Recibes muchos correos y necesitas organizarlos automáticamente según palabras o frases específicas en el texto del mensaje. Las reglas de Outlook pueden gestionar tu bandeja de entrada, pero crear una que escanee el cuerpo del correo no es una opción predeterminada. Este artículo explica cómo crear una regla personalizada que revise el contenido del cuerpo de un correo y realice acciones como mover o marcar el mensaje.
Puntos clave: Crear reglas de texto en el cuerpo en Outlook
- Asistente de reglas > Opciones avanzadas > Condición: Usa la condición “con palabras específicas en el cuerpo” para activar una regla basada en el contenido del correo.
- Ejecutar reglas ahora: Aplica una nueva regla a los mensajes existentes en tu carpeta actual para organizar correos antiguos al instante.
- Administrar reglas y alertas > Cambiar regla: Edita o desactiva una regla de texto en el cuerpo desde la pestaña Archivo después de haberla creado.
Entender las reglas de Outlook para el texto del cuerpo del correo
Las reglas de Outlook son herramientas automatizadas que realizan acciones en mensajes entrantes o existentes según condiciones establecidas. Mientras que las reglas comunes usan el remitente, el asunto o el destinatario, una regla basada en el contenido del cuerpo requiere una condición específica en el Asistente de reglas. Esta función está disponible en las versiones de escritorio de Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 y Outlook 2019. La regla funciona escaneando el texto principal de un correo en busca de palabras o frases que definas.
Debes usar la aplicación de escritorio en Windows o Mac. La aplicación web de Outlook y las aplicaciones móviles no admiten la creación de reglas con condiciones de texto en el cuerpo. La regla solo procesará los correos recibidos después de su creación, a menos que la ejecutes manualmente en tu buzón existente. Este tipo de regla es útil para filtrar boletines, clasificar tickets de soporte o priorizar mensajes que contengan códigos de proyecto o palabras clave específicas.
Pasos para crear una regla desde un mensaje específico
El método más fácil es comenzar desde un correo que ya contenga el texto del cuerpo que deseas segmentar. Esto asegura que la regla esté configurada correctamente.
- Selecciona el correo de muestra
En tu buzón de Outlook, haz clic una vez en el mensaje que tenga el contenido del cuerpo que deseas usar para la regla. - Abre el menú de reglas
Ve a la pestaña Inicio en la cinta de opciones. En el grupo Mover, haz clic en Reglas y luego selecciona Crear regla. - Abre las Opciones avanzadas
En el cuadro de diálogo Crear regla, haz clic en el botón Opciones avanzadas. Esto abre el Asistente de reglas completo. - Establece la condición de texto en el cuerpo
En la ventana del Asistente de reglas, desplázate por la lista de condiciones. Marca la casilla junto a “con palabras específicas en el cuerpo”. - Define las palabras específicas
En el panel inferior, haz clic en la frase subrayada “palabras específicas”. Se abre un nuevo cuadro de diálogo. Escribe la palabra o frase exacta que deseas que la regla encuentre. Haz clic en Agregar y luego en Aceptar. - Elige una acción
Desplázate hacia abajo en el Asistente de reglas hasta la lista de acciones. Marca la acción deseada, como “moverlo a la carpeta especificada” o “marcarlo para seguimiento”. Haz clic en cualquier valor subrayado para especificar la carpeta o el tipo de marca. - Finaliza la regla
Haz clic en Siguiente. Agrega excepciones si es necesario. En la pantalla final, asigna un nombre claro a la regla, marca “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya presentes en la carpeta actual” y haz clic en Finalizar.
Pasos para crear una regla desde cero
También puedes crear una regla de texto en el cuerpo sin seleccionar un mensaje primero. Usa este método para planificar una regla para correos futuros.
- Inicia el Asistente de reglas
Ve a la pestaña Archivo y selecciona Administrar reglas y alertas. En el cuadro de diálogo, haz clic en Nueva regla en la pestaña Reglas de correo. - Comienza desde una regla en blanco
En Comenzar desde una regla en blanco, selecciona “Aplicar regla a los mensajes que recibo”. Haz clic en Siguiente. - Selecciona la condición
Desplázate por la lista de condiciones. Marca la casilla para “con palabras específicas en el cuerpo”. Haz clic en “palabras específicas” subrayado en el panel inferior. - Agrega tus palabras clave
En el cuadro de diálogo Buscar texto, escribe la palabra o frase. Haz clic en Agregar. Puedes agregar varios términos. Haz clic en Aceptar cuando termines y luego en Siguiente. - Establece la acción de la regla
Elige qué sucede cuando se activa la regla. Selecciona una acción como “mover una copia a la carpeta especificada”. Haz clic en “especificada” subrayado para elegir una carpeta. Haz clic en Siguiente. - Agrega excepciones y finaliza
Establece las excepciones en la siguiente pantalla. Haz clic en Siguiente. Nombra tu regla, verifica la configuración y haz clic en Finalizar. Haz clic en Aplicar y Aceptar para guardar.
Errores comunes y limitaciones a evitar
La regla no se ejecuta en correos existentes
Por defecto, las nuevas reglas solo se aplican a los mensajes que llegan después de su creación. Para procesar correos antiguos, debes ejecutar la regla manualmente. Ve a Archivo > Administrar reglas y alertas. Selecciona tu regla y haz clic en Ejecutar reglas ahora. Elige la carpeta a la que deseas aplicarla y haz clic en Ejecutar ahora.
La regla de texto en el cuerpo no funciona en mensajes cifrados
Outlook no puede escanear el cuerpo de los correos cifrados con S/MIME o Microsoft Purview para las condiciones de la regla. La regla omitirá estos mensajes. Considera usar una condición diferente, como la dirección del remitente, para el correo cifrado.
La regla omite texto en firmas o avisos legales
La regla escanea todo el cuerpo del mensaje, incluidas las firmas. Si tu palabra clave aparece en un aviso estándar de la empresa, la regla puede activarse inesperadamente. Revisa la lista de “palabras específicas” y haz que tus frases sean más únicas para el contenido real del mensaje.
El rendimiento se ralentiza con demasiadas reglas complejas
Tener muchas reglas que revisen el texto del cuerpo puede ralentizar Outlook, especialmente en buzones grandes. Mantén tus listas de palabras clave precisas. Desactiva las reglas que no necesites mediante Administrar reglas y alertas desmarcando la casilla junto al nombre de la regla.
Comparación: Reglas de texto en el cuerpo vs otros tipos comunes de reglas
| Elemento | Regla basada en el contenido del cuerpo | Regla basada en remitente o asunto |
|---|---|---|
| Alcance de la condición | Escanea todo el texto del cuerpo del mensaje | Escanea solo los campos De, Para, CC o Asunto |
| Complejidad de configuración | Requiere usar las opciones avanzadas del Asistente de reglas | Se puede crear rápidamente desde un menú contextual |
| Funciona en correo cifrado | No | Sí, porque los datos del sobre son visibles |
| Velocidad de procesamiento | Más lenta, ya que revisa más contenido | Más rápida, ya que solo revisa los campos de encabezado |
| Mejor caso de uso | Filtrar por códigos de proyecto, palabras clave o frases dentro del texto del correo | Organizar correos de personas específicas o con ciertas líneas de asunto |
Ahora puedes clasificar automáticamente los correos buscando texto específico en su contenido. Usa el Asistente de reglas para establecer la condición y elige una acción clara como mover mensajes a una carpeta de proyecto. Para tener más control, intenta combinar una regla de texto en el cuerpo con una condición de línea de asunto usando las Opciones avanzadas. Un consejo avanzado útil es usar el comodín asterisco en tus palabras específicas, como “proyecto*informe”, para que coincida con variaciones como “informe_estado_proyecto” o “informe-final-proyecto”.