Cuando programa una reunión de Teams en Outlook y agrega un invitado externo, el invitado puede quedarse en la sala de espera para siempre mientras usted espera a que aparezca. El organizador de la reunión ve al invitado en la sala de espera pero no tiene ningún botón para admitirlo, o el invitado nunca aparece. Esto sucede porque la política de reunión que controla el acceso de participantes externos no está configurada para permitir que personas fuera de su organización omitan la sala de espera. En este artículo, aprenderá a identificar la configuración de política exacta que bloquea la admisión de invitados y cómo cambiarla en el centro de administración de Teams.
También aprenderá la diferencia entre la configuración de la política de reunión y la opción de sala de espera por reunión, y cómo verificar que sus cambios realmente se apliquen a la reunión que programó en Outlook. La solución toma unos cinco minutos y requiere acceso al centro de administración de Teams.
Conclusiones clave: Solucionar bloqueos de sala de espera para invitados en reuniones de Teams programadas en Outlook
- Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Participantes externos: Establezca “Personas externas a su organización” en “Todos” para permitir que los invitados omitan la sala de espera.
- Política de reunión > Sala de espera de la reunión > Quién puede omitir la sala de espera: Verifique que esté seleccionado “Personas de mi organización, organizaciones de confianza e invitados”.
- Invitación a la reunión en Outlook > Opciones de reunión: Anule la política por reunión estableciendo “Quién puede omitir la sala de espera” en “Todos” para ese evento específico.
Por qué un invitado se queda atascado en la sala de espera en reuniones programadas en Outlook
El comportamiento de la sala de espera de una reunión de Teams está controlado por dos capas: la política de reunión asignada al organizador y las opciones de sala de espera por reunión. Cuando programa una reunión en Outlook, el complemento de reunión de Teams incrusta un enlace que apunta a una reunión con la configuración predeterminada de la política del organizador. Si esa política no permite que los participantes externos omitan la sala de espera, el invitado será colocado en la sala de espera cuando se una.
La configuración específica se llama “Quién puede omitir la sala de espera” en la sección Sala de espera de la reunión de una política de reunión. Para usuarios externos, la subopción relevante es “Personas externas a su organización”. Si esto está configurado en “Solo organizadores y coorganizadores” o “Personas de mi organización”, cualquier invitado que se una será retenido en la sala de espera. El anfitrión puede ver una notificación de que un invitado está esperando, pero el botón de admitir podría faltar si el anfitrión no es presentador o si la política de reunión bloquea la admisión de participantes externos.
Otra causa es que la política de reunión asignada al organizador no es la que usted editó. En Teams, cada usuario tiene una política de reunión asignada. Si cambió una política pero el organizador está asignado a una política diferente, el cambio no tiene efecto. Además, la anulación por reunión en las Opciones de reunión de Outlook puede anular la política, pero solo si el organizador abre la invitación a la reunión y hace clic en el enlace Opciones de reunión.
El papel del complemento de reunión de Teams en Outlook
El complemento de reunión de Teams para Outlook crea un enlace de unión que incluye un ID de reunión y un conjunto de configuraciones predeterminadas. Estos valores predeterminados provienen de la política de reunión del organizador en el momento en que se crea la reunión. Si cambia la política después de que se crea la reunión, la reunión existente puede seguir usando la configuración anterior. Por eso es posible que necesite recrear la reunión o ajustar las opciones por reunión.
Pasos para solucionar el bloqueo de la sala de espera para invitados en reuniones programadas en Outlook
Siga estos pasos en orden. Necesita acceso al centro de administración de Teams para cambiar políticas. Si no es administrador, pida a su equipo de TI que realice los cambios.
- Identifique la política de reunión asignada al organizador
Inicie sesión en el centro de administración de Teams en admin.teams.microsoft.com. Vaya a Centro de administración de Teams > Usuarios > Administrar usuarios. Encuentre al organizador que programó la reunión. Haga clic en su nombre y luego seleccione la pestaña Políticas. Busque el campo Política de reunión. Anote el nombre de la política, por ejemplo “Global (predeterminado de toda la organización)”. - Edite la política de reunión para permitir que los participantes externos omitan la sala de espera
En el centro de administración de Teams, vaya a Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión. Seleccione el nombre de la política que encontró en el paso 1. Desplácese a la sección Sala de espera de la reunión. Junto a “Quién puede omitir la sala de espera”, elija “Personas de mi organización, organizaciones de confianza e invitados”. Luego, junto a “Personas externas a su organización”, elija “Todos”. Haga clic en Guardar. - Espere la propagación de la política
Los cambios de política pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por completo, pero generalmente se aplican en unos minutos. Pida al invitado que intente unirse a la reunión nuevamente después de 10 minutos. Si el invitado todavía se queda en la sala de espera, continúe con el siguiente paso. - Anule la configuración de la sala de espera para la reunión específica en Outlook
Abra la invitación a la reunión en Outlook. Haga clic en el enlace Opciones de reunión cerca del enlace de unión. En la página web de Opciones de reunión, bajo “Quién puede omitir la sala de espera”, seleccione “Todos”. Haga clic en Guardar. Esta anulación se aplica solo a esta reunión. - Recrear la reunión si la anulación no funciona
Si la reunión se creó antes del cambio de política, elimine la reunión y programe una nueva en Outlook. La nueva reunión usará la política actualizada. Envíe la nueva invitación al invitado. - Verifique el cambio uniéndose como invitado de prueba
Use una cuenta personal de Microsoft o una cuenta de otra organización para unirse al enlace de la reunión. Confirme que se le admite sin esperar en la sala de espera. Si todavía se le coloca en la sala de espera, verifique la asignación de la política nuevamente.
Qué hacer cuando el administrador no puede cambiar la política
Si no es administrador de Teams, no puede cambiar la política de reunión. En ese caso, aún puede usar la anulación por reunión en las Opciones de reunión de Outlook. Esta anulación funciona incluso si la política es restrictiva, siempre que el organizador tenga permiso para cambiar la configuración de la sala de espera. Si el organizador no ve el enlace Opciones de reunión, es posible que no tenga la licencia requerida.
Si el invitado nunca es admitido
Teams muestra “Esperando a que alguien lo admita” para siempre
Este mensaje significa que el invitado está en la sala de espera y el anfitrión no lo ha admitido. Verifique que el anfitrión esté realmente en la reunión y sea presentador. Si el anfitrión es coorganizador, es posible que no tenga permiso para admitir usuarios externos. Cambie el rol del anfitrión a presentador en las opciones de la reunión.
El anfitrión no ve un botón de admitir
Es posible que el anfitrión no vea la notificación de la sala de espera si la reunión no usa la experiencia clásica de sala de espera. En el nuevo cliente de Teams, el anfitrión ve un banner “Alguien está esperando” pero el botón de admitir aparece solo si el anfitrión tiene derechos de presentador. Asegúrese de que el anfitrión no esté en “Salas para grupos pequeños” o “Modo juntos”.
El invitado está bloqueado por una política de acceso externo
Incluso si la configuración de la sala de espera es correcta, el invitado podría estar bloqueado por la política de acceso externo. Vaya a Centro de administración de Teams > Acceso externo > Acceso externo. Asegúrese de que “Los usuarios pueden comunicarse con otros usuarios de Skype Empresarial y Teams” esté establecido en Activado. También verifique la lista de dominios permitidos para confirmar que el dominio del invitado no esté bloqueado.
Configuración de la sala de espera de la reunión de Teams vs. Anulación por reunión: diferencias clave
| Elemento | Configuración de la política de reunión | Anulación por reunión |
|---|---|---|
| Dónde configurar | Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión | Invitación a la reunión en Outlook > Enlace Opciones de reunión |
| Se aplica a | Todas las reuniones organizadas por usuarios con esa política | Solo la reunión específica que edita |
| Quién puede cambiar | Solo administrador de Teams | Organizador de la reunión |
| Tiempo de propagación | Hasta 24 horas | Inmediato |
| Efecto en reuniones existentes | Puede no aplicarse a reuniones creadas antes del cambio | Se aplica a la reunión inmediatamente |
| Mejor para | Solución global para todas las reuniones futuras | Solución rápida para una reunión |
Use la configuración de la política para una solución permanente. Use la anulación por reunión para una solución inmediata sin esperar la propagación de la política.
Después de cambiar la política, recuerde que el invitado debe ser de un dominio externo. Si el invitado usa la misma cuenta de la organización, no se considera externo y seguirá las reglas internas de la sala de espera.
Ahora puede solucionar el problema de la sala de espera para cualquier reunión de Teams programada en Outlook. Comience verificando la política de reunión del organizador, luego ajuste la configuración de la sala de espera y use la anulación por reunión si es necesario. Para una solución permanente, actualice la política de reunión en el centro de administración de Teams. Pruebe la solución con una cuenta de invitado ficticia antes de enviar la invitación final. Si el problema persiste, revise la política de acceso externo y confirme que el dominio del invitado esté permitido.