Cómo corregir el indicador de presencia de coautores en Word que muestra incorrectamente a un usuario como sin conexión

Cuando colaboras en un documento de Word, el indicador de presencia de coautores muestra puntos verdes para usuarios activos y puntos rojos para usuarios sin conexión. A veces, el indicador muestra incorrectamente a un usuario como sin conexión aunque esa persona esté editando activamente el documento. Este problema suele ocurrir debido a una caché de presencia obsoleta, una conexión mal configurada con Microsoft 365 o un retraso en el servicio de sincronización. Este artículo explica por qué falla el indicador de presencia y proporciona soluciones paso a paso para restaurar el estado en línea correcto de todos los coautores.

Por qué Word muestra a un coautor como sin conexión cuando está en línea

El indicador de presencia en Word depende del servicio de presencia de Microsoft 365, que se comunica con el motor de colaboración de Word. Cuando un usuario abre un documento compartido almacenado en OneDrive o SharePoint, Word envía un latido de presencia al servicio cada pocos segundos. Si el latido falla o el servicio no actualiza el estado, el indicador muestra al usuario como sin conexión.

Varios factores causan esta discrepancia:

Token de autenticación obsoleto. Word utiliza un token en caché para conectarse a Microsoft 365. Si el token caduca o se vuelve inválido, el servicio de presencia no puede verificar el estado del usuario. El indicador entonces muestra por defecto sin conexión.

Versión de Word desactualizada. Las versiones antiguas de Word contienen errores en el módulo de colaboración que impiden que el indicador de presencia se actualice correctamente. Microsoft publica actualizaciones mensuales que corrigen estos problemas.

Interferencia de red o proxy. El servicio de presencia utiliza conexiones WebSocket para enviar actualizaciones en tiempo real. Los firewalls o servidores proxy que bloquean el tráfico WebSocket interrumpen las actualizaciones de presencia.

Retraso en la sincronización del documento. Cuando un coautor abre el documento, OneDrive o SharePoint deben sincronizar los metadatos antes de que Word pueda mostrar la presencia. Una sincronización lenta puede retrasar o impedir que el indicador muestre al usuario como en línea.

Pasos para corregir el indicador de presencia de coautores

Método 1: Cerrar sesión y volver a iniciarla en Microsoft 365

1. Abre Word y ve a Archivo > Cuenta
   En el panel izquierdo, haz clic en Archivo y luego en Cuenta en la parte inferior del menú. Esta pantalla muestra tu cuenta de Microsoft 365 conectada.
2. Haz clic en Cerrar sesión debajo del nombre de tu cuenta
   Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haz clic en Cerrar sesión para desconectar Word de Microsoft 365.
3. Reinicia Word por completo
   Cierra todas las ventanas de Word. Vuelve a abrir Word. Esto limpia los datos de presencia en caché de la memoria.
4. Haz clic en Iniciar sesión en la esquina superior derecha
   Ingresa tus credenciales de Microsoft 365. Después de iniciar sesión, abre el documento compartido. El indicador de presencia ahora muestra el estado en línea correcto para todos los coautores.

Método 2: Actualizar Word a la última versión

1. Ve a Archivo > Cuenta > Opciones de actualización
   Haz clic en Archivo, luego en Cuenta y después en Opciones de actualización en el lado derecho de la sección Información del producto.
2. Selecciona Actualizar ahora
   Word busca actualizaciones disponibles. Si existe una actualización, Word la descarga e instala. Es posible que debas reiniciar Word después de que finalice la actualización.
3. Verifica que la actualización se haya instalado
   Vuelve a Archivo > Cuenta. En Información del producto, busca el número de versión. La última versión estable para el Canal Actual es la Versión 2410 o posterior. Si usas el Canal Semestral Enterprise, asegúrate de que la versión sea 2408 o posterior.
4. Abre el documento compartido nuevamente
   Después de la actualización, el indicador de presencia debería actualizarse correctamente.

Método 3: Cerrar y volver a abrir el documento

1. Guarda tu trabajo y cierra el documento
   Presiona Ctrl+S y luego cierra la pestaña del documento en Word.
2. Espera 30 segundos
   Esto le da tiempo al servicio de presencia para limpiar la sesión obsoleta de tu usuario.
3. Vuelve a abrir el documento desde la lista Recientes o desde OneDrive
   Haz clic en Archivo > Abrir > Recientes y selecciona el documento. Alternativamente, abre OneDrive o SharePoint en tu navegador y haz clic en el documento para abrirlo en Word.
4. Verifica el indicador de presencia
   El indicador ahora muestra el estado en línea correcto para cada coautor.

Método 4: Limpiar la caché de credenciales de Microsoft 365

1. Abre el Administrador de credenciales de Windows
   Presiona Windows+R, escribe control /name Microsoft.CredentialManager y presiona Enter.
2. Haz clic en Credenciales de Windows
   En la pestaña Credenciales de Windows, desplázate a la sección Credenciales genéricas.
3. Elimina todas las entradas que comiencen con MicrosoftOffice
   Haz clic en la flecha junto a cada entrada para expandirla y luego haz clic en Quitar. Confirma la eliminación. No elimines credenciales de otras aplicaciones.
4. Reinicia Word
   Cierra y vuelve a abrir Word. Inicia sesión nuevamente cuando se te solicite. Abre el documento compartido para verificar el indicador de presencia.

Si Word aún muestra a un coautor como sin conexión

El coautor usa un inquilino diferente de Microsoft 365

El servicio de presencia solo funciona para usuarios dentro del mismo inquilino de Microsoft 365. Si un coautor tiene una cuenta de invitado o usa un inquilino diferente, Word no puede recuperar su estado de presencia. El indicador lo muestra como sin conexión por diseño. Pide al coautor que confirme que está usando el mismo inquilino que el propietario del documento.

El indicador de presencia no se actualiza durante una videollamada

Cuando un coautor está en una llamada de Microsoft Teams o Skype Empresarial, el servicio de presencia puede priorizar el estado de la llamada sobre el estado de edición del documento. El indicador muestra al usuario como En una llamada o Sin conexión. Este es un comportamiento esperado. El indicador vuelve a en línea cuando finaliza la llamada.

Word muestra a todos los coautores como sin conexión

Si todos los coautores aparecen sin conexión, el problema probablemente sea de red o una interrupción del servicio. Consulta el panel de Estado del servicio de Microsoft 365 en admin.microsoft.com en Salud > Estado del servicio. Busca algún aviso relacionado con el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 o Word. Si el servicio está en buen estado, ejecuta el Asistente de soporte y recuperación de Microsoft desde el centro de administración de Microsoft 365 para diagnosticar problemas de conectividad.

Word de escritorio vs Word para la web: diferencias en el indicador de presencia

Elemento	Word de escritorio (Microsoft 365)	Word para la web
Frecuencia de actualización de presencia	Cada 5 segundos mediante WebSocket	Cada 10 segundos mediante sondeo HTTP
Causa del indicador sin conexión	Token obsoleto, versión desactualizada, proxy de red	Caché del navegador, cookie de sesión caducada
Solución para el estado sin conexión incorrecto	Cerrar sesión e iniciar sesión o actualizar Word	Limpiar la caché y las cookies del navegador
Soporte de presencia entre inquilinos	No compatible	No compatible
Presencia durante llamadas de Teams	Anulado por el estado de la llamada	Anulado por el estado de la llamada

Después de seguir los pasos de este artículo, el indicador de presencia de coautores en Word debería mostrar el estado en línea correcto para todos los editores. Cerrar sesión y volver a iniciarla es la solución más rápida para la mayoría de los usuarios. Si el problema persiste, actualiza Word a la última versión y limpia la caché de credenciales. Para los usuarios que trabajan en varios inquilinos, recuerda que la presencia solo funciona dentro del mismo inquilino. El indicador de presencia en Word para la web se puede corregir limpiando la caché del navegador, pero la versión de escritorio ofrece actualizaciones en tiempo real más confiables.