correos electrónicos y administren un calendario común. Esta función está disponible en la aplicación móvil de Outlook para cuentas empresariales de Microsoft 365. Este artículo explica cómo agregar un buzón compartido y administrar su configuración en tu dispositivo.
Conclusiones clave: Agregar un buzón compartido en Outlook Mobile
- Configuración de la cuenta > Agregar buzón compartido: El método principal para agregar un buzón compartido al que tienes permisos de acceso.
- Mantén presionado el nombre de la cuenta > Editar: Te permite renombrar el buzón compartido para identificarlo más fácilmente en tu lista de carpetas.
- Configuración de la cuenta > Buzón compartido > Alternar sincronización: Controla si los datos del buzón compartido se descargan en tu dispositivo.
Comprensión de los buzones compartidos en la aplicación móvil
Un buzón compartido es un buzón de Microsoft 365 que no pertenece a un solo usuario. Tiene su propia dirección de correo electrónico, como soporte@tuempresa.com. Tu administrador de TI debe otorgarte permiso para acceder a él antes de que puedas agregarlo en la aplicación. La aplicación móvil de Outlook trata un buzón compartido como una cuenta secundaria vinculada a tu perfil principal. Puedes ver sus correos electrónicos, calendario y contactos sin iniciar sesión con una contraseña separada. Todas las acciones que realices, como enviar un correo electrónico, aparecerán como provenientes de la dirección del buzón compartido.
Requisitos previos para agregar un buzón compartido
Debes tener una cuenta de Microsoft 365 de trabajo o escuela ya configurada en la aplicación móvil de Outlook. La aplicación no admite agregar buzones compartidos a cuentas personales de Outlook.com o Gmail. Tu administrador debe haberte asignado previamente derechos de acceso al buzón compartido específico. También necesitas una conexión a Internet activa para agregar el buzón y sincronizar su contenido inicialmente.
Pasos para agregar un buzón compartido en Outlook Mobile
Sigue estos pasos para conectar un buzón compartido a tu aplicación móvil de Outlook. El proceso es el mismo para iOS y Android.
- Abre la aplicación de Outlook y toca tu foto de perfil
Toca tu foto de perfil o inicial en la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir el panel de navegación. - Toca el ícono de engranaje de configuración
Busca y toca el pequeño ícono de engranaje cerca de la parte inferior del panel de navegación para abrir la Configuración de Outlook. - Selecciona tu cuenta principal
En la sección Cuentas de correo, toca el nombre de tu cuenta de trabajo o escuela. Esto abre la configuración específica de la cuenta. - Toca Agregar buzón compartido
Desplázate dentro de la configuración de la cuenta para encontrar la opción Buzón compartido. Toca Agregar buzón compartido. - Selecciona el buzón que deseas agregar
La aplicación mostrará una lista de todos los buzones compartidos a los que tienes permiso de acceso. Toca el nombre del buzón que deseas agregar. - Confirma la adición
El buzón compartido ahora aparecerá en la lista de carpetas de tu cuenta. Toca la flecha hacia atrás para volver a tu bandeja de entrada.
Administración de la configuración de tu buzón compartido
Después de agregar el buzón, puedes cambiar cómo se comporta en la aplicación.
Renombrar un buzón compartido
- Ve a la lista de carpetas de la cuenta
Toca tu foto de perfil y luego toca el nombre de la cuenta para expandir la vista de carpetas de tu cuenta principal. - Mantén presionado el nombre del buzón compartido
Busca el buzón compartido en la lista. Mantén presionado tu dedo sobre su nombre hasta que aparezca un menú. - Toca Editar
Selecciona Editar en el menú. Ingresa un nuevo nombre para mostrar, como “Calendario del equipo” o “Bandeja de entrada de soporte”. Toca Listo para guardar.
Control de la sincronización
- Navega a la configuración del buzón compartido
Ve a Configuración > tu cuenta principal > Buzón compartido. Toca el nombre del buzón compartido que agregaste. - Alterna el control deslizante de sincronización
Usa el control deslizante de sincronización para activar o desactivar la sincronización. Desactivarlo elimina los datos del buzón de tu dispositivo, pero mantiene el buzón en tu lista.
Eliminación de un buzón compartido
- Abre la configuración del buzón compartido
Navega a Configuración > tu cuenta principal > Buzón compartido. - Desliza hacia la izquierda el nombre del buzón
En la pantalla Buzón compartido, desliza hacia la izquierda el nombre del buzón que deseas eliminar. - Toca el botón rojo Eliminar
Aparecerá un botón rojo Eliminar. Tócalo para confirmar la eliminación. Esto solo lo elimina de tu dispositivo, no del servidor.
Errores comunes y limitaciones a evitar
Ten en cuenta estos problemas típicos al trabajar con buzones compartidos en dispositivos móviles.
La opción de buzón compartido no aparece en la configuración
Si no puedes encontrar la opción Agregar buzón compartido, es posible que tu tipo de cuenta no lo admita. Confirma que estás usando una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. La opción no aparecerá para cuentas personales. Además, verifica con tu administrador de TI que los permisos se hayan asignado correctamente y se hayan propagado por completo, lo que puede tomar unos minutos.
No se puede enviar correo desde la dirección compartida
Al redactar un nuevo correo electrónico, toca el campo De. Una lista desplegable debe mostrar tu cuenta principal y el buzón compartido agregado. Si el buzón compartido no aparece, cierra y reinicia la aplicación de Outlook. Si el problema continúa, elimina y vuelve a agregar el buzón compartido siguiendo los pasos anteriores.
Los eventos del calendario compartido no se muestran
El calendario del buzón compartido aparece dentro de la carpeta del buzón compartido, no fusionado con tu calendario personal. Toca el ícono de calendario y asegúrate de haber seleccionado el calendario del buzón compartido en la lista de cuentas en la parte superior de la pantalla. Además, verifica que la sincronización esté habilitada para ese buzón en su configuración.
Buzón compartido vs. cuenta personal en Outlook Mobile
| Elemento | Buzón compartido | Cuenta personal |
|---|---|---|
| Uso principal | Colaboración en equipo, bandejas de entrada genéricas | Correo electrónico y calendario del usuario individual |
| Inicio de sesión | Se agrega mediante permisos, sin contraseña separada | Requiere nombre de usuario y contraseña directos |
| Permisos de envío como | Puede enviar correos electrónicos desde la dirección compartida | Envía correos electrónicos desde tu dirección personal |
| Cuota de almacenamiento | Tiene su propio almacenamiento de buzón de 50 GB | Utiliza el almacenamiento de tu cuenta personal |
| Costo de licencia | No requiere una licencia separada de Microsoft 365 | Requiere una licencia de usuario asignada |
Ahora puedes acceder a los correos electrónicos y calendarios del equipo directamente desde tu aplicación móvil de Outlook. Intenta enviar un correo electrónico de prueba desde la dirección compartida para confirmar que la configuración funciona. Para una administración avanzada, usa el cliente de escritorio de Outlook para configurar reglas automáticas que filtren los correos electrónicos en las carpetas del buzón compartido.