Cómo corregir la política de retención de Teams que no elimina mensajes de una reunión grabada

Si configuras una política de retención de Teams para eliminar mensajes de chat después de un período determinado, pero los mensajes de una reunión grabada permanecen en el historial de chat, es posible que la política no se esté aplicando correctamente. Esto ocurre porque las reuniones grabadas generan archivos de transcripción y grabación que se rigen por configuraciones de retención separadas. Este artículo explica las razones técnicas por las que la política falla y proporciona soluciones paso a paso para garantizar que los mensajes se eliminen como se espera.

Aprenderás a verificar la configuración de tu política de retención, comprobar la asignación de la política y usar PowerShell para forzar una limpieza. También cubrimos patrones de fallo relacionados, como mensajes que persisten en chats de canal o después de que el organizador de la reunión deja la organización.

Por qué la política de retención no elimina mensajes en una reunión grabada

Las políticas de retención de Teams están diseñadas para eliminar mensajes de chat, mensajes de canal y archivos después de un período especificado. Sin embargo, cuando se graba una reunión, la reunión se convierte en una entidad separada en el historial de chat. La grabación y la transcripción se almacenan como archivos en el chat de la reunión, y estos archivos pueden estar sujetos a reglas de retención diferentes a las de los mensajes de texto. Como resultado, la política de retención puede eliminar los mensajes de texto pero dejar el archivo de grabación, lo que hace parecer que los mensajes no se eliminaron.

Otra causa común es que la política de retención esté configurada para aplicarse solo a buzones de Exchange o sitios de SharePoint, no a mensajes de Teams. La política debe incluir explícitamente mensajes de canal y chats de Teams. Si la política está configurada para retener contenido durante un período más largo que la retención de la grabación de la reunión, los mensajes pueden retenerse más tiempo del previsto.

Además, la política de retención puede no haberse asignado al usuario o grupo correcto. Si el organizador de la reunión no está incluido en el alcance de la política, los mensajes de esa reunión no se eliminarán. Finalmente, el proceso de retención no es instantáneo. Teams verifica periódicamente el contenido caducado, y puede tardar hasta 7 días en producirse la eliminación.

Comprender el papel de las grabaciones de reuniones

Cuando grabas una reunión de Teams, la grabación se guarda en OneDrive o SharePoint y se enlaza en el chat de la reunión. Los mensajes de chat en sí se almacenan en Exchange Online. La política de retención para mensajes de Teams se aplica a los mensajes de chat, pero el archivo de grabación es un elemento separado. Si el archivo de grabación tiene una etiqueta o política de retención diferente, puede permanecer después de que se eliminen los mensajes de chat, lo que hace parecer que la política falló.

Comprobación del alcance de la política

Antes de solucionar problemas, verifica que la política de retención incluya contenido de colaboración de Teams. En el portal de cumplimiento de Microsoft 365, ve a Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención. Abre tu política y confirma que las ubicaciones incluyan mensajes de canal de Teams y chats de Teams. Si no es así, edita la política para agregar estas ubicaciones.

Pasos para diagnosticar y corregir la política de retención para mensajes de reuniones grabadas

Sigue estos pasos para identificar por qué la política de retención no elimina mensajes y aplicar la corrección adecuada.

1. Comprueba la configuración de la política de retención
   Inicia sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft 365 en compliance.microsoft.com. Ve a Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención. Abre la política que debería eliminar los mensajes. Asegúrate de que la lista de Ubicaciones incluya mensajes de canal de Teams y chats de Teams. Si no es así, haz clic en Editar y agrega esas ubicaciones.
2. Verifica el período de retención y la acción
   En la misma política, verifica el período de retención. Si el período está configurado a 30 días, por ejemplo, los mensajes con más de 30 días deberían eliminarse. Confirma que la acción esté configurada como Eliminar el contenido. Si la acción es Conservar, cámbiala a Eliminar.
3. Comprueba la asignación de la política
   Ve a la pestaña de asignación de la política. Verifica que el usuario que organizó la reunión grabada esté incluido en los usuarios o grupos asignados. Si no es así, agrega el usuario o grupo y guarda la política.
4. Usa PowerShell para verificar el alcance de la política
   Abre PowerShell y conéctate a Exchange Online usando Connect-ExchangeOnline. Ejecuta Get-RetentionCompliancePolicy -Identity “Nombre de tu política” | Format-List. Verifica las propiedades Enabled y Mode. Asegúrate de que la política esté habilitada y en modo Enforcement.
5. Activa el proceso de retención manualmente
   Ejecuta Start-ManagedFolderAssistant -Identity “usuario@dominio.com” en PowerShell para forzar al asistente de retención a procesar el buzón del usuario. Esto puede acelerar la eliminación de mensajes caducados.
6. Espera a que se complete la eliminación
   Después de ejecutar el asistente, espera hasta 24 horas. Vuelve a revisar el chat de la reunión. Si los mensajes aún están presentes, revisa la política nuevamente para detectar errores tipográficos en el período de retención o en la selección de ubicaciones.

Si Teams aún tiene problemas después de la corrección principal

A veces, la política de retención aún no elimina mensajes incluso después de seguir los pasos anteriores. Aquí hay patrones de fallo adicionales y sus soluciones.

Los mensajes en un chat de canal no se eliminan

Los mensajes de canal se almacenan en el sitio de SharePoint asociado al equipo. La política de retención debe incluir sitios de SharePoint como ubicación. Si la política solo incluye chats de Teams, los mensajes de canal no se eliminarán. Edita la política para agregar la ubicación de sitios de SharePoint y selecciona el sitio específico del equipo.

El archivo de grabación permanece después de eliminar los mensajes

Si los mensajes de texto se eliminan pero el archivo de grabación permanece, la grabación se rige por una etiqueta de retención separada. Verifica si se aplica una etiqueta de retención al archivo de grabación en OneDrive o SharePoint. Si es así, elimina la etiqueta o ajusta su período de retención para que coincida con tus necesidades.

El organizador de la reunión dejó la organización

Si el organizador de la reunión ha dejado la organización, su buzón puede estar en estado inactivo. Las políticas de retención aún pueden aplicarse, pero la eliminación puede retrasarse. Contacta con tu administrador de Microsoft 365 para asegurarte de que el buzón inactivo esté incluido en el alcance de la política.

Nuevo Teams de escritorio vs. Teams en la web: comportamiento de la política de retención

Elemento	Nuevo Teams de escritorio	Teams en la web
Aplicación de la política de retención	Se aplica automáticamente a mensajes de chat y canal	Se aplica automáticamente a mensajes de chat y canal
Visibilidad de mensajes eliminados	Los mensajes eliminados desaparecen después de actualizar	Los mensajes eliminados desaparecen después de actualizar
Retención del archivo de grabación	Sigue la etiqueta de retención de archivos en OneDrive o SharePoint	Igual que en el escritorio
Opciones de anulación de administrador	Disponibles a través del portal de cumplimiento	Igual que en el escritorio

Ambos clientes se comportan igual porque la política de retención es del lado del servidor. El cliente solo muestra lo que está almacenado.

Después de aplicar las correcciones, ahora puedes verificar que la política de retención elimina los mensajes de reuniones grabadas. Revisa el portal de cumplimiento para confirmar que la política está activa y usa PowerShell para activar el procesamiento inmediato. Para un control avanzado, aplica una etiqueta de retención a las grabaciones de reuniones para que caduquen al mismo tiempo que los mensajes de chat.